Offerte laten ondertekenen en de ondertekende PDF

Als iemand een offerte of een pakbon ondertekent, maakt Univents daar automatisch een Ondertekende PDF van: het oorspronkelijke document ongewijzigd, met daarachter twee extra pagina’s die vastleggen wie wanneer en waarmee heeft ondertekend. Deze PDF is het bewijs dat je aan een klant, je boekhouder of bij een geschil aan een rechter kunt overleggen.

In de video zie je het moment waarop een offerte een opdracht wordt: je klant accepteert in het portaal en ondertekent, en in de backoffice staat het evenement daarna op bevestigd.

Video afspelen4:01

De afzonderlijke stappen vind je hieronder ook om na te lezen.

Zo ondertekent je klant

1. Je verstuurt de offerte zoals gewoonlijk. De klant opent de link naar zijn klantenportaal.
2. In het portaal klikt hij op Ondertekenen, tekent zijn handtekening met muis of vinger of typt zijn naam, zet het vinkje bij de toestemming en bevestigt.
3. De offerte krijgt direct de status Geaccepteerd. De klant ziet in het portaal de bevestiging „Ondertekend op … om … uur door …” en daaronder de knop Ondertekende offerte downloaden.
4. Is de ondertekende PDF nog niet klaar, dan toont de knop een laadmelding. Zodra hij klaar is, kan de klant hem downloaden — en hij zit ook als bijlage in de bevestigingsmail.

Voor de klant is er altijd maar één downloadlocatie: zodra de ondertekende PDF bestaat, downloadt ook de knop bovenaan het document deze versie. Twee verschillende bestanden met dezelfde naam kunnen er dus niet zijn.

Wat er in de ondertekende PDF staat

Vooraan staat je document ongewijzigd, precies zoals de klant het heeft gezien. Daarna volgen twee pagina’s:

Digitale handtekeningen

• documentsoort, nummer en titel van het document, uitgever en ontvanger
• de controlesom van het origineel (een tekenreeks van 64 tekens) en het aantal pagina’s van het origineel
• per handtekening een kaart met de naam van de ondertekenaar, de methode (getekend, getypt of geüpload), het tijdstip, het IP-adres en het gebruikte apparaat („Safari op iPhone, iOS 18.1”)
• de toestemmingstekst die de klant bij het ondertekenen heeft gelezen, woordelijk tussen aanhalingstekens
• de afbeelding van de handtekening of de getypte naam

Documentgeschiedenis

Een tijdlijn van het document: aangemaakt, verstuurd, door de klant bekeken, ondertekend, ondertekende PDF aangemaakt, orderbevestiging verstuurd. Elke regel noemt het tijdstip en de betrokkenen.

De twee pagina’s zijn genummerd als Bijlage 1 van 2 en Bijlage 2 van 2 — de paginanummers van je origineel blijven ongemoeid, zodat de controlesom blijft kloppen.

Ontbreekt een gegeven, dan staat dat er ook zo: „IP niet vastgelegd”, „Toestemmingstekst niet vastgelegd”, „Apparaat niet herkend”. Univents vult niets achteraf aan. Handtekeningen die uit het oude systeem zijn overgenomen, verschijnen als aparte balk met de melding dat handtekeningafbeelding en apparaatgegevens daar nooit zijn vastgelegd.

Waar je de ondertekende PDF vindt

• Op de documentkaart in het tabblad Documenten van het evenement: onder de status staat de regel „Ondertekend op …” met de link Ondertekende PDF.
• In het document zelf: de link staat naast de gebruikelijke PDF-link en werkt ook als het document al vergrendeld is.
• In het klantenportaal: voor de klant, bij de geaccepteerde offerte.
• In de bevestigingsmail: als bijlage.

