Collegare la cassa (APRO)

Con il collegamento APRO i tuoi eventi confermati compaiono come conto di cassa direttamente alla cassa. Il personale di sala registra la consumazione con il metodo di pagamento Univents sull’evento, Univents recupera le registrazioni e le mostra nella riconciliazione di cassa. Da lì le riporti con un clic nella fattura finale. Come fare è spiegato nell’articolo «Riconciliazione di cassa».

Richiedere l’attivazione

Il collegamento alla cassa non è attivo automaticamente in ogni workspace. Scrivici brevemente tramite il supporto e lo attiviamo per il tuo workspace. Fino ad allora la pagina Integrazioni › Cassa › APRO mostra un avviso sull’attivazione e la riconciliazione di cassa non è utilizzabile.

Collegare la cassa

Per collegarla ti serve, come titolare o admin, l’autorizzazione a modificare le impostazioni del workspace. La chiave API la ricevi da APRO.

1. In Univents apri Integrazioni e lì la categoria Cassa.
2. Clicca su APRO Cassa.
3. Inserisci la chiave API.
4. Scegli l’ambiente: Test finché stai solo provando, Live per l’uso reale della cassa.
5. Scegli la categoria per le righe di cassa. È un campo obbligatorio: sotto questa categoria finiranno più tardi le posizioni di cassa nella fattura. Senza categoria non è possibile collegare.
6. Se necessario apri Avanzate. Qui trovi il numero di sede APRO, precompilato con 1. Modificalo solo se APRO ti ha indicato un numero diverso. Se APRO ti dà una chiave propria per l’analisi del fatturato, la inserisci nel secondo campo chiave.
7. Clicca su Collega.

Univents controlla subito la chiave presso APRO e la salva solo se funziona. Poi la pagina mostra Collegato con l’ambiente e il numero di eventi visibili alla cassa. Se APRO rifiuta la chiave, compare «La chiave API è stata rifiutata da APRO.» Non viene salvato nulla e una connessione esistente rimane invariata.

Valgono sempre due regole:

• Una connessione Live funziona solo nell’uso reale di Univents, non negli ambienti di test.
• La stessa chiave con lo stesso numero di sede può essere collegata in un solo workspace.

Impostazioni

• Il conto di cassa resta aperto dopo la fine dell’evento: per quanti giorni dopo la fine di un evento si può ancora registrare sul suo conto di cassa. Il valore predefinito è 2 giorni, sono possibili da 0 a 7.
• Assegnare i gruppi merceologici: facoltativamente assegni a singoli gruppi merceologici della cassa una categoria propria. Tutto ciò che non è assegnato usa la categoria per le righe di cassa.

Cosa compare alla cassa

• Conto di cassa per evento: un evento con lo stato Confermato compare alla cassa dall’inizio del giorno dell’evento. Resta così fino alla fine dell’evento più i giorni impostati. Opzioni, richieste e modelli non compaiono.
• Visualizzazione: il personale di sala vede Sala · Nome · Orario, ad esempio «Festsaal · Career Day 2026 · 08:00». Il nome viene troncato dopo 40 caratteri. Se nello stesso giorno ci sono due eventi, si distinguono per sala e orario. Se rinomini un evento, cambia solo la visualizzazione.
• Una volta comunicato, resta: un conto di cassa resta fino alla fine della finestra temporale, anche se lo stato dell’evento cambia, ad esempio in «Fattura in scadenza». Scompare prima solo se l’evento viene annullato o eliminato.
• Conto collettivo: nell’elenco c’è sempre in più il conto Evento – da assegnare. Il personale di sala vi registra tutto ciò che non riesce ad assegnare a un evento. Queste registrazioni le trovi poi nella riconciliazione di cassa sotto Senza evento.

Se oggi non c’è nessun evento confermato, la pagina mostra «Oggi la cassa mostra solo il conto collettivo.»

Quando Univents riconcilia

• L’elenco dei conti di cassa viene inviato alla cassa circa ogni 15 minuti.
• Le nuove registrazioni Univents le recupera ogni ora.
• Con Riconcilia con la cassa avvii subito entrambe le operazioni, ad esempio subito dopo aver confermato un evento. Per questo ti serve l’autorizzazione Modifica finanze. Mentre la riconciliazione è in corso, il pulsante è bloccato e accanto compare l’orario dell’ultima riconciliazione.

Se la riconciliazione non avviene per un po’, titolari e admin ricevono una notifica in Univents, e precisamente quando i conti di cassa non vengono trasmessi da più di 45 minuti oppure il recupero delle registrazioni non riesce da più di 3 ore. La notifica indica in chiaro da quando c’è il problema e scompare dopo la successiva riconciliazione riuscita.

Scollegare la connessione

Sotto Zona di pericolo clicca su Scollega connessione. Prima, la finestra indica quanti conti di cassa vengono chiusi subito alla cassa. Dopo la conferma Univents recupera un’ultima volta le registrazioni. La riconciliazione di cassa resta leggibile, gli scontrini precedenti non vanno persi.

Lo stesso avviene automaticamente quando l’attivazione per il tuo workspace termina o APRO non accetta più la chiave. Nel secondo caso titolari e admin ricevono una notifica.

Domande frequenti

Un evento manca alla cassa. Controlla se è su Confermato, se il giorno dell’evento è già iniziato e se non è annullato. Poi clicca su Riconcilia con la cassa. Fino ad allora il personale di sala può registrare sul conto collettivo e tu assegni gli scontrini più tardi.

Una registrazione è sull’evento sbagliato. Nella riconciliazione di cassa lo scontrino può essere spostato, finché non è ancora fatturato.

Chi può fare cosa? Collegare, scollegare e modificare le impostazioni possono farlo titolari e admin. Riconciliare, assegnare e riportare richiedono Modifica finanze. La riconciliazione di cassa la puoi consultare con Visualizza finanze.