Ligar a caixa (APRO)

Com a ligação ao APRO, os eventos fixados aparecem como conta de caixa diretamente na caixa. O pessoal de serviço regista o consumo no evento com a forma de pagamento Univents, o Univents recolhe os registos e mostra-os na reconciliação de caixa. A partir daí, transfere-os com um clique para a fatura final. Como fazê-lo está descrito no artigo «Reconciliação de caixa».

Pedir a ativação

A ligação à caixa não está ativa automaticamente em todos os workspaces. Basta escrever-nos através do suporte e ativamo-la para o seu workspace. Até lá, a página Integrações › Caixa › APRO mostra uma indicação sobre a ativação e a reconciliação de caixa não pode ser utilizada.

Ligar a caixa

Para ligar, é necessária, como proprietário ou administrador, a permissão para alterar as definições do workspace. A chave de API é fornecida pelo APRO.

1. No Univents, abrir Integrações e aí a categoria Caixa.
2. Clicar em APRO Caixa.
3. Introduzir a chave de API.
4. Escolher o ambiente: Teste, enquanto se está apenas a experimentar, Live para o funcionamento real da caixa.
5. Escolher a categoria para linhas de caixa. É um campo obrigatório: é nesta categoria que as posições da caixa ficam depois na fatura. Sem categoria, não é possível ligar.
6. Se necessário, abrir Avançado. Aí encontra-se o número de local APRO, pré-preenchido com 1. Altere-o apenas se o APRO lhe tiver indicado outro. Se o APRO lhe der uma chave própria para a análise de vendas, introduza-a no segundo campo de chave.
7. Clicar em Ligar.

O Univents verifica a chave de imediato no APRO e só a guarda se funcionar. Depois, a página mostra Ligado com o ambiente e o número de eventos visíveis na caixa. Se o APRO rejeitar a chave, aparece «A chave de API foi rejeitada pelo APRO.» Nada é guardado e uma ligação existente mantém-se inalterada.

Aplicam-se sempre duas regras:

• Uma ligação Live só funciona no funcionamento real do Univents, não em ambientes de teste.
• A mesma chave com o mesmo número de local só pode ser ligada em um workspace.

Definições

• A conta de caixa permanece aberta após o fim do evento: Quantos dias após o fim de um evento ainda é possível registar na respetiva conta de caixa. O valor predefinido é 2 dias, são possíveis de 0 a 7.
• Atribuir grupos de artigos: Opcionalmente, atribui-se a cada grupo de artigos da caixa uma categoria própria. Tudo o que não tiver atribuição usa a categoria para linhas de caixa.

O que aparece na caixa

• Conta de caixa por evento: Um evento com o estado Fixado aparece na caixa a partir do início do dia do evento. Assim se mantém até ao fim do evento mais os dias definidos. Opções, pedidos e modelos não aparecem.
• Apresentação: O pessoal de serviço vê Sala · Nome · Hora, por exemplo «Festsaal · Career Day 2026 · 08:00». O nome é cortado aos 40 caracteres. Se houver dois eventos no mesmo dia, distinguem-se pela sala e pela hora. Se renomear um evento, só a apresentação muda.
• Comunicada uma vez, fica: Uma conta de caixa permanece até ao fim da janela temporal, mesmo que o estado do evento mude, por exemplo para «Fatura a pagar». Só desaparece mais cedo se o evento for cancelado ou eliminado.
• Conta coletiva: Na lista consta sempre, além disso, a conta Evento – atribuir, por favor. É nela que o pessoal de serviço regista tudo o que não consegue atribuir a nenhum evento. Esses registos encontram-se depois na reconciliação de caixa, em Sem evento.

Se hoje não houver nenhum evento fixado, a página mostra «Hoje, a caixa mostra apenas a conta coletiva.»

Quando o Univents faz a reconciliação

• A lista das contas de caixa segue para a caixa aproximadamente de 15 em 15 minutos.
• Os novos registos são recolhidos pelo Univents de hora a hora.
• Com Reconciliar com a caixa inicia-se ambos de imediato, por exemplo logo após fixar um evento. Para isso é necessária a permissão Editar finanças. Enquanto a reconciliação decorre, o botão fica bloqueado e, ao lado, aparece o momento da última reconciliação.

Se a reconciliação deixar de funcionar durante algum tempo, proprietários e administradores recebem uma notificação no Univents, nomeadamente quando as contas de caixa não são transmitidas há mais de 45 minutos ou a recolha dos registos não é bem-sucedida há mais de 3 horas. A notificação indica em linguagem clara desde quando há um problema e desaparece após a reconciliação seguinte bem-sucedida.

Terminar a ligação

Em Zona de perigo, clicar em Terminar ligação. Antes, o diálogo indica quantas contas de caixa são fechadas de imediato na caixa. Depois de confirmar, o Univents recolhe os registos uma última vez. A reconciliação de caixa continua legível, os talões anteriores não se perdem.

O mesmo acontece automaticamente quando a ativação do seu workspace termina ou o APRO deixa de aceitar a chave. No segundo caso, proprietários e administradores recebem uma notificação.

Perguntas frequentes

Falta um evento na caixa. Verifique se está Fixado, se o dia do evento já começou e se não foi cancelado. Depois, clique em Reconciliar com a caixa. Até lá, o pessoal de serviço pode registar na conta coletiva e os talões são atribuídos mais tarde.

Um registo está no evento errado. Na reconciliação de caixa, o talão pode ser reatribuído enquanto ainda não estiver faturado.

Quem pode fazer o quê? Ligar, terminar a ligação e alterar definições é permitido a proprietários e administradores. Reconciliar, atribuir e transferir exigem Editar finanças. A reconciliação de caixa pode ser consultada com Ler finanças.