Caja de Univents: caja propia con TSE

La Caja de Univents es una caja propia dentro de Univents. Vendes artículos de tu catálogo en puestos y eventos, y la TSE (dispositivo técnico de seguridad) se incluye como TSE en la nube de fiskaly. Cada recibo se guarda de forma inalterable, el invitado recibe su comprobante en formato digital mediante un código QR o impreso, y al final de un turno cierras con el cierre Z. La caja funciona en el navegador, en tablet, smartphone o PC de caja.

No la confundas con la conexión de caja (APRO): esta conecta una caja de otro fabricante con Univents, consulta Conectar una caja (APRO).

Qué es la Caja de Univents

• Un dispositivo es una caja. Cada dispositivo vinculado tiene su propia numeración correlativa de recibos y su propio cierre Z. Dos dispositivos nunca comparten una caja.
• Artículos del catálogo: eliges los artículos para cada puesto. La caja los muestra en una cuadrícula con el precio del catálogo de artículos.
• Con o sin evento: una sesión puede estar vinculada a un evento. Así ves las ventas por evento y puedes cargar recibos a la factura final.
• Recibos, cierre Z, comprobante digital: cada venta es un recibo. El invitado escanea el código QR de la pantalla y ve su comprobante en su propio móvil, o tú lo imprimes.
• Backoffice: en el menú, en Caja, encontrarás Resumen, Configuración, Puestos, Cajas, Diario de recibos, Análisis (ventas por evento según tipo de IVA, forma de pago y puesto), Interrupciones, Exportaciones y Operadores.

Contratar el módulo y precios

La Caja de Univents es un módulo adicional que se puede contratar a partir del plan Core, con coste adicional en todos los planes. Lo contratas en Ajustes → Facturación → Módulos adicionales. Puede contratarlo quien tenga permiso para gestionar la facturación. La Caja de Univents no tiene prueba gratuita.

• Se factura por caja vinculada. Dos cajas están incluidas en el módulo base; cada caja adicional se añade a tu suscripción en el momento de vincularla.
• Cada caja adicional se factura durante un mínimo de 3 meses desde su vinculación. Darla de baja pone fin a la facturación como pronto 3 meses después de la vinculación.
• Si necesitas menos cajas adicionales, el número menor se aplica a partir de la siguiente renovación de tu suscripción. El periodo ya pagado se mantiene hasta el final; no se realiza un reembolso proporcional.
• El módulo sigue el intervalo de tu suscripción, mensual o anual. Todos los precios son netos.
• Cada sede es un workspace propio y contrata el módulo base por separado.

Configuración

Pueden configurarla las personas con el permiso Editar finanzas. Abre Caja → Configuración:

1. En Ajustes, elige el País de la caja: Alemania, Austria o Suiza. El país determina la firma, los tipos de IVA y la moneda, y queda fijado en cuanto se crea una unidad fiscal. Ajusta también ahí el Entorno en En vivo antes de crear la unidad fiscal para el uso real: una unidad fiscal permanece en el entorno en el que se creó, y solo En vivo firma recibos reales.
2. Haz clic en Crear unidad fiscal. Una unidad fiscal es la TSE de una sede. Introduce la empresa, la dirección y el número fiscal o el NIF-IVA. Estos datos aparecen en cada comprobante.
3. Haz clic en Siguiente paso tantas veces como haga falta hasta que la unidad fiscal esté listo para usar. Cada clic ejecuta exactamente un paso.
4. En Puestos, crea tus puestos, por ejemplo «Bar Norte» o «Guardarropa», y elige para cada puesto los artículos y su orden.
5. En Ajustes, define quién puede anular y quién puede registrar entradas y salidas de efectivo (Solo dirección o Todos los operadores), si el comprobante se emite Siempre o A petición, y cuál es el Texto al pie del comprobante.

Quién ve qué: las ventas, el diario de recibos, el análisis y las exportaciones solo las ven las personas con el permiso Ver finanzas. En la caja, «dirección» significa quien puede Editar finanzas. La crew cobra sin ver las ventas, y solo en eventos en los que tenga un turno aceptado, desde dos horas antes del inicio del turno hasta dos horas después de su fin.

Operadores con PIN: si varias personas trabajan en un mismo dispositivo, cambian con Cambiar de operador mediante PIN. Cada recibo lleva el nombre de la persona que lo registró. Los PIN (de 4 a 6 dígitos) los asigna la dirección en Caja → Operadores. Tras 5 intentos fallidos, un PIN queda bloqueado durante 15 minutos; la dirección puede liberarlo de inmediato con Desbloquear. Con Exigir PIN al cambiar de operador, la caja se inicia bloqueada y solo vende bajo una persona que haya introducido su PIN.

