Podpis oferty online i podpisany PDF

Gdy ktoś podpisuje ofertę lub dowód dostawy (WZ), Univents automatycznie tworzy z niej podpisany PDF: oryginalny dokument bez zmian, a za nim dwie dodatkowe strony, które dokumentują, kto, kiedy i w jaki sposób złożył podpis. Ten PDF to dowód, który możesz przedstawić klientowi, swojemu księgowemu, a w razie sporu także sądowi.

Na filmie zobaczysz moment, w którym oferta zamienia się w zamówienie: Twój klient akceptuje ją w portalu i podpisuje, a w backoffice wydarzenie ma potem status potwierdzonego.

Odtwórz film4:01

Poszczególne kroki znajdziesz poniżej także w formie tekstu.

Tak podpisuje Twój klient

1. Wysyłasz ofertę jak zwykle. Klient otwiera link do swojego portalu klienta.
2. W portalu klika Podpisz, rysuje podpis myszką lub palcem albo wpisuje swoje imię i nazwisko, zaznacza pole zgody i potwierdza.
3. Oferta od razu zmienia status na Zaakceptowane. Klient widzi w portalu potwierdzenie „Podpisano dnia … o godz. … przez …”, a pod nim przycisk Pobierz podpisaną ofertę.
4. Jeśli podpisany PDF nie jest jeszcze gotowy, przycisk pokazuje informację o ładowaniu. Gdy plik będzie gotowy, klient może go pobrać — dodatkowo znajdzie go też jako załącznik w e-mailu z potwierdzeniem.

Klient ma zawsze tylko jedno miejsce pobrania: gdy podpisany PDF już istnieje, przycisk na górze dokumentu również pobiera właśnie tę wersję. Nie ma możliwości, by istniały dwa różne pliki o tej samej nazwie.

Co zawiera podpisany PDF

Na początku znajduje się Twój dokument bez zmian, dokładnie taki, jaki widział klient. Potem następują dwie strony:

Podpisy cyfrowe

• rodzaj dokumentu, numer i tytuł, wystawca i odbiorca
• suma kontrolna oryginału (64-znakowy ciąg znaków) oraz liczba stron oryginału
• dla każdego podpisu osobna karta z imieniem i nazwiskiem podpisującego, metodą (narysowano, wpisano lub przesłano), czasem, adresem IP i użytym urządzeniem („Safari na iPhonie, iOS 18.1”)
• treść zgody, którą klient przeczytał przed podpisaniem, w dosłownym brzmieniu i w cudzysłowie
• obraz podpisu lub wpisane imię i nazwisko

Historia dokumentu

Oś czasu dokumentu: utworzono, wysłano, wyświetlone przez klienta, podpisano, utworzono podpisany PDF, wysłano potwierdzenie zamówienia. Każdy wiersz zawiera czas i osoby, których dotyczy.

Te dwie strony są numerowane jako Załącznik 1 z 2 i Załącznik 2 z 2 — numeracja stron Twojego oryginału pozostaje nienaruszona, dzięki czemu suma kontrolna nadal się zgadza.

Jeśli jakiejś informacji brakuje, jest to wyraźnie zaznaczone: „IP nie zostało zapisane”, „Treść zgody nie została zapisana”, „Urządzenie nie zostało rozpoznane”. Univents niczego nie dopisuje po fakcie. Podpisy przeniesione ze starego systemu pojawiają się jako osobny pasek z adnotacją, że obraz podpisu i dane urządzenia nigdy tam nie były rejestrowane.

Gdzie znajdziesz podpisany PDF

• Na karcie dokumentu w zakładce Dokumenty wydarzenia: pod statusem znajdziesz wiersz „Podpisano dnia …” z linkiem Podpisany PDF.
• W samym dokumencie: link znajduje się obok zwykłego linku do PDF i działa również wtedy, gdy dokument jest już zablokowany.
• W portalu klienta: dla klienta przy zaakceptowanej ofercie.
• W e-mailu z potwierdzeniem: jako załącznik.

