Connecter la caisse (APRO)

Avec la connexion APRO, vos événements confirmés apparaissent comme compte de caisse directement à la caisse. Le personnel de service encaisse la consommation sur l’événement avec le mode de paiement Univents, Univents récupère les écritures et les affiche dans le rapprochement de caisse. De là, vous les reprenez en un clic dans la facture finale. La marche à suivre se trouve dans l’article « Rapprochement de caisse ».

Demander l’activation

La connexion de caisse n’est pas automatiquement active dans chaque workspace. Écrivez-nous brièvement via le support et nous l’activerons pour votre workspace. D’ici là, la page Intégrations › Caisse › APRO affiche une indication sur l’activation et le rapprochement de caisse n’est pas utilisable.

Connecter la caisse

Pour connecter, vous avez besoin, en tant que propriétaire ou admin, de l’autorisation de modifier les paramètres du workspace. La clé d’API vous est fournie par APRO.

1. Dans Univents, ouvrez Intégrations, puis la catégorie Caisse.
2. Cliquez sur APRO Caisse.
3. Saisissez la clé d’API.
4. Choisissez l’environnement : Test tant que vous ne faites qu’essayer, Live pour l’exploitation réelle de la caisse.
5. Choisissez la catégorie pour les lignes de caisse. C’est un champ obligatoire : c’est sous cette catégorie que les postes de caisse atterrissent ensuite dans la facture. Sans catégorie, la connexion est impossible.
6. Ouvrez Avancé si nécessaire. Vous y trouvez le numéro d’établissement APRO, prérempli avec 1. Ne le modifiez que si APRO vous en a indiqué un autre. Si APRO vous donne une clé propre pour l’analyse des ventes, saisissez-la dans le second champ de clé.
7. Cliquez sur Connecter.

Univents vérifie immédiatement la clé auprès d’APRO et ne l’enregistre que si elle fonctionne. La page affiche ensuite Connecté avec l’environnement et le nombre d’événements visibles à la caisse. Si APRO rejette la clé, le message « La clé d’API a été rejetée par APRO. » apparaît. Rien n’est enregistré et une connexion existante reste inchangée.

Deux règles s’appliquent toujours :

• Une connexion Live ne fonctionne qu’en exploitation réelle d’Univents, pas dans les environnements de test.
• La même clé avec le même numéro d’établissement ne peut être connectée que dans un seul workspace.

Paramètres

• Le compte de caisse reste ouvert après la fin de l’événement : combien de jours après la fin d’un événement il est encore possible de passer des écritures sur son compte de caisse. Par défaut, 2 jours ; de 0 à 7 jours possibles.
• Affecter des groupes d’articles : vous pouvez, si vous le souhaitez, affecter à chaque groupe d’articles de la caisse une catégorie propre. Tout ce qui n’est pas affecté utilise la catégorie pour les lignes de caisse.

Ce qui apparaît à la caisse

• Compte de caisse par événement : un événement au statut Confirmé apparaît à la caisse dès le début du jour de l’événement. Il y reste jusqu’à la fin de l’événement, plus les jours paramétrés. Les options, les demandes et les modèles n’apparaissent pas.
• Affichage : le personnel de service voit Salle · Nom · Heure, par exemple « Salle des fêtes · Career Day 2026 · 08:00 ». Le nom est tronqué après 40 caractères. Si deux événements ont lieu le même jour, ils se distinguent par la salle et l’heure. Si vous renommez un événement, seul l’affichage change.
• Une fois signalé, il reste : un compte de caisse reste affiché jusqu’à la fin de la fenêtre de temps, même si le statut de l’événement change, par exemple en « Facture à payer ». Il ne disparaît plus tôt que si l’événement est annulé ou supprimé.
• Compte collectif : la liste contient toujours en plus le compte Événement – à affecter. Le personnel de service y enregistre tout ce qu’il ne peut affecter à aucun événement. Vous retrouverez ces écritures plus tard dans le rapprochement de caisse sous Sans événement.

S’il n’y a aujourd’hui aucun événement confirmé, la page affiche « Aujourd’hui, la caisse n’affiche que le compte collectif. »

Quand Univents effectue le rapprochement

• La liste des comptes de caisse est transmise à la caisse environ toutes les 15 minutes.
• Univents récupère les nouvelles écritures toutes les heures.
• Avec Rapprocher avec la caisse, vous déclenchez les deux immédiatement, par exemple juste après avoir confirmé un événement. Il vous faut pour cela l’autorisation Modifier les finances. Pendant que le rapprochement est en cours, le bouton est verrouillé et l’heure du dernier rapprochement s’affiche à côté.

Si le rapprochement ne fonctionne plus pendant un certain temps, les propriétaires et les admins reçoivent une notification dans Univents : lorsque les comptes de caisse n’ont pas été transmis depuis plus de 45 minutes ou que la récupération des écritures échoue depuis plus de 3 heures. La notification indique en clair depuis quand cela bloque et disparaît après le prochain rapprochement réussi.

Déconnecter la liaison

Sous Zone de danger, cliquez sur Déconnecter la liaison. La boîte de dialogue indique auparavant combien de comptes de caisse sont fermés immédiatement à la caisse. Après confirmation, Univents récupère une dernière fois les écritures. Le rapprochement de caisse reste lisible ; les tickets existants ne sont pas perdus.

La même chose se produit automatiquement lorsque l’activation de votre workspace prend fin ou qu’APRO n’accepte plus la clé. Dans le second cas, les propriétaires et les admins reçoivent une notification.

Questions fréquentes

Un événement manque à la caisse. Vérifiez qu’il est au statut Confirmé, que le jour de l’événement a déjà commencé et qu’il n’est pas annulé. Cliquez ensuite sur Rapprocher avec la caisse. D’ici là, le personnel de service peut passer des écritures sur le compte collectif et vous affectez les tickets plus tard.

Une écriture se trouve sur le mauvais événement. Dans le rapprochement de caisse, le ticket peut être réaffecté tant qu’il n’est pas encore facturé.

Qui a le droit de faire quoi ? Connecter, déconnecter et modifier les paramètres : propriétaires et admins. Rapprocher, affecter et reprendre exigent Modifier les finances. Vous pouvez consulter le rapprochement de caisse avec Consulter les finances.