Vincular y dar de baja cajas

Vincular: abre en el dispositivo la aplicación de caja en univents.app/kasse/<dein-workspace> (la dirección exacta figura en Caja → Resumen) e inicia sesión con una cuenta que pueda Editar finanzas. Elige la unidad fiscal, ponle un nombre a la caja, elige opcionalmente un puesto y haz clic en Vincular dispositivo. Es necesario que haya una unidad fiscal lista para usar.

En Caja → Cajas ves, para cada caja, el estado, el número de serie, cuándo estuvo conectada por última vez, cuántos recibos están aún pendientes de enviar y si la hora del dispositivo está desajustada.

Dar de baja: haz clic en Dar de baja en Caja → Cajas. La caja se da de baja en la TSE y ya no puede enviar más recibos. La exportación de la TSE para el archivo se inicia automáticamente. No se puede deshacer. Si en el dispositivo quedan recibos sin enviar, la baja solo es posible como pérdida deliberada, indicando un motivo.

Cambio de dispositivo: un dispositivo nuevo es siempre una caja nueva. Da de baja la antigua y vincula el dispositivo nuevo.

La vinculación se guarda en el navegador del dispositivo. No uses una ventana privada y no borres los datos del sitio web en una caja vinculada; de lo contrario, se pierde la vinculación y, con ella, todos los recibos que aún no se hayan enviado.

A efectos de facturación, cuenta cada caja vinculada hasta que se da de baja, y las cajas adicionales, como mínimo 3 meses (véase más arriba).

Cobrar

Al empezar, haz clic en Abrir sesión y elige el Evento (opcional), el Puesto y el Operador. En Fondo de caja inicial (efectivo) introduces el cambio. Después pulsas los artículos y eliges la forma de pago (véase más abajo).

• Anulación registra un nuevo recibo contra una venta anterior de esta caja, total o parcialmente. El recibo original permanece sin cambios.
• Cancelar operación cancela una venta que ya se ha iniciado.
• En el Modo de formación, los recibos no cuentan para las ventas.
• Entrada/salida de efectivo registra dinero en efectivo sin venta, por ejemplo para reponer cambio o llevar dinero al banco.

Formas de pago, comprobante e impresión de recibos

• Efectivo: introduce el importe entregado o pulsa Justo. La caja muestra el Cambio.
• Tarjeta externa: el invitado paga en tu propio terminal de tarjetas. Univents no está conectado al terminal: confirma con Pago con tarjeta realizado — registrar recibo solo cuando el pago haya finalizado en el terminal. El recibo contará entonces como pago con tarjeta.
• Al evento: no se cobra dinero; el importe pasa a la factura final del evento. Esto solo funciona en una sesión con evento y no en modo de formación. Los recibos aparecen en Documentos → Conciliación de caja y se incorporan desde allí, tal como se describe en el artículo Conciliación de caja. La categoría de la línea de factura es la categoría del artículo. Para los artículos sin categoría, define en Ajustes la Categoría para recibos a cuenta.

Comprobante digital: tras la venta, la caja muestra un código QR. El invitado lo escanea y abre su comprobante en su propio navegador.

Impresión de recibos: configuras la impresora en la aplicación de caja, en Impresora. El ajuste solo se aplica a este dispositivo. En el navegador funcionan:

• Epson por wifi (ePOS-Print) y Star por wifi (WebPRNT): dispositivo e impresora en la misma red, introduce la dirección IP o el nombre del dispositivo y activa Cifrado (HTTPS). En el navegador, abre una vez la dirección de la impresora con https:// y confirma su certificado. Una impresora Star debe estar configurada en emulación ESC/POS.
• Impresora de recibos Bluetooth (ESC/POS, 58 u 80 mm): en el navegador, solo con Chrome en Android.
• La impresora integrada de los dispositivos Sunmi no se puede controlar desde el navegador.

Con Imprimir página de prueba compruebas la conexión. Imprimir recibo automáticamente imprime tras cada venta sin preguntar. Si la impresora imprime mal las diéresis o el símbolo €, cambia el Juego de caracteres. Un error de impresión nunca detiene la venta: el recibo queda guardado y se puede reimprimir en cualquier momento.

