Univents Cassa: cassa propria con TSE

Univents Cassa è una cassa integrata in Univents. Vendi gli articoli del tuo catalogo alle postazioni e agli eventi; la TSE (dispositivo tecnico di sicurezza) è inclusa come TSE cloud di fiskaly. Ogni scontrino viene salvato in modo immodificabile, l’ospite riceve la sua ricevuta in formato digitale tramite codice QR oppure stampata, e alla fine di un turno chiudi con la chiusura Z. La cassa funziona nel browser su tablet, smartphone o PC cassa.

Da non confondere con il collegamento cassa (APRO): collega una cassa di terzi a Univents, vedi Collega una cassa (APRO).

Cos’è Univents Cassa

• Un dispositivo è una cassa. Ogni dispositivo associato ha numeri di scontrino progressivi propri e una propria chiusura Z. Due dispositivi non condividono mai una cassa.
• Articoli dal catalogo: per ogni postazione scegli gli articoli. La cassa li mostra in una griglia con il prezzo del catalogo articoli.
• Con o senza evento: una sessione può essere collegata a un evento. In tal caso vedi il fatturato per evento e puoi registrare gli scontrini sulla fattura finale.
• Scontrini, chiusura Z, ricevuta digitale: ogni vendita è uno scontrino. L’ospite inquadra il codice QR sullo schermo e vede la propria ricevuta sul suo smartphone, oppure la stampi tu.
• Backoffice: nel menu, sotto Cassa, trovi Panoramica, Configurazione, Postazioni, Casse, Giornale scontrini, Analisi (fatturato per evento suddiviso per aliquota, metodo di pagamento e postazione), Interruzioni, Esportazioni e Operatori.

Attivare il modulo e prezzi

Univents Cassa è un modulo aggiuntivo, disponibile a partire dal piano Core, da acquistare a parte in ogni piano. Lo attivi in Impostazioni → Fatturazione → Moduli aggiuntivi. Può attivarlo chi può gestire la fatturazione. Per Univents Cassa non è prevista una prova gratuita.

• La fatturazione avviene per cassa associata. Due casse sono incluse nel modulo base; ogni cassa ulteriore viene aggiunta al tuo abbonamento nel momento in cui la associ come cassa aggiuntiva.
• Ogni cassa aggiuntiva viene fatturata per almeno 3 mesi dall’associazione. La disattivazione pone fine alla fatturazione non prima di 3 mesi dopo l’associazione.
• Se ti servono meno casse aggiuntive, il numero inferiore vale dal prossimo rinnovo del tuo abbonamento. Il periodo già pagato arriva a scadenza, non è previsto un rimborso proporzionale.
• Il modulo segue l’intervallo del tuo abbonamento, mensile o annuale. Tutti i prezzi sono netti.
• Ogni sede è un workspace a sé e attiva il modulo base singolarmente.

Configurazione

Possono configurare la cassa le persone con l’autorizzazione Modifica finanze. Apri Cassa → Configurazione:

1. In Impostazioni scegli il Paese della cassa: Germania, Austria o Svizzera. Il paese determina firma, aliquote e valuta e non è più modificabile una volta creata un’unità fiscale. Imposta lì anche l’Ambiente su Live prima di creare l’unità fiscale per l’uso reale: un’unità fiscale resta nell’ambiente in cui è stata creata e solo Live firma scontrini reali.
2. Clicca su Crea unità fiscale. Un’unità fiscale è la TSE di una sede. Inserisci azienda, indirizzo e codice fiscale o partita IVA. Questi dati compaiono su ogni scontrino.
3. Clicca su Passaggio successivo finché l’unità fiscale non è pronto all'uso. Ogni clic esegue esattamente un passaggio.
4. In Postazioni crea le tue postazioni, per esempio «Bar Nord» o «Guardaroba», e scegli per ciascuna gli articoli e il loro ordine.
5. In Impostazioni stabilisci chi può stornare e chi può registrare versamenti e prelievi (Solo responsabili o Tutti gli operatori), se la ricevuta viene emessa Sempre o Su richiesta e quale testo a piè di pagina della ricevuta usare.

Chi vede cosa: fatturato, giornale scontrini, analisi ed esportazioni sono visibili solo alle persone con l’autorizzazione Visualizza finanze. «Responsabili» nella cassa significa: chi può Modifica finanze. La crew incassa senza vedere il fatturato, e solo per gli eventi in cui ha un turno accettato, da due ore prima dell’inizio del turno fino a due ore dopo la fine.

