Kasa Univents: własna kasa z TSE

Kasa Univents to własna kasa w Univents. Sprzedajesz artykuły ze swojego katalogu na stanowiskach i podczas wydarzeń, a TSE (techniczne urządzenie zabezpieczające) jest dołączone jako chmurowe TSE od fiskaly. Każdy paragon jest zapisywany w sposób niezmienny, gość otrzymuje swój dokument cyfrowo przez kod QR lub w formie wydruku, a na koniec zmiany zamykasz ją raportem Z. Kasa działa w przeglądarce na tablecie, smartfonie lub komputerze kasowym.

Nie myl jej z integracją kasy (APRO): łączy ona zewnętrzną kasę z Univents, zobacz Podłączanie kasy (APRO).

Czym jest kasa Univents

• Jedno urządzenie to jedna kasa. Każde sparowane urządzenie ma własną, ciągłą numerację paragonów i własny raport Z. Dwa urządzenia nigdy nie dzielą jednej kasy.
• Artykuły z katalogu: Artykuły wybierasz osobno dla każdego stanowiska. Kasa pokazuje je w siatce wraz z ceną z katalogu artykułów.
• Z wydarzeniem lub bez: Sesja może być powiązana z wydarzeniem. Wtedy widzisz przychód na wydarzenie i możesz księgować paragony na fakturę końcową.
• Paragony, raport Z, paragon cyfrowy: Każda sprzedaż to paragon. Gość skanuje kod QR na ekranie i widzi swój paragon na własnym telefonie albo drukujesz mu go.
• Backoffice: W menu w sekcji Kasa znajdziesz Przegląd, Konfiguracja, Stanowiska, Kasy, Dziennik paragonów, Analiza (przychód na wydarzenie według stawki VAT, formy płatności i stanowiska), Awarie, Eksporty i Operatorzy.

Zakup modułu i ceny

Kasa Univents jest modułem dodatkowym, dostępnym od taryfy Core, w każdej taryfie za dodatkową opłatą. Kupujesz ją w Ustawienia → Rozliczenia → Moduły dodatkowe. Zakupu może dokonać każdy, kto może zarządzać rozliczeniami. Bezpłatnego okresu próbnego kasy Univents nie ma.

• Rozliczenie następuje za każdą sparowaną kasę. Dwie kasy są w cenie modułu podstawowego, a każda kolejna trafia do Twojej subskrypcji jako dodatkowa kasa w chwili parowania.
• Każda dodatkowa kasa jest rozliczana co najmniej przez 3 miesiące od sparowania. Wycofanie kasy kończy naliczanie opłat najwcześniej po 3 miesiącach od sparowania.
• Jeśli potrzebujesz mniej dodatkowych kas, niższa liczba obowiązuje od następnego odnowienia subskrypcji. Opłacony okres trwa do końca, zwrot proporcjonalny nie jest przewidziany.
• Moduł działa w cyklu Twojej subskrypcji, miesięcznym lub rocznym. Wszystkie ceny netto.
• Każda lokalizacja to osobny workspace i kupuje moduł podstawowy oddzielnie.

Konfigurowanie

Konfigurować mogą osoby z uprawnieniem Edytowanie finansów. Otwórz Kasa → Konfiguracja:

1. W Ustawienia wybierz Kraj kasy: Niemcy, Austria lub Szwajcaria. Kraj określa sposób podpisywania, stawki podatkowe i walutę, a po utworzeniu jednostki fiskalnej nie można go zmienić. Ustaw tam też Środowisko na Na żywo, zanim utworzysz jednostkę fiskalną do prawdziwej pracy: jednostka fiskalna pozostaje w środowisku, w którym została utworzona, a tylko środowisko Na żywo podpisuje prawdziwe paragony.
2. Kliknij Utwórz jednostkę fiskalną. Jednostka fiskalna to TSE dla jednej lokalizacji. Wpisz firmę, adres i numer podatkowy lub numer VAT. Te dane znajdują się na każdym paragonie.
3. Klikaj Następny krok, aż jednostka fiskalna otrzyma status gotowy do użycia. Każde kliknięcie wykonuje dokładnie jeden krok.
4. W Stanowiska utwórz swoje stanowiska, na przykład „Bar Północ” albo „Szatnia”, i wybierz dla każdego z nich artykuły oraz ich kolejność.
5. W Ustawienia ustal, kto może anulować paragony i kto może księgować wpłaty i wypłaty (Tylko kierownictwo lub Wszyscy operatorzy), czy paragon jest wydawany Zawsze czy Na życzenie oraz jaka jest Stopka paragonu.

