Caixa Univents: caixa própria com TSE

A Caixa Univents é uma caixa própria dentro da Univents. Vendem-se artigos do catálogo em bancas e eventos, e a TSE (dispositivo técnico de segurança) vem incluída como TSE na cloud da fiskaly. Cada talão é guardado de forma inalterável, o convidado recebe o recibo em formato digital através de um código QR ou em papel, e no fim de um turno a caixa é fechada com o relatório Z. A caixa funciona no navegador, em tablet, telemóvel ou PC de caixa.

Não confundir com a ligação de caixas (APRO): esta liga uma caixa de terceiros à Univents, ver Ligar uma caixa (APRO).

O que é a Caixa Univents

• Um dispositivo é uma caixa. Cada dispositivo emparelhado tem numeração de talões própria e sequencial e o seu próprio relatório Z. Dois dispositivos nunca partilham uma caixa.
• Artigos do catálogo: a seleção de artigos é feita por banca. A caixa apresenta-os numa grelha, com o preço do catálogo de artigos.
• Com ou sem evento: uma sessão pode estar associada a um evento. Nesse caso, a faturação é visível por evento e é possível lançar talões na fatura final.
• Talões, relatório Z, recibo digital: cada venda é um talão. O convidado lê o código QR no ecrã e vê o recibo no seu telemóvel, ou o recibo é impresso.
• Backoffice: no menu, em Caixa, encontram-se Resumo, Configuração, Bancas, Caixas, Diário de talões, Análise (faturação por evento, por taxa de IVA, forma de pagamento e banca), Falhas, Exportações e Operadores.

Contratar o módulo e preços

A Caixa Univents é um módulo adicional, disponível a partir do plano Core, com custo extra em todos os planos. A contratação faz-se em Definições → Faturação → Módulos adicionais. Pode contratar quem tiver permissão para gerir a faturação. Não existe teste gratuito da Caixa Univents.

• A faturação é feita por caixa emparelhada. Duas caixas estão incluídas no módulo base; cada caixa adicional passa a constar da subscrição no momento do emparelhamento.
• Cada caixa adicional é cobrada durante, no mínimo, 3 meses a contar do emparelhamento. A desativação só termina a cobrança 3 meses após o emparelhamento, no mínimo.
• Se forem necessárias menos caixas adicionais, o número inferior aplica-se a partir da próxima renovação da subscrição. O período pago decorre até ao fim; não há reembolso proporcional.
• O módulo segue o intervalo da subscrição, mensal ou anual. Todos os preços são sem IVA.
• Cada local é um workspace próprio e contrata o módulo base individualmente.

Configurar

A configuração está reservada a quem tem a permissão Editar finanças. Abrir Caixa → Configuração:

1. Em Definições, escolher o País da caixa: Alemanha, Áustria ou Suíça. O país determina a assinatura, as taxas de IVA e a moeda, e fica fixo assim que existir uma unidade fiscal. Definir aí também o Ambiente como Em direto, antes de criar a unidade fiscal para o funcionamento real: uma unidade fiscal permanece no ambiente em que foi criada, e só o ambiente Em direto assina talões reais.
2. Clicar em Criar unidade fiscal. Uma unidade fiscal é a TSE de um local. Indicar a empresa, a morada e o número fiscal ou o n.º de IVA. Estes dados constam de todos os recibos.
3. Clicar em Passo seguinte as vezes necessárias até a unidade fiscal estar pronto a usar. Cada clique executa exatamente um passo.
4. Em Bancas, criar as bancas, por exemplo «Bar Norte» ou «Bengaleiro», e escolher para cada banca os artigos e a respetiva ordem.
5. Em Definições, definir quem pode anular e quem pode registar entradas e saídas de dinheiro (Só direção ou Todos os operadores), se o recibo é emitido Sempre ou A pedido, e qual é o Texto de rodapé do recibo.

Quem vê o quê: a faturação, o diário de talões, a análise e as exportações só são visíveis a quem tem a permissão Ver finanças. Na caixa, «direção» designa quem pode Editar finanças. A equipa (crew) cobra sem ver a faturação, e apenas em eventos em que tenha um turno aceite, desde duas horas antes do início do turno até duas horas depois do fim.

Operadores por PIN: quando várias pessoas trabalham no mesmo dispositivo, a troca é feita em Mudar de operador, com PIN. Cada talão regista a pessoa que o emitiu. Os PIN (4 a 6 dígitos) são atribuídos pela direção em Caixa → Operadores. Após 5 tentativas falhadas, um PIN fica bloqueado durante 15 minutos; a direção pode libertá-lo de imediato com Desbloquear. Com Exigir mudança de operador por PIN, a caixa arranca bloqueada e só vende com uma pessoa que tenha introduzido o respetivo PIN.

