Cómo hacer firmar un presupuesto y el PDF firmado

Cuando alguien firma un presupuesto o un albarán, Univents genera automáticamente un PDF firmado: el documento original sin cambios, seguido de dos páginas adicionales que acreditan quién ha firmado, cuándo y con qué método. Este PDF es la prueba que puedes presentar a un cliente, a tu asesor fiscal o, en caso de litigio, a un tribunal.

En el vídeo ves el momento en que un presupuesto se convierte en un pedido: tu cliente acepta y firma en el portal, y en el backoffice el evento queda después confirmado.

Reproducir vídeo4:01

Abajo tienes también los pasos por escrito.

Cómo firma tu cliente

1. Envías el presupuesto como siempre. El cliente abre el enlace a su portal de clientes.
2. En el portal hace clic en Firmar, dibuja su firma con el ratón o con el dedo, o escribe su nombre, marca la casilla del consentimiento y confirma.
3. El presupuesto pasa al instante a Aceptado. En el portal, el cliente ve la confirmación «Firmado el … a las … por …» y, debajo, el botón Descargar presupuesto firmado.
4. Si el PDF firmado aún no está listo, el botón muestra un aviso de carga. En cuanto esté listo, el cliente puede descargarlo, y además va como adjunto en el correo de confirmación.

Para el cliente solo hay un destino de descarga: en cuanto existe el PDF firmado, el botón de la parte superior del documento también descarga esa versión. No puede haber dos archivos distintos con el mismo nombre.

Qué contiene el PDF firmado

Al principio va tu documento sin cambios, tal como lo vio el cliente. Después siguen dos páginas:

Firmas digitales

• tipo de documento, número y título, emisor y destinatario
• la suma de verificación del original (una cadena de 64 caracteres) y el número de páginas del original
• por cada firma, una tarjeta con el nombre del firmante, el método (dibujado, escrito o subido), la fecha y hora, la dirección IP y el dispositivo utilizado («Safari en iPhone, iOS 18.1»)
• el texto de consentimiento que el cliente leyó al firmar, literal y entre comillas
• la imagen de la firma o el nombre escrito

Historial del documento

Una cronología del documento: creado, enviado, visto por el cliente, firmado, PDF firmado generado, confirmación de pedido enviada. Cada línea indica la fecha y hora y las personas implicadas.

Las dos páginas llevan la numeración Anexo 1 de 2 y Anexo 2 de 2; la numeración de páginas de tu original no se toca, para que la suma de verificación siga coincidiendo.

Si falta algún dato, también se indica: «IP no registrada», «Texto de consentimiento no registrado», «Dispositivo no reconocido». Univents no se inventa nada. Las firmas importadas del sistema anterior aparecen en una franja aparte con la indicación de que allí nunca se registraron la imagen de la firma ni los datos del dispositivo.

Dónde encuentras el PDF firmado

• En la tarjeta del documento, en la pestaña Documentos del evento: bajo el estado aparece la línea «Firmado el …» con el enlace PDF firmado.
• En el propio documento: el enlace está junto al enlace habitual del PDF y funciona incluso cuando el documento ya está bloqueado.
• En el portal de clientes: para el cliente, en el presupuesto aceptado.
• En el correo de confirmación: como adjunto.

Desactivar el adjunto del correo de confirmación

Por defecto, Univents adjunta el presupuesto firmado al correo de confirmación; esa es la razón de ser de la función. Si no lo quieres, desactívalo en Ajustes → Documentos con Adjuntar presupuesto firmado al correo de confirmación. El correo saldrá entonces sin adjunto y remitirá al portal de clientes. El PDF firmado se genera igualmente y queda disponible en el backoffice.

Si el archivo es muy grande, Univents no lo envía por correo, sino que enlaza al portal. Así el correo sigue siendo entregable, en lugar de quedarse atascado en la bandeja de entrada del destinatario.

Volver a generar el PDF firmado

En el menú de tres puntos de la tarjeta del documento encuentras Volver a generar PDF firmado. Lo necesitas si la generación ha fallado alguna vez; la tarjeta te lo indica con claridad y ofrece el botón como primera acción.

Cada ejecución crea un archivo nuevo; el anterior permanece guardado y aparece como línea propia en el historial del documento. El enlace apunta siempre a la versión más reciente. Si un documento no tiene ninguna firma acreditable, Univents muestra «Este documento no tiene ninguna firma» y no genera nada.

Hacer firmar un albarán in situ

El albarán funciona igual, solo que sin portal de clientes: tú o tu repartidor abrís el albarán y hacéis firmar en pantalla en el lugar de la entrega, ya sea en el backoffice o en el portal del empleado. Después, el PDF firmado se genera automáticamente.

En el portal del empleado, el repartidor sigue viendo únicamente la firma, nunca los precios. El PDF firmado es cosa del backoffice.

Documentos sin PDF: el justificante de firma independiente

Algunos documentos nunca se han generado como PDF, por ejemplo un albarán firmado directamente desde el borrador. En ese caso, Univents no genera tu original a posteriori: un PDF creado después ya no sería el documento que se firmó. En su lugar recibes un justificante de firma independiente: las mismas dos páginas, pero sin el documento delante. Acredita al firmante, la fecha y hora y el historial exactamente igual.

Lo mismo ocurre si, excepcionalmente, el archivo original no se puede recuperar. El motivo aparece entonces con claridad en el documento.

Página de verificación: comprobar un documento sin iniciar sesión

En la página de firmas aparece un aviso como «Verificable en univents.app/verify/…» junto con la suma de verificación del original. Quien abra esa dirección (tu cliente, su abogado, tu asesor fiscal) ve, sin cuenta y sin iniciar sesión, de qué documento se trata, quién lo ha emitido, cuándo se firmó y quién firmó. No se muestra nada más.

Si la suma de verificación no coincide con ningún documento, la página lo indica tal cual y no revela nada. La página de verificación reconoce contratos, documentos firmados y confirmaciones de pedido.

Preguntas frecuentes

¿Cambia mi original por la firma? No. El original nunca se vuelve a generar ni se modifica. Las páginas de firmas se añaden al final.

¿Qué pasa si firman varias personas? Entonces aparece una tarjeta propia por cada firma en la página, ordenadas cronológicamente. La tarjeta del documento indica la firma más reciente y el número de firmas.

El cliente nos ha enviado el presupuesto firmado como escaneo, ¿también se puede? Sí. Marca el presupuesto como aceptado y sube el escaneo en el cuadro de diálogo. El escaneo pasa a ser entonces el original; antes, Univents comprueba que realmente sea un PDF. La página de firmas anota el método «subido» y quién registró el escaneo.

¿Puedo eliminar el PDF firmado? No. Las versiones anteriores se conservan para que la prueba sea completa.