Kto co widzi: Przychody, dziennik paragonów, analizę i eksporty widzą tylko osoby z uprawnieniem Podgląd finansów. „Kierownictwo” oznacza w kasie osoby, które mogą Edytowanie finansów. Ekipa (crew) sprzedaje bez wglądu w przychody, i to tylko na wydarzeniach, na których ma przyjętą zmianę – od dwóch godzin przed początkiem zmiany do dwóch godzin po jej zakończeniu.

Operatorzy z kodem PIN: Jeśli przy jednym urządzeniu pracuje kilka osób, zmieniają się przez Zmień operatora za pomocą kodu PIN. Każdy paragon zawiera osobę, która go zaksięgowała. Kody PIN (od 4 do 6 cyfr) nadaje kierownictwo w Kasa → Operatorzy. Po 5 błędnych próbach kod PIN jest blokowany na 15 minut, a kierownictwo może go od razu zwolnić przyciskiem Odblokuj. Po włączeniu Wymuszaj zmianę operatora przez PIN kasa uruchamia się zablokowana i sprzedaje tylko pod nazwiskiem osoby, która wpisała swój kod PIN.

Parowanie i wycofywanie kas

Parowanie: Otwórz na urządzeniu aplikację kasową pod adresem univents.app/kasse/<dein-workspace> (dokładny adres znajdziesz w Kasa → Przegląd) i zaloguj się kontem, które ma uprawnienie Edytowanie finansów. Wybierz jednostkę fiskalną, nadaj kasie nazwę, opcjonalnie wybierz stanowisko i kliknij Sparuj urządzenie. Warunkiem jest jednostka fiskalna gotowa do użycia.

W Kasa → Kasy widzisz dla każdej kasy status, numer seryjny, czas ostatniego połączenia z internetem, liczbę paragonów oczekujących jeszcze na przesłanie oraz informację, czy zegar urządzenia się rozjeżdża.

Wycofanie: Kliknij Wycofaj w Kasa → Kasy. Kasa zostaje wyrejestrowana z TSE i nie może już wysyłać paragonów. Eksport TSE do archiwum uruchamia się automatycznie. Nie można tego cofnąć. Jeśli na urządzeniu są jeszcze nieprzesłane paragony, wycofanie jest możliwe tylko jako świadoma utrata danych, z podaniem powodu.

Wymiana urządzenia: Nowe urządzenie to zawsze nowa kasa. Wycofaj starą i sparuj nowe urządzenie.

Sparowanie jest zapisane w przeglądarce urządzenia. Nie używaj okna prywatnego i nie usuwaj danych witryny na sparowanej kasie, bo w przeciwnym razie sparowanie zniknie, a wraz z nim wszystkie paragony, które nie zostały jeszcze przesłane.

Do rozliczeń liczy się każda sparowana kasa, dopóki nie zostanie wycofana, a dodatkowe kasy co najmniej przez 3 miesiące (patrz wyżej).

Sprzedaż

Na początku klikasz Otwórz sesję i wybierasz Wydarzenie (opcjonalnie), Stanowisko i Operatora. W polu Stan początkowy (gotówka) wpisujesz drobne w kasetce. Następnie wybierasz artykuły i formę płatności (patrz niżej).