Emparelhar e desativar caixas

Emparelhar: no dispositivo, abrir a aplicação de caixa em univents.app/kasse/<dein-workspace> (o endereço exato consta de Caixa → Resumo) e iniciar sessão com uma conta que possa Editar finanças. Escolher a unidade fiscal, dar um nome à caixa, escolher opcionalmente uma banca e clicar em Emparelhar dispositivo. É necessária uma unidade fiscal pronta a usar.

Em Caixa → Caixas é possível ver, por caixa, o estado, o número de série, a última vez que esteve online, quantos talões aguardam transferência e se a hora do dispositivo está desfasada.

Desativar: clicar em Desativar em Caixa → Caixas. A caixa é anulada do registo na TSE e deixa de poder enviar talões. A exportação da TSE para o arquivo é iniciada automaticamente. Esta ação não pode ser revertida. Se existirem no dispositivo talões ainda não transferidos, só é possível desativar como perda deliberada, indicando um motivo.

Substituição de dispositivo: um dispositivo novo é sempre uma caixa nova. Desativar a antiga e emparelhar o novo dispositivo.

O emparelhamento fica guardado no navegador do dispositivo. Não utilizar uma janela privada nem eliminar os dados do site numa caixa emparelhada; caso contrário, o emparelhamento perde-se, e com ele todos os talões ainda não transferidos.

Para efeitos de faturação, conta cada caixa emparelhada até ser desativada, e as caixas adicionais durante, no mínimo, 3 meses (ver acima).

Cobrar

No início, clicar em Abrir sessão e escolher o Evento (opcional), a Banca e o Operador. Em Fundo de caixa inicial (numerário) indica-se o dinheiro para trocos. Depois, tocar nos artigos e escolher a forma de pagamento (ver abaixo).

• Anulação regista um novo talão contra uma venda anterior desta caixa, total ou parcial. O talão original permanece inalterado.
• Cancelar operação cancela uma venda já iniciada.
• No modo de treino, os talões não contam para a faturação.
• Entrada/saída de dinheiro regista numerário sem venda, por exemplo para repor trocos ou levar dinheiro ao banco.

Formas de pagamento, recibo e impressão de talões

• Bar: introduzir o valor entregue ou tocar em Valor certo. A caixa mostra o Troco.
• Cartão externo: o convidado paga no terminal de cartões próprio. A Univents não está ligada ao terminal: só confirmar com Pagamento por cartão efetuado — registar talão depois de o pagamento estar concluído no terminal. O talão conta então como pagamento por cartão.
• Para o evento: não é recebido dinheiro; o valor é lançado na fatura final do evento. Isto só é possível numa sessão com evento e não em treino. Os talões aparecem em Documentos financeiros → Reconciliação de caixa e são aí aceites, como descrito no artigo Reconciliação de caixa. A categoria da linha da fatura é a categoria do artigo. Para artigos sem categoria, definir em Definições a Categoria para talões em conta.

Recibo digital: após a venda, a caixa mostra um código QR. O convidado lê-o e abre o recibo no seu próprio navegador.

Impressão de talões: a impressora configura-se na aplicação de caixa, em Impressora. A definição aplica-se apenas a este dispositivo. No navegador, funcionam:

• Epson em Wi-Fi (ePOS-Print) e Star em Wi-Fi (WebPRNT): dispositivo e impressora na mesma rede, indicar o endereço IP ou o nome do dispositivo e ativar Encriptado (HTTPS). No navegador, abrir uma vez o endereço da impressora com https:// e confirmar o respetivo certificado. Uma impressora Star tem de estar configurada para emulação ESC/POS.
• Impressora de talões Bluetooth (ESC/POS, 58 ou 80 mm): no navegador, apenas com o Chrome em Android.
• A impressora integrada nos dispositivos Sunmi não pode ser controlada a partir do navegador.

Com Imprimir página de teste verifica-se a ligação. Imprimir talão automaticamente imprime após cada venda, sem pedir confirmação. Se a impressora imprimir incorretamente as vogais com trema ou o símbolo €, alterar o Conjunto de carateres. Um erro de impressão nunca interrompe a venda: o talão fica guardado e pode ser reimpresso em qualquer altura.

