Anexos no PDF do orçamento: juntar menu, planta ou ficha técnica como páginas
Depois de ler este artigo, ficará a saber como juntar ficheiros como o menu, a planta da sala ou a ficha técnica do espaço como páginas adicionais no final do PDF do orçamento — para que o cliente receba um único ficheiro, seja por e-mail, no portal do cliente ou no momento de assinar.
Com Anexos no PDF, os ficheiros são juntados como páginas adicionais no final do orçamento. O cliente recebe assim um único ficheiro: orçamento, menu e planta da sala de uma só vez — para ler, imprimir e reencaminhar.
O cliente recebe o mesmo ficheiro em todo o lado: como anexo do e-mail, no portal do cliente, como transferência e no orçamento assinado.
Como juntar um ficheiro
- Abrir o orçamento (tem de estar em Rascunho).
- Por baixo das linhas encontra-se a secção Anexos no PDF.
- Clicar em Do computador para carregar um ficheiro, ou em Dos documentos para escolher um ficheiro dos documentos do evento.
- O ficheiro aparece na lista, com o respetivo número de páginas. Com as setas, altera-se a ordem — o primeiro anexo fica logo a seguir ao orçamento.
- Voltar a gerar o PDF (Gerar PDF). Só então os anexos passam a constar do PDF.
Para remover, clicar no caixote do lixo; o Univents pede confirmação antes.
Que ficheiros são aceites?
- PDF, PNG e JPG, até 10 MB por ficheiro, no máximo 10 anexos e 15 MB no total.
- As Imagens recebem uma página própria no formato do orçamento e são ajustadas à página.
- Os ficheiros Word, Excel e PowerPoint não são convertidos em páginas. Guardá-los como PDF — ou enviá-los como um anexo de e-mail normal (ver Enviar um documento por e-mail).
- Os PDF protegidos por palavra-passe, encriptados ou danificados são rejeitados pelo Univents ao serem adicionados. O orçamento continua a poder ser gerado. O mesmo se aplica a PDF com ficheiros incorporados (por exemplo, uma fatura eletrónica).
Um ficheiro dos documentos do evento é copiado para o orçamento. Se for eliminado mais tarde dos documentos, permanece no orçamento.
Numeração de páginas
A numeração do orçamento («Página 1 de 2») conta apenas as páginas do orçamento. Os anexos não têm número de página impresso.
Assinatura e envio
- Se o cliente assinar o orçamento online, o PDF assinado inclui também os anexos. As páginas com a assinatura e o histórico vêm a seguir.
- Depois de enviado, o orçamento fica bloqueado. Os anexos alteram-se numa nova versão do orçamento.
- Se o orçamento e os anexos juntos ultrapassarem 10 MB, o Univents avisa na secção e na janela Enviar por e-mail: ficheiros tão grandes não podem ser enviados por e-mail. No portal do cliente e na transferência, o PDF mantém-se completo.
Anexo ou anexo de e-mail?
| Anexo no PDF | Anexo de e-mail | |
|---|---|---|
| Onde? | páginas no PDF do orçamento | ficheiro separado junto ao PDF |
| O cliente vê no portal e no orçamento assinado? | sim | não |
| Tipos de ficheiro | PDF, PNG, JPG | também Word e Excel |
Limites
- Apenas para orçamentos, não para faturas, notas de crédito, guias de remessa ou confirmações de encomenda.
- Apenas com layouts do novo motor de impressão. Se o orçamento utilizar um modelo Word, a secção mostra um aviso; alterar o layout para poder juntar anexos.
- Sem anexos, o PDF do orçamento mantém-se exatamente como até agora.