Operatori tramite PIN: se più persone lavorano su un dispositivo, si alternano con Cambia operatore tramite PIN. Ogni scontrino riporta la persona che lo ha registrato. I PIN (da 4 a 6 cifre) li assegnano i responsabili in Cassa → Operatori. Dopo 5 tentativi errati un PIN viene bloccato per 15 minuti; i responsabili possono sbloccarlo subito con Sblocca. Con Richiedi il cambio operatore con PIN la cassa si avvia bloccata e vende solo sotto una persona che ha inserito il proprio PIN.

Associare e disattivare le casse

Associare: sul dispositivo apri l’app cassa all’indirizzo univents.app/kasse/<dein-workspace> (l’indirizzo esatto è in Cassa → Panoramica) e accedi con un account autorizzato a Modifica finanze. Scegli l’unità fiscale, assegna un nome alla cassa, scegli facoltativamente una postazione e clicca su Associa dispositivo. È necessaria un’unità fiscale pronta all’uso.

In Cassa → Casse vedi per ogni cassa lo stato, il numero di serie, quando è stata online l’ultima volta, quanti scontrini sono ancora in attesa di trasferimento e se l’ora del dispositivo è sfasata.

Disattivare: clicca su Disattiva in Cassa → Casse. La cassa viene deregistrata dalla TSE e non può più inviare scontrini. L’esportazione TSE per l’archivio parte automaticamente. L’operazione non può essere annullata. Se sul dispositivo ci sono ancora scontrini non trasferiti, la disattivazione è possibile solo come perdita consapevole, indicandone il motivo.

Sostituzione del dispositivo: un nuovo dispositivo è sempre una nuova cassa. Disattiva quella vecchia e associa il nuovo dispositivo.

L’associazione risiede nel browser del dispositivo. Non usare una finestra privata e non cancellare i dati del sito su una cassa associata, altrimenti l’associazione va persa e con essa tutti gli scontrini non ancora trasferiti.

Ai fini della fatturazione conta ogni cassa associata finché non viene disattivata, le casse aggiuntive per almeno 3 mesi (vedi sopra).

Incassare

All’inizio clicca su Apri sessione e scegli l’Evento (facoltativo), la postazione e l’operatore. In Fondo cassa iniziale (contanti) inserisci il fondo per il resto. Poi tocca gli articoli e scegli il metodo di pagamento (vedi sotto).

• Storno registra un nuovo scontrino a fronte di una vendita precedente di questa cassa, totale o parziale. Lo scontrino originale resta invariato.
• Annulla operazione interrompe una vendita iniziata.
• In modalità training gli scontrini non contano nel fatturato.
• Versamento/prelievo registra contanti senza vendita, per esempio per integrare il fondo per il resto o per portare denaro in banca.

Metodi di pagamento, ricevuta e stampa

• Bar: inserisci l’importo ricevuto o tocca Importo esatto. La cassa mostra il resto.
• Carta (esterna): l’ospite paga al tuo terminale per carte. Univents non è collegato al terminale: conferma con Pagamento con carta effettuato — Registra scontrino solo quando il pagamento sul terminale è andato a buon fine. Lo scontrino conta quindi come pagamento con carta.
• Sull’evento: non si incassa denaro, l’importo confluisce nella fattura finale dell’evento. Funziona solo in una sessione con evento e non in modalità training. Gli scontrini compaiono in Documenti finanziari → Riconciliazione cassa e da lì vengono recepiti, come descritto nell’articolo Riconciliazione cassa. La categoria della riga della fattura è la categoria dell’articolo. Per gli articoli senza categoria imposti in Impostazioni la Categoria per scontrini a conto.

Ricevuta digitale: dopo la vendita la cassa mostra un codice QR. L’ospite lo inquadra e apre la ricevuta nel proprio browser.

Stampa degli scontrini: configuri la stampante nell’app cassa in Stampante. L’impostazione vale solo per questo dispositivo. Nel browser funzionano:

• Epson in Wi-Fi (ePOS-Print) e Star in Wi-Fi (WebPRNT): dispositivo e stampante nella stessa rete, inserisci l’indirizzo IP o il nome del dispositivo, attiva Crittografato (HTTPS). Nel browser apri una volta l’indirizzo della stampante con https:// e conferma il suo certificato. Una stampante Star deve essere impostata sull’emulazione ESC/POS.
• Stampante di scontrini Bluetooth (ESC/POS, 58 o 80 mm): nel browser solo con Chrome su Android.
• La stampante integrata dei dispositivi Sunmi non può essere controllata dal browser.

Con Stampa pagina di prova verifichi la connessione. Stampa scontrino automaticamente stampa dopo ogni vendita senza chiedere. Se la stampante stampa in modo errato le lettere accentate o il simbolo €, modifica il set di caratteri. Un errore di stampa non blocca mai la vendita: lo scontrino è salvato e può essere ristampato in qualsiasi momento.