Offline e falha da TSE

Sem internet, a caixa continua a vender. Os talões ficam no dispositivo, na parte superior aparece, por exemplo, «3 talões não transferidos», e assim que a rede regressar a caixa transfere-os automaticamente. Com Transferir agora, a transferência é iniciada de imediato. Para que a caixa possa arrancar offline, tem de ter sido aberta online uma vez no dispositivo.

• Alemanha: um talão emitido offline, ou quando a TSE não responde, não recebe assinatura da TSE, mas sim uma nota de falha no recibo. É transferido mais tarde, mas não é assinado posteriormente.
• Áustria: o recibo apresenta inicialmente a nota «Sicherheitseinrichtung ausgefallen» (dispositivo de segurança avariado). Os talões são assinados assim que a ligação for restabelecida.
• Suíça: não existe assinatura. Os talões são simplesmente transferidos mais tarde.

Em Caixa → Falhas consta cada falha, com caixa, causa, período e número de talões. O Resumo mostra as falhas em aberto como aviso. Com Tomar conhecimento, confirma-se uma falha, opcionalmente com uma nota, por exemplo sobre a causa ou a medida tomada. Depois, a confirmação já não pode ser alterada.

Se a hora de um dispositivo se desviar mais de 2 minutos, a caixa e o backoffice emitem um aviso. Acertar então o relógio do dispositivo.

Relatório Z

O relatório Z encerra uma sessão, ou seja, um turno numa caixa. Clicar em Relatório Z e fechar sessão, contar o numerário e introduzi-lo. A caixa mostra o Numerário esperado (fundo de caixa inicial, vendas, anulações, entradas e saídas de dinheiro), o Numerário contado e a Diferença, bem como o número de talões sem assinatura da TSE. Com Registar relatório Z, a sessão fica fechada.

O relatório Z só é possível quando todos os talões da sessão estiverem no servidor. Se ainda existirem talões no dispositivo, ligá-lo à internet e transferi-los primeiro. As falhas em aberto não bloqueiam o relatório Z.

Na Alemanha, a Univents transmite cada relatório Z ao serviço DSFinV-K da fiskaly. A exportação DSFinV-K para uma inspeção às caixas ou para o aconselhamento fiscal cria-se em Caixa → Exportações, com Criar exportação. Como a fiskaly só conserva os dados da TSE durante três meses, a Univents guarda automaticamente a exportação da TSE todos os meses e ao desativar uma caixa, no arquivo privado. As cópias de segurança constam também em Exportações.

Áustria e Suíça

Áustria: a caixa assina segundo o RKSV através da assinatura na cloud da fiskaly (fiskaly SIGN AT).

• Para a unidade fiscal, o número UID ou o número fiscal é obrigatório.
• Em Guardar acesso ao FinanzOnline, introduz-se o utilizador do serviço web de caixas registadoras, criado previamente no FinanzOnline. Sem este acesso, não é possível registar a unidade de assinatura nem as caixas.
• A fiskaly regista a unidade de assinatura e cada caixa emparelhada no FinanzOnline. No emparelhamento é criado o recibo inicial.
• Se uma caixa falhar, por exemplo por avaria do dispositivo, comunicar a falha em Caixa → Caixas com Comunicar falha. O prazo de 48 horas a contar do início da falha consta aí, na caixa. A fiskaly transmite a comunicação ao FinanzOnline. Quando a caixa voltar a funcionar, clicar em Terminar falha.
• Os talões sem assinatura são assinados posteriormente, de forma automática, pela Univents. Com Assinar posteriormente, em Caixa → Caixas, o processo é iniciado de imediato.
• O recibo apresenta o ID da caixa, o número do recibo e o código de verificação RKSV. O DEP7 para o auditor cria-se por caixa em Caixa → Exportações; todos os meses a Univents guarda-o automaticamente.

Suíça: não existe TSE nem comunicação. A caixa regista cada talão de forma inalterável, e os recibos são emitidos em CHF com MWST (IVA suíço). As caixas podem ser emparelhadas de imediato. A exportação para o auditor (ficheiros CSV e um resumo em PDF num ficheiro ZIP) cria-se em Caixa → Exportações para qualquer período.

Informação legal: a Caixa Univents foi desenvolvida para cumprir os requisitos da KassenSichV (Alemanha) e do RKSV (Áustria). Isto não substitui o aconselhamento fiscal. As obrigações do estabelecimento continuam a ser da responsabilidade do próprio, por exemplo a comunicação das caixas à autoridade tributária (na Alemanha, através do ELSTER). Os números de série da caixa e da TSE necessários para o efeito encontram-se em Caixa → Caixas e Caixa → Configuração.