Anexos en el PDF del presupuesto: añade la carta, el plano o el factsheet como páginas
Después de leer esto, sabrás cómo añadir archivos como la carta, el plano de asientos o el factsheet del espacio como páginas adicionales al final de tu presupuesto en PDF, para que tu cliente reciba un único archivo, ya sea por correo, en el portal de clientes o al firmar.
Con Anexos en el PDF añades archivos como páginas adicionales al final de tu presupuesto. Así, tu cliente recibe un único archivo: presupuesto, carta y plano de asientos de una sola vez, para leer, imprimir y reenviar.
Recibe el mismo archivo en todas partes: como adjunto de tu correo, en el portal de clientes, como descarga y en el presupuesto firmado.
Cómo añadir un archivo
- Abre el presupuesto (tiene que estar en estado Borrador).
- Debajo de las líneas encontrarás la sección Anexos en el PDF.
- Haz clic en Desde el ordenador para subir un archivo, o en Desde documentos para tomar un archivo de los documentos del evento.
- El archivo aparece en la lista, con su número de páginas. Con las flechas cambias el orden: el primer anexo queda justo después del presupuesto.
- Vuelve a generar el PDF (Generar PDF). Solo entonces aparecen los anexos en el PDF.
Para quitar un archivo, haz clic en la papelera; Univents te pedirá confirmación antes.
¿Qué archivos se admiten?
- PDF, PNG y JPG, de hasta 10 MB por archivo, con un máximo de 10 anexos y 15 MB en total.
- Las Imágenes ocupan una página propia con el formato de tu presupuesto y se ajustan a la página.
- Los archivos de Word, Excel y PowerPoint no se convierten en páginas. Guárdalos como PDF o envíalos como un adjunto normal del correo (consulta Enviar un documento por correo).
- Univents rechaza al añadirlos los PDF protegidos con contraseña, cifrados o dañados. El presupuesto se puede seguir generando. Lo mismo vale para los PDF con archivos incrustados (por ejemplo, una factura electrónica).
Un archivo de los documentos del evento se copia al presupuesto. Si más tarde lo eliminas de los documentos, permanece en el presupuesto.
Numeración de páginas
La numeración de páginas del presupuesto («Página 1 de 2») cuenta solo las páginas del presupuesto. Los anexos no llevan número de página impreso.
Firma y envío
- Si tu cliente firma el presupuesto online, el PDF firmado incluye también los anexos. Las páginas con la firma y el historial van a continuación.
- Tras el envío, el presupuesto queda bloqueado. Los anexos los modificas en una nueva versión del presupuesto.
- Si el presupuesto y los anexos juntos superan los 10 MB, Univents te avisa en la sección y en la ventana Enviar por correo: archivos tan grandes no se pueden enviar por correo. En el portal de clientes y como descarga, el PDF se mantiene completo.
¿Anexo o adjunto del correo?
| Anexo en el PDF | Adjunto del correo | |
|---|---|---|
| ¿Dónde? | páginas en el PDF del presupuesto | archivo aparte junto al PDF |
| ¿Lo ve el cliente en el portal y en el presupuesto firmado? | sí | no |
| Tipos de archivo | PDF, PNG, JPG | también Word y Excel |
Límites
- Solo para presupuestos, no para facturas, notas de crédito, albaranes ni confirmaciones de pedido.
- Solo con diseños del nuevo motor de impresión. Si tu presupuesto usa una plantilla de Word, la sección muestra un aviso; cambia el diseño para poder añadir anexos.
- Sin anexos, el PDF de tu presupuesto queda exactamente como hasta ahora.