Kasse anbinden (APRO)

Mit der APRO-Anbindung erscheinen deine fixierten Veranstaltungen als Kassenkonto direkt an der Kasse. Das Servicepersonal bucht die Konsumation mit dem Zahlungsweg Univents auf die Veranstaltung, Univents holt die Buchungen ab und zeigt sie im Kassenabgleich. Von dort übernimmst du sie mit einem Klick in die Schlussrechnung. Wie das geht, steht im Artikel „Kassenabgleich“.

Freischaltung anfragen

Die Kassenanbindung ist nicht automatisch in jedem Workspace aktiv. Schreib uns kurz über den Support, dann schalten wir sie für deinen Workspace frei. Bis dahin zeigt die Seite Integrationen › Kasse › APRO einen Hinweis zur Freischaltung, und der Kassenabgleich ist nicht nutzbar.

Kasse verbinden

Zum Verbinden brauchst du als Inhaber oder Admin das Recht, Einstellungen im Workspace zu ändern. Den API-Schlüssel bekommst du von APRO.

1. Öffne in Univents Integrationen und dort die Kategorie Kasse.
2. Klicke auf APRO Kasse.
3. Trage den API-Schlüssel ein.
4. Wähle die Umgebung: Test, solange du nur ausprobierst, Live für den echten Kassenbetrieb.
5. Wähle die Kategorie für Kassenzeilen. Das ist ein Pflichtfeld: Unter dieser Kategorie landen die Kassenpositionen später in der Rechnung. Ohne Kategorie lässt sich nicht verbinden.
6. Öffne bei Bedarf Erweitert. Dort steht die APRO-Standortnummer, vorbelegt mit 1. Ändere sie nur, wenn APRO dir eine andere genannt hat. Gibt dir APRO für die Umsatzauswertung einen eigenen Schlüssel, trägst du ihn im zweiten Schlüsselfeld ein.
7. Klicke auf Verbinden.

Univents prüft den Schlüssel sofort bei APRO und speichert ihn nur, wenn er funktioniert. Danach zeigt die Seite Verbunden mit der Umgebung und die Zahl der Veranstaltungen, die an der Kasse sichtbar sind. Lehnt APRO den Schlüssel ab, erscheint „Der API-Schlüssel wurde von APRO abgelehnt.“ Es wird nichts gespeichert, und eine bestehende Verbindung bleibt unverändert.

Zwei Regeln gelten immer:

• Eine Live-Verbindung arbeitet nur im echten Univents-Betrieb, nicht in Testumgebungen.
• Derselbe Schlüssel mit derselben Standortnummer lässt sich nur in einem Workspace verbinden.

Einstellungen

• Kassenkonto bleibt nach Veranstaltungsende offen: Wie viele Tage nach dem Ende einer Veranstaltung noch auf ihr Kassenkonto gebucht werden kann. Standard sind 2 Tage, möglich sind 0 bis 7.
• Warengruppen zuordnen: Optional ordnest du einzelnen Warengruppen der Kasse eine eigene Kategorie zu. Alles ohne Zuordnung nutzt die Kategorie für Kassenzeilen.

Was an der Kasse erscheint

• Kassenkonto je Veranstaltung: Eine Veranstaltung mit dem Status Fixiert steht ab Beginn des Veranstaltungstags an der Kasse. Das bleibt so bis zum Ende der Veranstaltung plus der eingestellten Tage. Optionen, Anfragen und Vorlagen erscheinen nicht.
• Anzeige: Das Servicepersonal sieht Raum · Name · Uhrzeit, zum Beispiel „Festsaal · Career Day 2026 · 08:00“. Der Name wird nach 40 Zeichen abgeschnitten. Finden sich zwei Veranstaltungen am selben Tag, unterscheiden sie sich an Raum und Uhrzeit. Benennst du eine Veranstaltung um, ändert sich nur die Anzeige.
• Einmal gemeldet, bleibt: Ein Kassenkonto bleibt bis zum Ende des Zeitfensters stehen, auch wenn sich der Status der Veranstaltung ändert, etwa auf „Rechnung fällig“. Früher verschwindet es nur, wenn die Veranstaltung abgesagt oder gelöscht wird.
• Sammelkonto: In der Liste steht immer zusätzlich das Konto Veranstaltung – bitte zuordnen. Darauf bucht das Servicepersonal alles, was es keiner Veranstaltung zuordnen kann. Solche Buchungen findest du später im Kassenabgleich unter Ohne Veranstaltung.

Gibt es heute keine fixierte Veranstaltung, zeigt die Seite „Die Kasse zeigt heute nur das Sammelkonto.“

Wann Univents abgleicht

• Die Liste der Kassenkonten geht etwa alle 15 Minuten an die Kasse.
• Neue Buchungen holt Univents stündlich ab.
• Mit Mit Kasse abgleichen stößt du beides sofort an, zum Beispiel direkt nach dem Fixieren einer Veranstaltung. Dafür brauchst du das Recht Finanzen bearbeiten. Während der Abgleich läuft, ist der Knopf gesperrt, und der Zeitpunkt des letzten Abgleichs steht daneben.

Läuft der Abgleich länger nicht, bekommen Inhaber und Admins eine Meldung in Univents, und zwar wenn die Kassenkonten seit mehr als 45 Minuten nicht übermittelt wurden oder der Abruf der Buchungen seit mehr als 3 Stunden nicht gelungen ist. Die Meldung nennt in Klartext, seit wann es hakt, und verschwindet nach dem nächsten erfolgreichen Abgleich.

Verbindung trennen

Unter Gefahrenzone klickst du auf Verbindung trennen. Der Dialog nennt vorher, wie viele Kassenkonten an der Kasse sofort geschlossen werden. Nach dem Bestätigen holt Univents ein letztes Mal die Buchungen ab. Der Kassenabgleich bleibt lesbar, bisherige Bons gehen nicht verloren.

Dasselbe passiert automatisch, wenn die Freischaltung für deinen Workspace endet oder APRO den Schlüssel nicht mehr akzeptiert. Im zweiten Fall bekommen Inhaber und Admins eine Meldung.

Häufige Fragen

Eine Veranstaltung fehlt an der Kasse. Prüfe, ob sie auf Fixiert steht, ob der Veranstaltungstag schon begonnen hat und ob sie nicht abgesagt ist. Klicke dann auf Mit Kasse abgleichen. Bis dahin kann das Servicepersonal auf das Sammelkonto buchen und du ordnest die Bons später zu.

Eine Buchung liegt auf der falschen Veranstaltung. Im Kassenabgleich lässt sich der Bon umbuchen, solange er noch nicht abgerechnet ist.

Wer darf was? Verbinden, trennen und Einstellungen ändern dürfen Inhaber und Admins. Abgleichen, zuordnen und übernehmen brauchen Finanzen bearbeiten. Den Kassenabgleich ansehen kannst du mit Finanzen lesen.