Bijlagen in de offerte-PDF: menukaart, plattegrond of factsheet als pagina’s toevoegen
Na het lezen weet je hoe je bestanden zoals een menukaart, zaalindeling of locatiefactsheet als extra pagina’s achter je offerte-PDF zet — zodat je klant één enkel bestand krijgt, of dat nu per mail, in het klantenportaal of bij het ondertekenen is.
Met Bijlagen in de PDF voeg je bestanden toe als extra pagina’s achter je offerte. Je klant krijgt dan één enkel bestand: offerte, menukaart en zaalindeling in één keer — om te lezen, af te drukken en door te sturen.
Hetzelfde bestand krijgt hij overal: als bijlage bij je e-mail, in het klantenportaal, als download en in de ondertekende offerte.
Zo voeg je een bestand toe
- Open de offerte (het moet een Concept zijn).
- Onder de regels staat het gedeelte Bijlagen in de PDF.
- Klik op Vanaf computer om een bestand te uploaden, of op Uit documenten om een bestand uit de documenten van het evenement te kiezen.
- Het bestand verschijnt in de lijst, met het aantal pagina’s. Met de pijlen wijzig je de volgorde — de bovenste bijlage staat direct achter de offerte.
- Genereer de PDF opnieuw (PDF genereren). Pas dan staan de bijlagen in de PDF.
Om een bestand te verwijderen klik je op de prullenbak; Univents vraagt eerst om bevestiging.
Welke bestanden kunnen?
- PDF, PNG en JPG, per bestand maximaal 10 MB, hooguit 10 bijlagen en samen maximaal 15 MB.
- Afbeeldingen krijgen een eigen pagina in het formaat van je offerte en worden op de pagina passend gemaakt.
- Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden worden geen pagina’s. Sla ze op als PDF — of verstuur ze als gewone e-mailbijlage (zie Document per e-mail versturen).
- Met een wachtwoord beveiligde, versleutelde of beschadigde PDF’s weigert Univents bij het toevoegen. De offerte kan nog steeds worden aangemaakt. Hetzelfde geldt voor PDF’s met ingesloten bestanden (bijvoorbeeld een e-factuur).
Een bestand uit de documenten van het evenement wordt in de offerte Gekopieerd. Verwijder je het later bij de documenten, dan blijft het in de offerte staan.
Paginanummers
De paginanummers van de offerte („Pagina 1 van 2”) tellen alleen de offertepagina’s. De bijlagen hebben geen opgedrukt paginanummer.
Handtekening en verzending
- Ondertekent je klant de offerte online, dan bevat de ondertekende PDF ook de bijlagen. De pagina’s met handtekening en verloop staan daarachter.
- Na verzending ligt de offerte vast. Bijlagen wijzig je dan in een nieuwe offerteversie.
- Zijn offerte en bijlagen samen groter dan 10 MB, dan waarschuwt Univents in het gedeelte en in het venster Per e-mail versturen: zulke grote bestanden kunnen niet per mail worden verstuurd. In het klantenportaal en als download blijft de PDF compleet.
Bijlage of e-mailbijlage?
| Bijlage in de PDF | E-mailbijlage | |
|---|---|---|
| Waar? | pagina’s in de offerte-PDF | apart bestand naast de PDF |
| Ziet de klant het in het portaal en in de ondertekende offerte? | ja | nee |
| Bestandstypen | PDF, PNG, JPG | ook Word en Excel |
Beperkingen
- Alleen voor Offertes, niet voor facturen, creditnota’s, pakbonnen of orderbevestigingen.
- Alleen met lay-outs van de nieuwe printengine. Gebruikt je offerte een Word-sjabloon, dan toont het gedeelte een melding; pas de lay-out aan om bijlagen toe te voegen.
- Zonder bijlagen blijft je offerte-PDF precies zoals voorheen.