Anlagen im Angebots-PDF: Speisekarte, Plan oder Factsheet als Seiten anhängen

Mit Anlagen im PDF hängst du Dateien als weitere Seiten hinten an dein Angebot. Dein Kunde bekommt dann eine einzige Datei: Angebot, Speisekarte und Bestuhlungsplan am Stück — zum Lesen, Drucken und Weiterleiten.

Dieselbe Datei bekommt er überall: als Anhang deiner Mail, im Kundenportal, als Download und im unterschriebenen Angebot.

So hängst du eine Datei an

1. Öffne das Angebot (es muss ein Entwurf sein).
2. Unter den Positionen steht der Bereich Anlagen im PDF.
3. Klicke auf Vom Rechner, um eine Datei hochzuladen, oder auf Aus Dokumenten, um eine Datei aus den Dokumenten der Veranstaltung zu nehmen.
4. Die Datei erscheint in der Liste, mit ihrer Seitenzahl. Mit den Pfeilen änderst du die Reihenfolge — die oberste Anlage steht direkt hinter dem Angebot.
5. Erzeuge das PDF neu (PDF generieren). Erst dann stehen die Anlagen im PDF.

Zum Entfernen klickst du auf den Papierkorb; Univents fragt vorher nach.

Welche Dateien gehen?

• PDF, PNG und JPG, je Datei bis 10 MB, höchstens 10 Anlagen und zusammen höchstens 15 MB.
• Bilder bekommen eine eigene Seite im Format deines Angebots und werden auf die Seite eingepasst.
• Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien werden nicht zu Seiten. Speichere sie als PDF — oder sende sie als normalen Mail-Anhang (siehe Beleg per E-Mail senden).
• Passwortgeschützte, verschlüsselte oder beschädigte PDFs lehnt Univents beim Hinzufügen ab. Das Angebot lässt sich weiter erzeugen. Dasselbe gilt für PDFs mit eingebetteten Dateien (zum Beispiel eine E-Rechnung).

Eine Datei aus den Dokumenten der Veranstaltung wird ins Angebot kopiert. Löschst du sie später bei den Dokumenten, bleibt sie im Angebot.

Seitenzahlen

Die Seitenzahlen des Angebots („Seite 1 von 2") zählen nur die Angebotsseiten. Die Anlagen tragen keine aufgedruckte Seitenzahl.

Unterschrift und Versand

• Unterschreibt dein Kunde das Angebot online, enthält das unterschriebene PDF auch die Anlagen. Die Seiten mit Unterschrift und Verlauf stehen dahinter.
• Nach dem Versand ist das Angebot festgeschrieben. Anlagen änderst du dann in einer neuen Angebotsversion — sie übernimmt die Anlagen des vorherigen Angebots. Meldet Univents nach dem Anlegen, dass eine Datei nicht übernommen wurde, häng sie im neuen Entwurf erneut an.
• Sind Angebot und Anlagen zusammen größer als 10 MB, warnt Univents im Bereich und im Fenster Per E-Mail senden: so große Dateien lassen sich nicht per Mail verschicken. Im Kundenportal und als Download bleibt das PDF vollständig.

Anlage oder Mail-Anhang?

Grenzen

• Nur für Angebote, nicht für Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen.
• Nur mit Layouts der neuen Druck-Engine. Nutzt dein Angebot eine Word-Vorlage, zeigt der Bereich einen Hinweis; stell das Layout um, um Anlagen anzuhängen.
• Ohne Anlagen bleibt dein Angebots-PDF genau wie bisher.