• Anulowanie księguje nowy paragon względem wcześniejszej sprzedaży na tej kasie, w całości lub częściowo. Pierwotny paragon pozostaje bez zmian.
• Przerwij transakcję przerywa rozpoczętą sprzedaż.
• W Trybie szkoleniowym paragony nie wliczają się do przychodu.
• Wpłata/wypłata księguje gotówkę bez sprzedaży, na przykład uzupełnienie drobnych lub zawiezienie pieniędzy do banku.

Formy płatności, paragon i wydruk

• Bar: Wpisz otrzymaną kwotę lub dotknij Odliczona kwota. Kasa pokazuje Resztę.
• Karta (zewnętrzna): Gość płaci na Twoim własnym terminalu kartowym. Univents nie jest połączony z terminalem: potwierdź przyciskiem Płatność kartą zrealizowana — zaksięguj paragon dopiero wtedy, gdy płatność na terminalu przejdzie. Paragon liczy się wtedy jako płatność kartą.
• Na wydarzenie: Nie pobierasz pieniędzy, kwota trafia na fakturę końcową wydarzenia. Jest to możliwe tylko w sesji z wydarzeniem i nie w trybie szkoleniowym. Paragony pojawiają się w Dokumenty finansowe → Uzgodnienie kasowe i stamtąd są przejmowane, jak opisano w artykule Uzgodnienie kasowe. Kategorią pozycji faktury jest kategoria artykułu. Dla artykułów bez kategorii ustaw w Ustawienia opcję Kategoria dla paragonów na konto.

Paragon cyfrowy: Po sprzedaży kasa pokazuje kod QR. Gość skanuje go i otwiera swój paragon we własnej przeglądarce.

Wydruk paragonów: Drukarkę konfigurujesz w aplikacji kasowej w Drukarka. Ustawienie dotyczy tylko tego urządzenia. W przeglądarce działają:

• Epson w Wi-Fi (ePOS-Print) i Star w Wi-Fi (WebPRNT): urządzenie i drukarka w tej samej sieci, wpisz adres IP lub nazwę urządzenia, włącz Szyfrowane (HTTPS). W przeglądarce otwórz raz adres drukarki z https:// i potwierdź jej certyfikat. Drukarka Star musi być ustawiona na emulację ESC/POS.
• Drukarka paragonów Bluetooth (ESC/POS, 58 lub 80 mm): w przeglądarce tylko z Chrome na Androidzie.
• Wbudowanej drukarki w urządzeniach Sunmi nie można obsługiwać z poziomu przeglądarki.

Przyciskiem Drukuj stronę testową sprawdzasz połączenie. Drukuj paragon automatycznie drukuje po każdej sprzedaży bez pytania. Jeśli drukarka błędnie drukuje polskie znaki, umlauty lub znak €, zmień Zestaw znaków. Błąd wydruku nigdy nie wstrzymuje sprzedaży: paragon jest zapisany i można go w każdej chwili wydrukować ponownie.

Tryb offline i awaria TSE

Bez internetu kasa nadal sprzedaje. Paragony zostają na urządzeniu, u góry widać na przykład „3 paragony nieprzesłane”, a gdy sieć wróci, kasa przesyła je automatycznie. Przyciskiem Prześlij teraz uruchamiasz przesyłanie od razu. Aby kasa mogła uruchomić się offline, musi być otwarta na urządzeniu co najmniej raz online.

• Niemcy: Paragon utworzony offline lub taki, przy którym TSE nie odpowiada, nie otrzymuje podpisu TSE, tylko adnotację o awarii na paragonie. Zostaje przesłany później, ale nie jest podpisywany następczo.
• Austria: Paragon zawiera początkowo adnotację „Sicherheitseinrichtung ausgefallen” (awaria urządzenia zabezpieczającego). Paragony są podpisywane, gdy tylko połączenie zostanie przywrócone.
• Szwajcaria: Nie ma podpisu. Paragony są po prostu przesyłane później.

