Pedir a assinatura de um orçamento e o PDF assinado

Quando alguém assina um orçamento ou uma guia de remessa, o Univents gera automaticamente um PDF assinado: o documento original inalterado, seguido de duas páginas adicionais que comprovam quem assinou, quando e como. Este PDF é o comprovativo que pode ser apresentado a um cliente, ao contabilista ou, em caso de litígio, a um tribunal.

No vídeo vê-se o momento em que um orçamento se transforma numa encomenda: o cliente aceita e assina no portal e, no backoffice, o evento passa a constar como confirmado.

Reproduzir vídeo4:01

Os passos individuais estão também descritos por escrito abaixo.

Como o cliente assina

1. O orçamento é enviado como habitualmente. O cliente abre a ligação para o seu portal do cliente.
2. No portal, clica em Assinar, desenha a assinatura com o rato ou com o dedo ou escreve o seu nome, assinala a caixa de consentimento e confirma.
3. O orçamento passa de imediato para Aceite. No portal, o cliente vê a confirmação «Assinado em … às … por …» e, por baixo, o botão Transferir orçamento assinado.
4. Se o PDF assinado ainda não estiver disponível, o botão mostra um indicador de carregamento. Assim que estiver pronto, o cliente pode transferi-lo — e fica também como anexo no e-mail de confirmação.

Para o cliente, existe sempre apenas um destino de transferência: assim que o PDF assinado existe, o botão no topo do documento também transfere esta versão. Não podem existir dois ficheiros diferentes com o mesmo nome.

O que consta do PDF assinado

Em primeiro lugar surge o documento, inalterado, tal como o cliente o viu. Seguem-se duas páginas:

Assinaturas digitais

• tipo de documento, número e título do documento, emissor e destinatário
• a soma de verificação do original (uma sequência de 64 caracteres) e o número de páginas do original
• por cada assinatura, um cartão com o nome do signatário, o método (desenhada, escrita ou carregada), a data e hora, o endereço IP e o dispositivo utilizado («Safari no iPhone, iOS 18.1»)
• o texto de consentimento que o cliente leu ao assinar, transcrito literalmente entre aspas
• a imagem da assinatura ou o nome escrito

Histórico do documento

Uma cronologia do documento: criado, enviado, visualizado pelo cliente, assinado, PDF assinado criado, confirmação de encomenda enviada. Cada linha indica a data e hora e os intervenientes.

As duas páginas são numeradas Anexo 1 de 2 e Anexo 2 de 2 — a numeração das páginas do original mantém-se intacta, para que a soma de verificação continue a coincidir.

Se faltar uma informação, isso fica igualmente indicado: «IP não registado», «Texto de consentimento não registado», «Dispositivo não reconhecido». O Univents não inventa nada. As assinaturas importadas do sistema anterior surgem numa faixa própria, com a indicação de que a imagem da assinatura e os dados do dispositivo nunca foram recolhidos nesse sistema.

Onde encontrar o PDF assinado

• No cartão do documento, no separador Documentos do evento: por baixo do estado consta a linha «Assinado em …» com a ligação PDF assinado.
• No próprio documento: a ligação encontra-se junto da ligação habitual para o PDF e funciona mesmo quando o documento já está bloqueado.
• No portal do cliente: para o cliente, no orçamento aceite.
• No e-mail de confirmação: como anexo.

Desativar o anexo do e-mail de confirmação

Por predefinição, o Univents anexa o orçamento assinado ao e-mail de confirmação — é essa a razão de existir esta funcionalidade. Se não pretender isso, desative-a em Definições → Documentos com Anexar orçamento assinado ao e-mail de confirmação. O e-mail é então enviado sem anexo e remete para o portal do cliente. O PDF assinado é criado na mesma e fica disponível no backoffice.

Se o ficheiro for muito grande, o Univents não o envia por e-mail, mas inclui uma ligação para o portal. Assim, o e-mail continua a ser entregável, em vez de ficar retido na caixa de entrada do destinatário.

Gerar novamente o PDF assinado

No menu de três pontos do cartão do documento encontra-se a opção Gerar novamente o PDF assinado. É necessária quando a criação falhou uma vez — o cartão indica-o em linguagem clara e oferece o botão como primeira ação.

Cada execução cria um ficheiro novo; o anterior permanece guardado e surge como linha própria no histórico do documento. A ligação aponta sempre para a versão mais recente. Se um documento não tiver qualquer assinatura comprovável, o Univents indica «Este documento não tem assinatura» e não gera nada.

Pedir a assinatura de uma guia de remessa no local

Na guia de remessa o processo é idêntico, apenas sem portal do cliente: quem trata do assunto ou o motorista abre a guia de remessa e pede a assinatura no ecrã, no local — no backoffice ou no portal do colaborador. Depois disso, o PDF assinado é criado automaticamente.

No portal do colaborador, o motorista continua a ver apenas a assinatura, nunca os preços. O PDF assinado é da responsabilidade do backoffice.

Documentos sem PDF: o comprovativo de assinatura autónomo

Alguns documentos nunca foram gerados em PDF, por exemplo uma guia de remessa assinada diretamente a partir do rascunho. Nesse caso, o Univents não gera o original posteriormente — um PDF criado a posteriori já não seria o documento que foi assinado. Em vez disso, é disponibilizado um comprovativo de assinatura autónomo: as mesmas duas páginas, apenas sem o documento à frente. Comprova o signatário, a data e hora e o histórico exatamente da mesma forma.

O mesmo acontece quando, excecionalmente, o ficheiro original não pode ser obtido. O motivo fica então indicado em linguagem clara no documento.

Página de verificação: verificar um documento sem início de sessão

Na página de assinaturas consta uma indicação como «Verificável em univents.app/verify/…», com a soma de verificação do original. Quem aceder a esse endereço — o cliente, o respetivo advogado, o contabilista — vê, sem conta e sem início de sessão, de que documento se trata, quem o emitiu, quando foi assinado e quem assinou. Nada mais é apresentado.

Se a soma de verificação não corresponder a nenhum documento, a página indica exatamente isso e não revela nada. A página de verificação reconhece contratos, documentos assinados e confirmações de encomenda.

Perguntas frequentes

A assinatura altera o meu original? Não. O original nunca é gerado de novo nem alterado. As páginas de assinatura são acrescentadas no final.

E se várias pessoas assinarem? Nesse caso, cada assinatura tem um cartão próprio na página, por ordem cronológica. O cartão do documento indica a assinatura mais recente e o número de assinaturas.

O cliente enviou o orçamento assinado em formato digitalizado — também funciona? Sim. Marcar o orçamento como aceite e carregar a digitalização na caixa de diálogo. A digitalização passa então a ser o original, e o Univents verifica previamente que se trata realmente de um PDF. A página de assinaturas regista o método «carregado» e quem registou a digitalização.

Posso eliminar o PDF assinado? Não. As versões mais antigas são conservadas, para que o comprovativo permaneça completo.