Wyłączanie załącznika w e-mailu z potwierdzeniem

Domyślnie Univents dołącza podpisaną ofertę do e-maila z potwierdzeniem — po to właśnie powstała ta funkcja. Jeśli nie chcesz tego, wyłącz opcję Dołącz podpisaną ofertę do e-maila z potwierdzeniem w sekcji Ustawienia → Dokumenty. E-mail zostanie wtedy wysłany bez załącznika i będzie odsyłał do portalu klienta. Podpisany PDF nadal powstaje i czeka w backoffice.

Jeśli plik jest bardzo duży, Univents nie wysyła go e-mailem, tylko podaje link do portalu. Dzięki temu e-mail zostanie dostarczony, zamiast utknąć w skrzynce odbiorcy.

Ponowne tworzenie podpisanego PDF

W menu z trzema kropkami na karcie dokumentu znajdziesz Utwórz podpisany PDF ponownie. Przyda się to, gdy utworzenie pliku się nie powiodło — karta poinformuje Cię o tym otwartym tekstem i zaproponuje ten przycisk jako pierwszą akcję.

Każde uruchomienie tworzy nowy plik; poprzedni pozostaje zapisany i pojawia się jako osobny wiersz w historii dokumentu. Link zawsze prowadzi do najnowszej wersji. Jeśli dokument nie zawiera żadnego podpisu, który można udokumentować, Univents zgłasza „Ten dokument nie zawiera podpisu” i niczego nie tworzy.

Podpis dowodu dostawy na miejscu

W przypadku dowodu dostawy wszystko działa tak samo, tylko bez portalu klienta: Ty lub Twój kierowca otwiera dowód dostawy i na miejscu prosi o podpis na ekranie — w backoffice albo w portalu pracownika. Potem podpisany PDF powstaje automatycznie.

Kierowca w portalu pracownika nadal widzi tylko podpis, bez cen. Podpisany PDF jest sprawą backoffice.

Dokumenty bez PDF: samodzielny dowód podpisu

Niektóre dokumenty nigdy nie zostały wygenerowane jako PDF, na przykład dowód dostawy podpisany bezpośrednio z wersji roboczej. W takim przypadku Univents nie generuje Twojego oryginału po fakcie — PDF utworzony później nie byłby już dokumentem, który został podpisany. Zamiast tego otrzymujesz samodzielny dowód podpisu: te same dwie strony, tylko bez dokumentu na początku. Dokumentuje on podpisującego, czas i przebieg dokładnie tak samo.

To samo dzieje się, gdy plik oryginału wyjątkowo nie jest dostępny. Powód jest wtedy podany otwartym tekstem przy dokumencie.

Strona weryfikacji: sprawdzenie dokumentu bez logowania

Na stronie z podpisami znajduje się informacja w rodzaju „Weryfikacja pod adresem univents.app/verify/…” wraz z sumą kontrolną oryginału. Każdy, kto otworzy ten adres — Twój klient, jego prawnik, Twój księgowy — zobaczy bez konta i bez logowania, jakiego dokumentu dotyczy, kto go wystawił, kiedy został podpisany i kto go podpisał. Nic więcej tam nie ma.

Jeśli suma kontrolna nie pasuje do żadnego dokumentu, strona informuje dokładnie o tym i niczego nie ujawnia. Strona weryfikacji obsługuje umowy, podpisane dokumenty i potwierdzenia zamówienia.

Często zadawane pytania

Czy podpis zmienia mój oryginał? Nie. Oryginał nigdy nie jest generowany ponownie ani zmieniany. Strony z podpisami są dołączane na końcu.

Co, jeśli podpisuje kilka osób? Wtedy każdy podpis ma na stronie własną kartę, w porządku chronologicznym. Karta dokumentu wskazuje najnowszy podpis i liczbę podpisów.

Klient przysłał podpisaną ofertę jako skan — czy to też działa? Tak. Oznacz ofertę jako zaakceptowaną i prześlij skan w oknie dialogowym. Skan staje się wtedy oryginałem, a Univents wcześniej sprawdza, czy rzeczywiście jest to plik PDF. Strona z podpisami odnotowuje metodę „przesłano” oraz osobę, która dodała skan.

Czy mogę usunąć podpisany PDF? Nie. Starsze wersje zostają zachowane, aby dowód pozostał kompletny.