Faire signer un devis et PDF signé

Lorsqu’une personne signe un devis ou un bon de livraison, Univents génère automatiquement un PDF signé : le document d’origine inchangé, suivi de deux pages supplémentaires qui attestent qui a signé, quand et comment. Ce PDF est la preuve que vous pouvez présenter à un client, à votre expert-comptable ou, en cas de litige, à un tribunal.

La vidéo montre le moment où un devis devient une commande : votre client accepte et signe dans le portail, puis l’événement apparaît confirmé dans le back-office.

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Vous retrouvez aussi les différentes étapes par écrit ci-dessous.

Comment votre client signe

1. Vous envoyez le devis comme d’habitude. Le client ouvre le lien vers son portail client.
2. Dans le portail, il clique sur Signer, trace sa signature à la souris ou au doigt ou saisit son nom, coche la case de consentement et confirme.
3. Le devis passe immédiatement à Accepté. Le client voit dans le portail la confirmation « Signé le … à … h par … » et, en dessous, le bouton Télécharger le devis signé.
4. Si le PDF signé n’est pas encore prêt, le bouton affiche un indicateur de chargement. Dès qu’il est prêt, le client peut le télécharger — il est en outre joint à l’e-mail de confirmation.

Pour le client, il n’existe toujours qu’une seule cible de téléchargement : dès que le PDF signé existe, le bouton en haut du document télécharge lui aussi cette version. Il ne peut pas y avoir deux fichiers différents portant le même nom.

Ce que contient le PDF signé

En premier, votre document, inchangé, tel que le client l’a vu. Viennent ensuite deux pages :

Signatures numériques

• type de document, numéro et titre du document, émetteur et destinataire
• la somme de contrôle de l’original (une chaîne de 64 caractères) et le nombre de pages de l’original
• pour chaque signature, une fiche indiquant le nom du signataire, le mode (dessiné, saisi ou téléversé), la date et l’heure, l’adresse IP et l’appareil utilisé (« Safari sur iPhone, iOS 18.1 »)
• le texte de consentement que le client a lu lors de la signature, reproduit mot pour mot entre guillemets
• l’image de la signature ou le nom saisi

Historique du document

Une chronologie du document : créé, envoyé, consulté par le client, signé, PDF signé généré, confirmation de commande envoyée. Chaque ligne indique la date, l’heure et les personnes concernées.

Les deux pages portent la numérotation Annexe 1 sur 2 et Annexe 2 sur 2 — la pagination de votre original reste intacte afin que la somme de contrôle continue de correspondre.

Si une information manque, la page l’indique : « IP non enregistrée », « Texte de consentement non enregistré », « Appareil non reconnu ». Univents n’invente rien après coup. Les signatures reprises de l’ancien système apparaissent dans un bandeau distinct précisant que l’image de la signature et les données de l’appareil n’y ont jamais été collectées.

Où trouver le PDF signé

• Sur la carte du document, dans l’onglet Documents de l’événement : sous le statut figure la ligne « Signé le … » avec le lien PDF signé.
• Dans le document lui-même : le lien se trouve à côté du lien PDF habituel et fonctionne aussi lorsque le document est déjà verrouillé.
• Dans le portail client : pour le client, sur le devis accepté.
• Dans l’e-mail de confirmation : en pièce jointe.

Désactiver la pièce jointe de l’e-mail de confirmation

Par défaut, Univents joint le devis signé à l’e-mail de confirmation — c’est la raison d’être de cette fonction. Si vous ne le souhaitez pas, désactivez l’option Joindre le devis signé à l’e-mail de confirmation sous Paramètres → Documents. L’e-mail part alors sans pièce jointe et renvoie vers le portail client. Le PDF signé est tout de même généré et reste disponible dans le back-office.

Si le fichier est très volumineux, Univents ne l’envoie pas par e-mail mais renvoie vers le portail. L’e-mail reste ainsi distribuable au lieu de rester bloqué dans la boîte de réception du destinataire.

Régénérer le PDF signé

Dans le menu à trois points de la carte du document, vous trouvez Régénérer le PDF signé. Vous en avez besoin lorsque la génération a échoué une fois — la carte vous l’indique alors en clair et propose le bouton comme première action.

Chaque exécution crée un nouveau fichier ; l’ancien reste enregistré et apparaît sur sa propre ligne dans l’historique du document. Le lien pointe toujours vers la version la plus récente. Si un document ne porte aucune signature probante, Univents affiche « Ce document ne porte aucune signature » et ne génère rien.

Faire signer un bon de livraison sur place

Pour le bon de livraison, le principe est le même, mais sans portail client : vous ou votre chauffeur ouvrez le bon de livraison et le faites signer sur place à l’écran — dans le back-office ou dans le portail des employés. Le PDF signé est ensuite généré automatiquement.

Dans le portail des employés, le chauffeur ne voit toujours que la signature, jamais les prix. Le PDF signé relève du back-office.

Documents sans PDF : la preuve de signature autonome

Certains documents n’ont jamais été générés en PDF, par exemple un bon de livraison signé directement depuis le brouillon. Dans ce cas, Univents ne génère pas votre original a posteriori — un PDF créé après coup ne serait plus le document qui a été signé. Vous obtenez à la place une preuve de signature autonome : les deux mêmes pages, simplement sans le document devant. Elle atteste du signataire, de la date et de l’historique de la même manière.

Il en va de même si le fichier d’origine est exceptionnellement introuvable. Le motif est alors indiqué en clair sur le document.

Page de vérification : contrôler un document sans connexion

Sur la page de signature figure une mention du type « Vérifiable sur univents.app/verify/… » avec la somme de contrôle de l’original. Toute personne qui ouvre cette adresse — votre client, son avocat, votre expert-comptable — voit, sans compte et sans connexion, de quel document il s’agit, de qui il émane, quand il a été signé et qui l’a signé. Rien de plus n’y figure.

Si la somme de contrôle ne correspond à aucun document, la page l’indique tel quel et ne divulgue rien. La page de vérification reconnaît les contrats, les documents signés et les confirmations de commande.

Questions fréquentes

La signature modifie-t-elle mon original ? Non. L’original n’est jamais régénéré ni modifié. Les pages de signature sont ajoutées à la fin.

Que se passe-t-il si plusieurs personnes signent ? Chaque signature a alors sa propre fiche sur la page, classée par ordre chronologique. La carte du document mentionne la signature la plus récente et le nombre de signatures.

Le client m’a envoyé le devis signé sous forme de scan — est-ce possible aussi ? Oui. Marquez le devis comme accepté et téléversez le scan dans la boîte de dialogue. Le scan devient alors l’original, et Univents vérifie au préalable qu’il s’agit bien d’un PDF. La page de signature indique le mode « téléversé » ainsi que la personne qui a enregistré le scan.

Puis-je supprimer le PDF signé ? Non. Les versions antérieures sont conservées afin que la preuve reste complète.