Conectar la caja (APRO)

Con la conexión APRO, tus eventos confirmados aparecen como cuenta de caja directamente en la caja. El personal de servicio carga el consumo al evento con la forma de pago Univents, Univents recoge las reservas y las muestra en la conciliación de caja. Desde allí las incorporas con un clic a la factura final. Cómo se hace, está en el artículo «Conciliación de caja».

Solicitar la activación

La conexión de caja no está activa automáticamente en todos los workspaces. Escríbenos brevemente a través del soporte y la activaremos para tu workspace. Hasta entonces, la página Integraciones › Caja › APRO muestra un aviso sobre la activación y la conciliación de caja no se puede usar.

Conectar la caja

Para conectar necesitas, como propietario o admin, el permiso para modificar los ajustes del workspace. La clave de API la recibes de APRO.

1. En Univents, abre Integraciones y dentro la categoría Caja.
2. Haz clic en APRO Caja.
3. Introduce la clave de API.
4. Elige el entorno: Test mientras solo estés probando, Live para el funcionamiento real de la caja.
5. Elige la categoría para las líneas de caja. Es un campo obligatorio: bajo esta categoría acabarán después las posiciones de caja en la factura. Sin categoría no se puede conectar.
6. Abre Avanzado si lo necesitas. Allí está el número de establecimiento APRO, preasignado con 1. Cámbialo solo si APRO te ha indicado otro. Si APRO te da una clave propia para el análisis de ventas, introdúcela en el segundo campo de clave.
7. Haz clic en Conectar.

Univents comprueba la clave de inmediato en APRO y solo la guarda si funciona. Después, la página muestra Conectado con el entorno y el número de eventos visibles en la caja. Si APRO rechaza la clave, aparece «APRO ha rechazado la clave de API.» No se guarda nada y una conexión existente permanece sin cambios.

Siempre se aplican dos reglas:

• Una conexión Live solo funciona en el funcionamiento real de Univents, no en entornos de prueba.
• La misma clave con el mismo número de establecimiento solo se puede conectar en un workspace.

Ajustes

• La cuenta de caja sigue abierta tras el final del evento: cuántos días después del final de un evento se puede seguir cargando a su cuenta de caja. Por defecto son 2 días; se permiten de 0 a 7.
• Asignar grupos de artículos: opcionalmente asignas a cada grupo de artículos de la caja una categoría propia. Todo lo que no tenga asignación usa la categoría para líneas de caja.

Qué aparece en la caja

• Cuenta de caja por evento: un evento con el estado Confirmado aparece en la caja desde el comienzo del día del evento. Se mantiene así hasta el final del evento más los días configurados. Las opciones, las solicitudes y las plantillas no aparecen.
• Visualización: el personal de servicio ve Sala · Nombre · Hora, por ejemplo «Salón de actos · Career Day 2026 · 08:00». El nombre se corta a los 40 caracteres. Si hay dos eventos el mismo día, se distinguen por la sala y la hora. Si renombras un evento, solo cambia la visualización.
• Una vez notificada, permanece: una cuenta de caja se mantiene hasta el final del intervalo de tiempo, aunque cambie el estado del evento, por ejemplo a «Factura por pagar». Solo desaparece antes si el evento se cancela o se elimina.
• Cuenta colectiva: en la lista siempre aparece además la cuenta Evento – por favor, asignar. En ella, el personal de servicio carga todo lo que no puede asignar a ningún evento. Estas reservas las encontrarás después en la conciliación de caja, en Sin evento.

Si hoy no hay ningún evento confirmado, la página muestra «Hoy la caja solo muestra la cuenta colectiva.»

Cuándo concilia Univents

• La lista de cuentas de caja se envía a la caja aproximadamente cada 15 minutos.
• Univents recoge las reservas nuevas cada hora.
• Con Conciliar con la caja activas ambas cosas de inmediato, por ejemplo justo después de confirmar un evento. Para ello necesitas el permiso Editar finanzas. Mientras la conciliación está en curso, el botón está bloqueado y al lado aparece el momento de la última conciliación.

Si la conciliación no se ejecuta durante un tiempo, los propietarios y admins reciben un aviso en Univents: cuando las cuentas de caja llevan más de 45 minutos sin transmitirse o la consulta de las reservas lleva más de 3 horas sin funcionar. El aviso indica con claridad desde cuándo hay un problema y desaparece tras la siguiente conciliación correcta.

Desconectar la conexión

En Zona de peligro, haz clic en Desconectar la conexión. Antes, el diálogo indica cuántas cuentas de caja se cierran de inmediato en la caja. Tras confirmar, Univents recoge por última vez las reservas. La conciliación de caja sigue siendo legible; los tickets anteriores no se pierden.

Lo mismo ocurre automáticamente cuando termina la activación de tu workspace o APRO ya no acepta la clave. En el segundo caso, los propietarios y admins reciben un aviso.

Preguntas frecuentes

Falta un evento en la caja. Comprueba que esté en Confirmado, que el día del evento ya haya comenzado y que no esté cancelado. Luego haz clic en Conciliar con la caja. Hasta entonces, el personal de servicio puede cargar a la cuenta colectiva y tú asignas los tickets después.

Una reserva está en el evento equivocado. En la conciliación de caja se puede reasignar el ticket mientras todavía no esté facturado.

¿Quién puede hacer qué? Conectar, desconectar y cambiar los ajustes pueden hacerlo los propietarios y admins. Conciliar, asignar e incorporar requieren Editar finanzas. Ver la conciliación de caja es posible con Ver finanzas.