Angebot unterschreiben lassen und das signierte PDF

Unterschreibt jemand ein Angebot oder einen Lieferschein, erzeugt Univents daraus automatisch ein signiertes PDF: das ursprüngliche Dokument unverändert, dahinter zwei zusätzliche Seiten, die belegen, wer wann und womit unterschrieben hat. Dieses PDF ist der Nachweis, den du einem Kunden, deinem Steuerberater oder im Streitfall einem Gericht vorlegen kannst.

So unterschreibt dein Kunde

1. Du sendest das Angebot wie gewohnt. Der Kunde öffnet den Link zu seinem Kundenportal.
2. Im Portal klickt er auf Unterschreiben, zeichnet seine Unterschrift mit Maus oder Finger oder tippt seinen Namen, setzt das Häkchen bei der Einwilligung und bestätigt.
3. Das Angebot wechselt sofort auf Angenommen. Der Kunde sieht im Portal die Bestätigung „Unterschrieben am … um … Uhr von …" und darunter den Knopf Unterschriebenes Angebot herunterladen.
4. Steht das signierte PDF noch nicht bereit, zeigt der Knopf einen Ladehinweis. Sobald es fertig ist, kann der Kunde es herunterladen — und es liegt zusätzlich als Anhang in der Bestätigungsmail.

Es gibt für den Kunden immer nur ein Download-Ziel: Sobald das signierte PDF existiert, lädt auch der Knopf oben im Dokument diese Fassung. Zwei verschiedene Dateien mit demselben Namen kann es nicht geben.

Was im signierten PDF steht

Vorne steht dein Beleg unverändert, so wie ihn der Kunde gesehen hat. Danach folgen zwei Seiten:

Digitale Unterschriften

• Dokumentart, Nummer und Titel des Belegs, Aussteller und Empfänger
• die Prüfsumme des Originals (eine 64-stellige Zeichenfolge) und die Seitenzahl des Originals
• je Unterschrift eine Karte mit dem Namen des Unterzeichners, der Methode (gezeichnet, getippt oder hochgeladen), dem Zeitpunkt, der IP-Adresse und dem verwendeten Gerät („Safari auf iPhone, iOS 18.1")
• der Einwilligungstext, den der Kunde beim Unterschreiben gelesen hat, wörtlich in Anführungszeichen
• das Unterschriftsbild beziehungsweise der getippte Name

Dokument-Verlauf

Eine Zeitleiste des Belegs: angelegt, versendet, vom Kunden angesehen, unterschrieben, signiertes PDF erstellt, Auftragsbestätigung versendet. Jede Zeile nennt Zeitpunkt und Beteiligte.

Die beiden Seiten tragen die Zählung Anlage 1 von 2 und Anlage 2 von 2 — die Seitenzahlen deines Originals bleiben unangetastet, damit die Prüfsumme weiter passt.

Fehlt eine Angabe, steht das auch so da: „IP nicht protokolliert", „Einwilligungstext nicht protokolliert", „Gerät nicht erkannt". Univents erfindet nichts nach. Unterschriften, die noch aus dem Altsystem übernommen wurden, erscheinen als eigenes Band mit dem Hinweis, dass Unterschriftsbild und Geräte-Daten dort nie erfasst wurden.

Wo du das signierte PDF findest

• Auf der Beleg-Karte im Tab Dokumente der Veranstaltung: unter dem Status steht die Zeile „Unterschrieben am …" mit dem Link Signiertes PDF.
• Im Beleg selbst: der Link steht neben dem gewohnten PDF-Link und funktioniert auch, wenn der Beleg schon gesperrt ist.
• Im Kundenportal: für den Kunden am angenommenen Angebot.
• In der Bestätigungsmail: als Anhang.

Anhang der Bestätigungsmail abschalten

Standardmäßig hängt Univents das signierte Angebot an die Bestätigungsmail an — das ist der Grund, warum es das Feature gibt. Willst du das nicht, schaltest du es unter Einstellungen → Belege mit Signiertes Angebot an Bestätigungsmail anhängen aus. Die Mail geht dann ohne Anhang raus und verweist auf das Kundenportal. Das signierte PDF entsteht trotzdem und liegt im Backoffice bereit.

