Annexes dans le PDF du devis : joindre un menu, un plan ou une fiche descriptive sous forme de pages

Après avoir lu cet article, vous saurez comment ajouter des fichiers tels qu’un menu, un plan de salle ou la fiche descriptive d’un lieu comme pages supplémentaires à la fin du PDF de votre devis, afin que votre client reçoive un seul fichier, que ce soit par e-mail, dans le portail client ou lors de la signature.

Avec Annexes dans le PDF, vous ajoutez des fichiers sous forme de pages supplémentaires à la fin de votre devis. Votre client reçoit alors un seul fichier : devis, menu et plan de salle d’un seul tenant, pour le lire, l’imprimer et le transférer.

Il reçoit le même fichier partout : en pièce jointe de votre e-mail, dans le portail client, en téléchargement et dans le devis signé.

Comment joindre un fichier

Ouvrez le devis (il doit être au statut Brouillon).
Sous les lignes, vous trouvez la section Annexes dans le PDF.
Cliquez sur Depuis l’ordinateur pour importer un fichier, ou sur Depuis les documents pour choisir un fichier parmi les documents de l’événement.
Le fichier apparaît dans la liste, avec son nombre de pages. Les flèches vous permettent de modifier l’ordre : l’annexe située tout en haut se place directement après le devis.
Générez à nouveau le PDF (Générer le PDF). Ce n’est qu’alors que les annexes figurent dans le PDF.

Pour supprimer un fichier, cliquez sur la corbeille ; Univents vous demande confirmation au préalable.

Quels fichiers sont acceptés ?

PDF, PNG et JPG, jusqu’à 10 Mo par fichier, 10 annexes au maximum et 15 Mo au total.
Les Images obtiennent une page à part, au format de votre devis, et sont ajustées à la page.
Les fichiers Word, Excel et PowerPoint ne sont pas convertis en pages. Enregistrez-les au format PDF, ou envoyez-les comme pièce jointe d’e-mail classique (voir Envoyer un document par e-mail).
Les PDF protégés par mot de passe, chiffrés ou endommagés sont refusés par Univents lors de l’ajout. Le devis peut toujours être généré. Il en va de même pour les PDF contenant des fichiers incorporés (par exemple une facture électronique).

Un fichier provenant des documents de l’événement est copié dans le devis. Si vous le supprimez ensuite des documents, il reste dans le devis.

Numéros de page

Les numéros de page du devis (« Page 1 sur 2 ») ne comptent que les pages du devis. Les annexes n’ont pas de numéro de page imprimé.

Signature et envoi

Si votre client signe le devis en ligne, le PDF signé contient également les annexes. Les pages avec la signature et l’historique viennent après.
Après l’envoi, le devis est figé. Vous modifiez alors les annexes dans une nouvelle version du devis.
Si le devis et les annexes réunis dépassent 10 Mo, Univents affiche un avertissement dans la section et dans la fenêtre Envoyer par e-mail : des fichiers aussi volumineux ne peuvent pas être envoyés par e-mail. Dans le portail client et en téléchargement, le PDF reste complet.

Annexe ou pièce jointe d’e-mail ?

	Annexe dans le PDF	Pièce jointe d’e-mail
Où ?	pages du PDF du devis	fichier distinct à côté du PDF
Visible par le client dans le portail et dans le devis signé ?	oui	non
Types de fichiers	PDF, PNG, JPG	également Word et Excel

Limites

Uniquement pour les devis, pas pour les factures, avoirs, bons de livraison ou confirmations de commande.
Uniquement avec les mises en page du nouveau moteur d’impression. Si votre devis utilise un modèle Word, la section affiche une remarque ; changez la mise en page pour pouvoir joindre des annexes.
Sans annexes, le PDF de votre devis reste exactement comme avant.