W Kasa → Awarie widzisz każdą awarię wraz z kasą, przyczyną, okresem i liczbą paragonów. Przegląd pokazuje otwarte awarie jako wskazówkę. Przyciskiem Przyjmij do wiadomości potwierdzasz awarię, opcjonalnie z notatką, na przykład o przyczynie lub podjętych działaniach. Przyjęcia do wiadomości nie można potem zmienić.

Jeśli zegar urządzenia odbiega o więcej niż 2 minuty, kasa i Backoffice ostrzegają. Ustaw wtedy poprawnie zegar urządzenia.

Raport Z

Raport Z zamyka sesję, czyli zmianę na jednej kasie. Kliknij Raport Z i zamknięcie sesji, przelicz gotówkę i wpisz ją. Kasa pokazuje Gotówka wg systemu (stan początkowy, sprzedaż, storna, wpłaty i wypłaty), Gotówka policzona oraz Różnicę, a także liczbę paragonów bez podpisu TSE. Po kliknięciu Zaksięguj raport Z sesja jest zamknięta.

Raport Z jest możliwy dopiero wtedy, gdy wszystkie paragony sesji dotrą na serwer. Jeśli na urządzeniu są jeszcze paragony, podłącz je do internetu i najpierw je prześlij. Otwarte awarie nie blokują raportu Z.

W Niemczech Univents przesyła każdy raport Z do usługi DSFinV-K w fiskaly. Eksport DSFinV-K na potrzeby kontroli kasy lub dla Twojego biura rachunkowego tworzysz w Kasa → Eksporty przyciskiem Utwórz eksport. Ponieważ fiskaly przechowuje dane TSE tylko przez trzy miesiące, Univents automatycznie zapisuje eksport TSE co miesiąc oraz przy wycofywaniu kasy w Twoim prywatnym archiwum. Kopie zapasowe znajdziesz również w Eksporty.

Austria i Szwajcaria

Austria: Kasa podpisuje zgodnie z RKSV za pomocą podpisu w chmurze fiskaly (fiskaly SIGN AT).

• Dla jednostki fiskalnej wymagany jest numer UID lub numer podatkowy.
• W Zapisz dostęp do FinanzOnline wpisujesz użytkownika usługi internetowej kas rejestrujących, którego wcześniej tworzysz w FinanzOnline. Bez tego dostępu nie można zgłosić jednostki podpisującej ani kas.
• fiskaly zgłasza jednostkę podpisującą i każdą sparowaną kasę do FinanzOnline. Podczas parowania powstaje paragon startowy.
• Jeśli kasa ulegnie awarii, na przykład z powodu uszkodzenia urządzenia, zgłaszasz to w Kasa → Kasy przyciskiem Zgłoś awarię. Termin 48 godzin od początku awarii widać tam przy kasie. fiskaly przekazuje zgłoszenie do FinanzOnline. Gdy kasa znów działa, kliknij Zakończ awarię.
• Paragony bez podpisu Univents podpisuje następczo automatycznie. Przyciskiem Podpisz zaległe w Kasa → Kasy uruchamiasz to od razu.
• Paragon zawiera identyfikator kasy, numer paragonu i kod kontrolny RKSV. DEP7 dla kontrolera tworzysz dla każdej kasy w Kasa → Eksporty, a co miesiąc Univents zapisuje go automatycznie.

Szwajcaria: Nie ma TSE ani zgłoszenia. Kasa rejestruje każdy paragon w sposób niezmienny, paragony są w CHF z VAT. Kasy można sparować od razu. Eksport dla audytora (pliki CSV i podsumowanie w PDF w jednym pliku ZIP) tworzysz w Kasa → Eksporty dla dowolnego okresu.

Informacje prawne: Kasa Univents została zbudowana z myślą o wymogach KassenSichV (Niemcy) i RKSV (Austria). Nie zastępuje to doradztwa podatkowego. Obowiązki Twojej firmy pozostają po Twojej stronie, na przykład zgłoszenie kas do urzędu skarbowego (w Niemczech przez ELSTER). Numery seryjne kasy i TSE, których do tego potrzebujesz, znajdziesz w Kasa → Kasy oraz Kasa → Konfiguracja.