Ist die Datei sehr groß, verschickt Univents sie nicht per Mail, sondern verlinkt das Portal. So bleibt die Mail zustellbar, statt beim Empfänger im Postfach hängen zu bleiben.

Signiertes PDF erneut erzeugen

Im Drei-Punkte-Menü der Beleg-Karte findest du Signiertes PDF erneut erzeugen. Das brauchst du, wenn die Erstellung einmal fehlgeschlagen ist — die Karte sagt dir das dann im Klartext und bietet den Knopf als erste Aktion an.

Jeder Lauf legt eine neue Datei an; die alte bleibt gespeichert und taucht als eigene Zeile im Dokument-Verlauf auf. Verlinkt ist immer die jüngste Fassung. Trägt ein Beleg gar keine belegbare Unterschrift, meldet Univents „Dieser Beleg trägt keine Unterschrift" und erzeugt nichts.

Lieferschein vor Ort unterschreiben lassen

Beim Lieferschein läuft es genauso, nur ohne Kundenportal: Du oder dein Fahrer öffnet den Lieferschein und lässt vor Ort auf dem Bildschirm unterschreiben — im Backoffice oder im Mitarbeiter-Portal. Danach entsteht das signierte PDF automatisch.

Der Fahrer sieht im Mitarbeiter-Portal weiterhin nur die Unterschrift, keine Preise. Das signierte PDF ist Sache des Backoffice.

Belege ohne PDF: der eigenständige Unterschriftsnachweis

Manche Belege sind nie als PDF gerendert worden, etwa ein Lieferschein, der direkt aus dem Entwurf heraus unterschrieben wurde. Univents rendert dein Original in diesem Fall nicht nachträglich — ein nachträglich erzeugtes PDF wäre nicht mehr das Dokument, das unterschrieben wurde. Stattdessen bekommst du einen eigenständigen Unterschriftsnachweis: dieselben zwei Seiten, nur ohne den Beleg davor. Er belegt Unterzeichner, Zeitpunkt und Verlauf genauso.

Dasselbe passiert, wenn die Originaldatei ausnahmsweise nicht abrufbar ist. Der Grund steht dann im Klartext am Beleg.

Prüfseite: ein Dokument ohne Login überprüfen

Auf der Unterschriftenseite steht ein Hinweis wie „Prüfbar unter univents.app/verify/…" mit der Prüfsumme des Originals. Wer die Adresse aufruft — dein Kunde, dessen Anwalt, dein Steuerberater — sieht ohne Konto und ohne Login, um welches Dokument es sich handelt, von wem es stammt, wann es unterschrieben wurde und wer unterschrieben hat. Mehr steht dort nicht.

Passt die Prüfsumme zu keinem Dokument, sagt die Seite genau das und gibt nichts preis. Die Prüfseite kennt Verträge, unterschriebene Belege und Auftragsbestätigungen.

Häufige Fragen

Ändert sich mein Original durch die Unterschrift? Nein. Das Original wird nie neu gerendert und nie verändert. Die Unterschriftenseiten werden hinten angehängt.

Was, wenn mehrere Personen unterschreiben? Dann steht je Unterschrift eine eigene Karte auf der Seite, chronologisch sortiert. Die Beleg-Karte nennt die jüngste Unterschrift und die Anzahl.

Der Kunde hat das unterschriebene Angebot als Scan geschickt — geht das auch? Ja. Markiere das Angebot als angenommen und lade den Scan im Dialog hoch. Der Scan ist dann das Original, davor prüft Univents, dass es sich wirklich um ein PDF handelt. Die Unterschriftenseite vermerkt die Methode „hochgeladen" und wer den Scan erfasst hat.

Kann ich das signierte PDF löschen? Nein. Ältere Fassungen bleiben erhalten, damit der Nachweis lückenlos bleibt.