Kassa koppelen (APRO)

Met de APRO-koppeling verschijnen je bevestigde evenementen als kassarekening direct aan de kassa. Het bedieningspersoneel boekt de consumptie met de betaalwijze Univents op het evenement, Univents haalt de boekingen op en toont ze in de kasafstemming. Van daaruit neem je ze met één klik over in de eindfactuur. Hoe dat werkt, staat in het artikel „Kasafstemming”.

Activering aanvragen

De kassakoppeling is niet automatisch in elke werkruimte actief. Stuur ons even een bericht via de support, dan schakelen we haar voor jouw werkruimte vrij. Tot die tijd toont de pagina Integraties › Kassa › APRO een melding over de activering en is de kasafstemming niet bruikbaar.

Kassa verbinden

Om te verbinden heb je als eigenaar of admin het recht nodig om instellingen in de werkruimte te wijzigen. De API-sleutel krijg je van APRO.

1. Open in Univents Integraties en daar de categorie Kassa.
2. Klik op APRO Kassa.
3. Voer de API-sleutel in.
4. Kies de omgeving: Test zolang je alleen uitprobeert, Live voor het echte kassagebruik.
5. Kies de categorie voor kassaregels. Dit is een verplicht veld: onder deze categorie komen de kassaposten later in de factuur terecht. Zonder categorie kun je niet verbinden.
6. Open zo nodig Geavanceerd. Daar staat het APRO-locatienummer, vooraf ingevuld met 1. Wijzig het alleen als APRO je een ander nummer heeft genoemd. Geeft APRO je voor de omzetanalyse een eigen sleutel, dan voer je die in het tweede sleutelveld in.
7. Klik op Verbinden.

Univents controleert de sleutel direct bij APRO en slaat hem alleen op als hij werkt. Daarna toont de pagina Verbonden met de omgeving en het aantal evenementen dat aan de kassa zichtbaar is. Wijst APRO de sleutel af, dan verschijnt „De API-sleutel is door APRO geweigerd.” Er wordt niets opgeslagen en een bestaande verbinding blijft ongewijzigd.

Twee regels gelden altijd:

• Een Live-verbinding werkt alleen in het echte Univents-gebruik, niet in testomgevingen.
• Dezelfde sleutel met hetzelfde locatienummer kan maar in één werkruimte worden verbonden.

Instellingen

• Kassarekening blijft na afloop van het evenement open: Hoeveel dagen na het einde van een evenement er nog op de kassarekening kan worden geboekt. Standaard is 2 dagen, mogelijk zijn 0 tot 7.
• Productgroepen toewijzen: Optioneel wijs je afzonderlijke productgroepen van de kassa een eigen categorie toe. Alles zonder toewijzing gebruikt de categorie voor kassaregels.

Wat er aan de kassa verschijnt

• Kassarekening per evenement: Een evenement met de status Bevestigd staat vanaf het begin van de evenementdag aan de kassa. Dat blijft zo tot het einde van het evenement plus de ingestelde dagen. Opties, aanvragen en sjablonen verschijnen niet.
• Weergave: Het bedieningspersoneel ziet Ruimte · Naam · Tijd, bijvoorbeeld „Festsaal · Career Day 2026 · 08:00”. De naam wordt na 40 tekens afgekapt. Zijn er twee evenementen op dezelfde dag, dan onderscheiden ze zich door ruimte en tijd. Hernoem je een evenement, dan verandert alleen de weergave.
• Eenmaal gemeld, blijft staan: Een kassarekening blijft tot het einde van het tijdvenster staan, ook als de status van het evenement verandert, bijvoorbeeld naar „Factuur verschuldigd”. Eerder verdwijnt ze alleen als het evenement wordt afgezegd of verwijderd.
• Verzamelrekening: In de lijst staat altijd bovendien de rekening Evenement – graag toewijzen. Hierop boekt het bedieningspersoneel alles wat het niet aan een evenement kan toewijzen. Zulke boekingen vind je later in de kasafstemming onder Zonder evenement.

Is er vandaag geen bevestigd evenement, dan toont de pagina „De kassa toont vandaag alleen de verzamelrekening.”

Wanneer Univents afstemt

• De lijst met kassarekeningen gaat ongeveer elke 15 minuten naar de kassa.
• Nieuwe boekingen haalt Univents elk uur op.
• Met Met kassa afstemmen start je beide meteen, bijvoorbeeld direct na het bevestigen van een evenement. Daarvoor heb je het recht Financiën bewerken nodig. Terwijl de afstemming loopt, is de knop geblokkeerd en staat het tijdstip van de laatste afstemming ernaast.

Loopt de afstemming langere tijd niet, dan krijgen eigenaren en admins een melding in Univents, namelijk wanneer de kassarekeningen al meer dan 45 minuten niet zijn doorgegeven of het ophalen van de boekingen al meer dan 3 uur niet is gelukt. De melding noemt in gewone taal sinds wanneer het haperen en verdwijnt na de volgende geslaagde afstemming.

Verbinding ontkoppelen

Onder Gevarenzone klik je op Verbinding ontkoppelen. De dialoog noemt vooraf hoeveel kassarekeningen aan de kassa direct worden gesloten. Na het bevestigen haalt Univents een laatste keer de boekingen op. De kasafstemming blijft leesbaar, eerdere bonnen gaan niet verloren.

Hetzelfde gebeurt automatisch wanneer de activering voor jouw werkruimte afloopt of APRO de sleutel niet meer accepteert. In het tweede geval krijgen eigenaren en admins een melding.

Veelgestelde vragen

Een evenement ontbreekt aan de kassa. Controleer of het op Bevestigd staat, of de evenementdag al is begonnen en of het niet is afgezegd. Klik dan op Met kassa afstemmen. Tot die tijd kan het bedieningspersoneel op de verzamelrekening boeken en wijs jij de bonnen later toe.

Een boeking staat op het verkeerde evenement. In de kasafstemming kan de bon worden overgeboekt, zolang hij nog niet is afgerekend.

Wie mag wat? Verbinden, ontkoppelen en instellingen wijzigen mogen eigenaren en admins. Afstemmen, toewijzen en overnemen vereisen Financiën bewerken. De kasafstemming bekijken kun je met Financiën bekijken.