Sin conexión y fallo de la TSE

Sin internet, la caja sigue cobrando. Los recibos se quedan en el dispositivo, arriba aparece, por ejemplo, «3 recibos sin enviar» y, en cuanto vuelve la red, la caja los envía automáticamente. Con Enviar ahora lo inicias de inmediato. Para que la caja pueda arrancar sin conexión, tiene que haberse abierto una vez con conexión en el dispositivo.

• Alemania: un recibo que se genera sin conexión, o cuando la TSE no responde, no recibe firma de la TSE, sino una nota de interrupción en el comprobante. Se envía más tarde, pero no se firma a posteriori.
• Austria: el comprobante lleva al principio la nota «Sicherheitseinrichtung ausgefallen» (dispositivo de seguridad averiado). Los recibos se firman en cuanto se restablece la conexión.
• Suiza: no hay firma. Los recibos simplemente se envían más tarde.

En Caja → Interrupciones figura cada interrupción con la caja, la causa, el periodo y el número de recibos. El Resumen muestra las interrupciones abiertas como aviso. Con Dar por enterado confirmas una interrupción, opcionalmente con una nota, por ejemplo sobre la causa o la medida adoptada. Después, la confirmación ya no se puede modificar.

Si la hora de un dispositivo se desvía más de 2 minutos, la caja y el backoffice avisan. En ese caso, ajusta correctamente el reloj del dispositivo.

Cierre Z

El cierre Z cierra una sesión, es decir, un turno en una caja. Haz clic en Cierre Z y cerrar sesión, cuenta el efectivo e introdúcelo. La caja muestra el Efectivo esperado (fondo de caja inicial, ventas, anulaciones, entradas y salidas de efectivo), el Efectivo contado y la Diferencia, además del número de recibos sin firma de la TSE. Con Registrar cierre Z la sesión queda cerrada.

El cierre Z solo es posible cuando todos los recibos de la sesión han llegado al servidor. Si todavía hay recibos en el dispositivo, conéctalo a internet y envíalos primero. Las interrupciones abiertas no bloquean el cierre Z.

En Alemania, Univents envía cada cierre Z al servicio DSFinV-K de fiskaly. La exportación DSFinV-K para una inspección de caja o para tu asesoría fiscal la creas en Caja → Exportaciones con Crear exportación. Como fiskaly solo conserva los datos de la TSE durante tres meses, Univents guarda automáticamente una copia de la exportación de la TSE cada mes y al dar de baja una caja, en tu archivo privado. Las copias de seguridad también figuran en Exportaciones.

Austria y Suiza

Austria: la caja firma conforme a la RKSV mediante la firma en la nube de fiskaly (fiskaly SIGN AT).

• Para la unidad fiscal es obligatorio el número UID o el número fiscal.
• En Guardar acceso a FinanzOnline introduces el usuario del servicio web de cajas registradoras que has creado previamente en FinanzOnline. Sin este acceso no se pueden registrar la unidad de firma ni las cajas.
• fiskaly registra la unidad de firma y cada caja vinculada en FinanzOnline. Al vincular se genera el recibo inicial.
• Si una caja falla, por ejemplo porque el dispositivo está averiado, lo notificas en Caja → Cajas con Notificar interrupción. El plazo de 48 horas desde el inicio de la interrupción aparece allí, en la caja. fiskaly transmite el aviso a FinanzOnline. Cuando la caja vuelva a funcionar, haz clic en Finalizar interrupción.
• Univents firma automáticamente a posteriori los recibos sin firma. Con Firmar a posteriori, en Caja → Cajas, lo inicias de inmediato.
• El comprobante lleva el ID de caja, el número de comprobante y el código de verificación RKSV. El DEP7 para el inspector lo creas por caja en Caja → Exportaciones; Univents lo guarda además automáticamente cada mes.

Suiza: no hay TSE ni notificación. La caja registra cada recibo de forma inalterable; los comprobantes están en CHF con MWST (IVA suizo). Las cajas se pueden vincular de inmediato. La exportación para el inspector (archivos CSV y un resumen en PDF en un archivo ZIP) la creas en Caja → Exportaciones para cualquier periodo.

Legal: la Caja de Univents está diseñada para cumplir los requisitos de la KassenSichV (Alemania) y de la RKSV (Austria). Esto no sustituye el asesoramiento fiscal. Las obligaciones de tu negocio siguen siendo tuyas, por ejemplo la comunicación de tus cajas a la oficina tributaria (en Alemania, a través de ELSTER). Los números de serie de la caja y de la TSE necesarios para ello los encontrarás en Caja → Cajas y Caja → Configuración.