Offline e guasto della TSE

Senza internet la cassa continua a incassare. Gli scontrini restano sul dispositivo, in alto compare per esempio «3 scontrini non trasferiti» e, non appena la rete torna disponibile, la cassa li trasferisce automaticamente. Con Trasferisci ora avvii subito il trasferimento. Perché la cassa possa avviarsi offline, deve essere stata aperta online sul dispositivo almeno una volta.

• Germania: uno scontrino creato offline o per il quale la TSE non risponde non riceve la firma TSE, ma una dicitura di interruzione sulla ricevuta. Viene trasferito più tardi, ma non firmato retroattivamente.
• Austria: la ricevuta riporta inizialmente la dicitura «Sicherheitseinrichtung ausgefallen». Gli scontrini vengono firmati non appena la connessione è di nuovo disponibile.
• Svizzera: non c’è alcuna firma. Gli scontrini vengono semplicemente trasferiti più tardi.

In Cassa → Interruzioni trovi ogni interruzione con cassa, causa, periodo e numero di scontrini. La Panoramica mostra le interruzioni aperte come avviso. Con Prendi atto confermi un’interruzione, facoltativamente con una nota, per esempio su causa o misura adottata. La presa d’atto non può più essere modificata.

Se l’ora di un dispositivo è sfasata di oltre 2 minuti, la cassa e il backoffice ti avvisano. In tal caso correggi l’ora del dispositivo.

Chiusura Z

La chiusura Z conclude una sessione, cioè un turno a una cassa. Clicca su Chiudi sessione e chiusura Z, conta i contanti e inseriscili. La cassa mostra i contanti attesi (fondo iniziale, vendite, storni, versamenti e prelievi), i contanti contati e la Differenza, oltre al numero di scontrini senza firma TSE. Con Registra chiusura Z la sessione è chiusa.

La chiusura Z è possibile solo quando tutti gli scontrini della sessione sono arrivati al server. Se sul dispositivo ci sono ancora scontrini, collegalo a internet e trasferiscili prima. Le interruzioni aperte non bloccano la chiusura Z.

In Germania Univents trasmette ogni chiusura Z al servizio DSFinV-K di fiskaly. L’esportazione DSFinV-K per una verifica della cassa o per il tuo commercialista la crei in Cassa → Esportazioni con Crea esportazione. Poiché fiskaly conserva i dati TSE solo per tre mesi, Univents salva automaticamente l’esportazione TSE ogni mese e alla disattivazione di una cassa nel tuo archivio privato. I backup si trovano anch’essi in Esportazioni.

Austria e Svizzera

Austria: la cassa firma secondo la RKSV tramite la firma cloud di fiskaly (fiskaly SIGN AT).

• Per l’unità fiscale è obbligatorio il numero UID o il codice fiscale.
• In Registra accesso FinanzOnline inserisci l’utente del webservice per registratori di cassa, che crei prima in FinanzOnline. Senza questo accesso non è possibile registrare l’unità di firma e le casse.
• fiskaly registra l’unità di firma e ogni cassa associata presso FinanzOnline. Al momento dell’associazione viene creato lo scontrino di avvio.
• Se una cassa si guasta, ad esempio perché il dispositivo è difettoso, lo segnali in Cassa → Casse con Segnala interruzione. Il termine di 48 ore dall’inizio dell’interruzione è indicato lì, alla cassa. fiskaly inoltra la segnalazione a FinanzOnline. Quando la cassa funziona di nuovo, clicca su Termina interruzione.
• Gli scontrini senza firma vengono firmati automaticamente in seguito da Univents. Con Firma in differita in Cassa → Casse avvii subito l’operazione.
• La ricevuta riporta ID cassa, numero del documento e codice di controllo RKSV. Il DEP7 per il verificatore lo crei per ogni cassa in Cassa → Esportazioni; Univents lo salva inoltre automaticamente ogni mese.

Svizzera: non ci sono né TSE né segnalazione. La cassa registra ogni scontrino in modo immodificabile, le ricevute sono in CHF con IVA. Le casse possono essere associate subito. L’esportazione per il verificatore (file CSV e un riepilogo in PDF in un file ZIP) la crei in Cassa → Esportazioni per qualsiasi periodo.

Note legali: Univents Cassa è realizzata per i requisiti della KassenSichV (Germania) e della RKSV (Austria). Ciò non sostituisce la consulenza fiscale. Gli obblighi della tua attività restano a tuo carico, per esempio la comunicazione delle tue casse all’ufficio delle imposte (in Germania tramite ELSTER). I numeri di serie di cassa e TSE necessari li trovi in Cassa → Casse e Cassa → Configurazione.