Bijlage bij de bevestigingsmail uitschakelen

Standaard voegt Univents de ondertekende offerte toe aan de bevestigingsmail — daarvoor bestaat deze functie juist. Wil je dat niet, dan schakel je het uit onder Instellingen → Documenten bij Ondertekende offerte aan bevestigingsmail toevoegen. De mail gaat dan zonder bijlage de deur uit en verwijst naar het klantenportaal. De ondertekende PDF wordt nog steeds aangemaakt en staat in de backoffice voor je klaar.

Is het bestand heel groot, dan verstuurt Univents het niet per mail, maar linkt naar het portaal. Zo blijft de mail bezorgbaar in plaats van in de inbox van de ontvanger vast te lopen.

Ondertekende PDF opnieuw aanmaken

In het menu met de drie puntjes van de documentkaart vind je Ondertekende PDF opnieuw aanmaken. Dat heb je nodig als het aanmaken een keer is mislukt — de kaart zegt je dat dan in duidelijke taal en biedt de knop als eerste actie aan.

Elke uitvoering maakt een nieuw bestand aan; het oude blijft bewaard en verschijnt als aparte regel in de documentgeschiedenis. Gelinkt wordt altijd naar de nieuwste versie. Bevat een document helemaal geen aantoonbare handtekening, dan meldt Univents „Dit document bevat geen handtekening” en maakt het niets aan.

Pakbon ter plaatse laten ondertekenen

Bij de pakbon werkt het hetzelfde, alleen zonder klantenportaal: jij of je chauffeur opent de pakbon en laat ter plaatse op het scherm ondertekenen — in de backoffice of in het medewerkersportaal. Daarna ontstaat de ondertekende PDF automatisch.

De chauffeur ziet in het medewerkersportaal nog steeds alleen de handtekening, geen prijzen. De ondertekende PDF is een zaak van de backoffice.

Documenten zonder PDF: het zelfstandige handtekeningbewijs

Sommige documenten zijn nooit als PDF gerenderd, bijvoorbeeld een pakbon die rechtstreeks vanuit het concept is ondertekend. Univents rendert je origineel in dat geval niet achteraf — een achteraf gemaakte PDF zou niet meer het document zijn dat is ondertekend. In plaats daarvan krijg je een zelfstandig handtekeningbewijs: dezelfde twee pagina’s, alleen zonder het document ervoor. Het bewijst ondertekenaar, tijdstip en verloop net zo goed.

Hetzelfde gebeurt als het oorspronkelijke bestand bij hoge uitzondering niet op te halen is. De reden staat dan in duidelijke taal bij het document.

Controlepagina: een document controleren zonder login

Op de handtekeningpagina staat een melding als „Controleerbaar via univents.app/verify/…” met de controlesom van het origineel. Wie dat adres opent — je klant, diens advocaat, je boekhouder — ziet zonder account en zonder login om welk document het gaat, van wie het afkomstig is, wanneer het is ondertekend en wie heeft ondertekend. Meer staat er niet.

Past de controlesom bij geen enkel document, dan zegt de pagina precies dat en geeft hij niets prijs. De controlepagina kent contracten, ondertekende documenten en orderbevestigingen.

Veelgestelde vragen

Verandert mijn origineel door de handtekening? Nee. Het origineel wordt nooit opnieuw gerenderd en nooit gewijzigd. De handtekeningpagina’s worden achteraan toegevoegd.

Wat als meerdere personen ondertekenen? Dan staat er per handtekening een eigen kaart op de pagina, chronologisch gesorteerd. De documentkaart noemt de meest recente handtekening en het aantal.

De klant heeft de ondertekende offerte als scan gestuurd — kan dat ook? Ja. Markeer de offerte als geaccepteerd en upload de scan in het dialoogvenster. De scan is dan het origineel; Univents controleert vooraf dat het echt een PDF is. De handtekeningpagina vermeldt de methode „geüpload” en wie de scan heeft vastgelegd.

Kan ik de ondertekende PDF verwijderen? Nee. Oudere versies blijven bewaard, zodat het bewijs sluitend blijft.