Conciliación de caja: revisar las reservas de caja e incorporarlas a la factura final

La conciliación de caja es la lista de trabajo de todo lo que se ha cargado a tus eventos en la caja. El requisito es la conexión de tu caja, consulta «Conectar la caja (APRO)».

Dónde encuentras la conciliación de caja

Abre Documentos financieros y haz clic en Conciliación de caja. La ves con el permiso Ver finanzas. Asignar, reasignar e incorporar requieren Editar finanzas.

La página tiene cinco pestañas:

• Sin evento: tickets de la cuenta colectiva «Evento – por favor, asignar» o de una cuenta que Univents no puede asignar a ningún evento.
• Aún no facturado: por evento, las reservas de caja que todavía no figuran en ninguna factura, con el total y un enlace directo a la factura. Esto también se aplica si el evento terminó hace tiempo.
• Facturado: tickets que ya figuran en una factura.
• Pagado en la caja: tickets que el invitado ha pagado directamente en la caja. Nunca se incorporan a la factura.
• Venta en efectivo: el análisis diario de los invitados sin evento, ver más abajo.

De cada ticket ves el número de ticket, la hora, la mesa, el camarero, los artículos con su grupo de artículos, los importes y los tipos de IVA. Con el filtro de período y la selección de evento acotas la lista; el total de la selección aparece arriba a la derecha.

Asignar o reasignar un ticket

1. Haz clic en Asignar ticket en un ticket.
2. El diálogo muestra arriba los detalles del ticket. Debajo, Univents propone eventos del día de la reserva y de un día antes y un día después, con sala y hora. Como alternativa, busca un evento.
3. Elige el evento y confirma.

Usas la misma ventana para reasignar cuando un ticket ha acabado en el evento equivocado. Reasignar solo es posible mientras el ticket todavía no esté facturado. Si ya figura en una factura, quita primero la línea de la factura. Univents guarda de qué evento se reasignó un ticket, quién lo hizo y cuándo. Las plantillas y los eventos eliminados no se pueden elegir.

Si más tarde llega una reserva a una cuenta de caja que ya se había cerrado, Univents la asigna automáticamente al mismo evento.

Cuando un ticket está marcado

• Requiere revisión: la caja ha modificado un ticket que ya estaba facturado. Univents deja la factura sin cambios y te muestra el ticket para que lo revises.
• El total no coincide: las posiciones no coinciden con el total del ticket, por ejemplo porque en un artículo por peso faltaba el peso. Univents intenta volver a cargar la cantidad. Si no lo consigue, el ticket no se ofrece para incorporar. Acláralo entonces con la caja.

Incorporar a la factura final

La incorporación solo existe en una factura en borrador, no en presupuestos, albaranes, notas de crédito ni facturas de anticipo.

1. Abre el borrador de factura del evento.
2. Si hay reservas de caja disponibles, arriba aparece la tarjeta Caja, por ejemplo «3 grupos de artículos · 524,40 € aún sin facturar». Haz clic en Incorporar, o en Detalles para revisar primero. Como alternativa, abre Importar líneas y elige allí la sección Caja. Ambas vías hacen lo mismo.
3. En la sección Caja aparece, por grupo de artículos, la suma bruta, el número de tickets, el período y la lista de artículos desplegable. Elige grupos individuales o Todos. Una línea de aviso indica los importes que no se incorporan porque se pagaron en la caja.
4. Haz clic en Incorporar.

Por grupo de artículos y tipo de IVA se crea una línea de factura:

• El título es el grupo de artículos; puedes cambiarlo después.
• La descripción es la lista de artículos; a partir de 15 artículos, con «… y N más».
• La cantidad es 1 y el tipo de IVA procede de la caja.
• La categoría procede del ajuste de la conexión, para que la factura pueda enviarse sin avisos.
• Los recargos porcentuales del documento se redistribuyen.

Una línea «Bebidas según consumo» con 0 € del presupuesto no la elimina Univents por sí solo. El mensaje de éxito lo señala y ofrece Quitar.

Propina

La propina aparece como grupo propio Propina y está desmarcada por defecto. Sin que hagas nada, no llega a la factura. Elige el grupo expresamente si quieres facturarla también.

Diferencia de céntimos en facturas netas y con descuento

En una factura con base bruta sin descuento total, cada línea de caja coincide al céntimo con el total de la caja. Si facturas en neto, Univents redondea el precio unitario a dos decimales, y un descuento total o un recargo desplaza además el total. En ese caso, el diálogo muestra antes de incorporar la diferencia con la caja. Usar base de precios bruta en las facturas finales lo evita.

Qué no se incorpora

• Tickets que se pagaron en la caja.
• Tickets con El total no coincide, hasta que se aclaren.
• Posiciones que ya figuran en una factura vigente. Si eliminas la línea o el borrador, vuelven a ofrecerse.
• Facturas que ya se han enviado, bloqueado o sustituido, así como facturas con inversión del sujeto pasivo o según el § 19 UStG.
• Un grupo con suma de 0 € se considera compensado y no se ofrece.

Reservas posteriores y anulaciones

Si después de la incorporación llegan reservas o anulaciones, la tarjeta las muestra de nuevo. En el borrador, incorporas un grupo con suma negativa como corrección. En una factura ya emitida aparece «Tras la emisión se añadieron 58,00 €» y Crear factura complementaria. Con una suma negativa, el aviso es «Se necesita una corrección mediante nota de crédito»; Univents no la crea automáticamente.

Si quieres eliminar o cancelar un evento que tiene reservas de caja aún sin facturar, el diálogo te avisa antes. Tras eliminarlo, los tickets quedan en Sin evento. Tras una cancelación, permanecen en el evento y se pueden facturar.

Venta en efectivo

En la pestaña Venta en efectivo ves lo que se vendió en la caja sin evento. Cada noche Univents recoge los comprobantes del día anterior y corrige los últimos tres días, por ejemplo por anulaciones al día siguiente. La tabla muestra por día, grupo de artículos y tipo de IVA el neto, el bruto y el número de tickets, además de una fila de totales para el período elegido.

No se cuentan los comprobantes con la forma de pago Univents, porque eso es consumo en eventos que ya figura en la conciliación de caja. Las anulaciones reducen la suma; los acompañamientos no se cuentan dos veces.