Far firmare un preventivo e il PDF firmato

Quando qualcuno firma un preventivo o un documento di trasporto, Univents genera automaticamente un PDF firmato: il documento originale invariato, seguito da due pagine aggiuntive che attestano chi ha firmato, quando e con quale metodo. Questo PDF è la prova che puoi presentare a un cliente, al tuo commercialista o, in caso di contestazione, a un tribunale.

Nel video vedi il momento in cui un preventivo diventa un ordine: il tuo cliente accetta e firma nel portale, e nel backoffice l'evento risulta poi confermato.

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Trovi tutti i passaggi anche qui sotto, da leggere con calma.

Come firma il tuo cliente

1. Invii il preventivo come al solito. Il cliente apre il link al suo portale clienti.
2. Nel portale clicca su Firma, disegna la firma con il mouse o con il dito oppure digita il suo nome, spunta la casella del consenso e conferma.
3. Il preventivo passa subito a Accettato. Nel portale il cliente vede la conferma «Firmato il … alle … da …» e, sotto, il pulsante Scarica il preventivo firmato.
4. Se il PDF firmato non è ancora pronto, il pulsante mostra un indicatore di caricamento. Appena è pronto, il cliente può scaricarlo, e lo trova anche come allegato nell'e-mail di conferma.

Per il cliente esiste sempre un solo punto di download: appena esiste il PDF firmato, anche il pulsante in alto nel documento scarica questa versione. Non possono esistere due file diversi con lo stesso nome.

Cosa contiene il PDF firmato

Per primo c'è il tuo documento, invariato, esattamente come l'ha visto il cliente. Seguono due pagine:

Firme digitali

• tipo di documento, numero e titolo, emittente e destinatario
• il checksum dell'originale (una stringa di 64 caratteri) e il numero di pagine dell'originale
• per ogni firma una scheda con il nome del firmatario, il metodo (disegnato, digitato o caricato), la data e l'ora, l'indirizzo IP e il dispositivo utilizzato («Safari su iPhone, iOS 18.1»)
• il testo del consenso che il cliente ha letto al momento della firma, riportato alla lettera tra virgolette
• l'immagine della firma oppure il nome digitato

Cronologia del documento

Una linea temporale del documento: creato, inviato, visualizzato dal cliente, firmato, PDF firmato creato, conferma d'ordine inviata. Ogni riga riporta data, ora e persone coinvolte.

Le due pagine sono numerate Allegato 1 di 2 e Allegato 2 di 2: la numerazione delle pagine del tuo originale resta intatta, così il checksum continua a corrispondere.

Se un dato manca, lo si legge chiaramente: «IP non registrato», «Testo del consenso non registrato», «Dispositivo non riconosciuto». Univents non inventa nulla. Le firme importate dal vecchio sistema compaiono in una fascia a parte, con l'avviso che lì l'immagine della firma e i dati del dispositivo non sono mai stati rilevati.

Dove trovi il PDF firmato

• Sulla scheda del documento nella tab Documenti dell'evento: sotto lo stato trovi la riga «Firmato il …» con il link PDF firmato.
• Nel documento stesso: il link si trova accanto al consueto link al PDF e funziona anche quando il documento è già bloccato.
• Nel portale clienti: per il cliente, sul preventivo accettato.
• Nell'e-mail di conferma: come allegato.

Disattivare l'allegato dell'e-mail di conferma

Per impostazione predefinita Univents allega il preventivo firmato all'e-mail di conferma: è il motivo per cui esiste questa funzione. Se non lo desideri, disattiva l'opzione Allega il preventivo firmato all'e-mail di conferma in Impostazioni → Documenti. L'e-mail partirà quindi senza allegato e rimanderà al portale clienti. Il PDF firmato viene comunque generato e resta disponibile nel backoffice.

Se il file è molto grande, Univents non lo invia per e-mail ma inserisce un link al portale. In questo modo l'e-mail viene recapitata correttamente, invece di bloccarsi nella casella del destinatario.

Rigenerare il PDF firmato

Nel menu a tre puntini della scheda del documento trovi Rigenera PDF firmato. Ti serve quando la creazione è fallita: in quel caso la scheda te lo segnala in modo chiaro e propone il pulsante come prima azione.

Ogni esecuzione crea un file nuovo; quello precedente resta salvato e compare come riga a sé nella cronologia del documento. Il link punta sempre alla versione più recente. Se un documento non ha alcuna firma verificabile, Univents segnala «Questo documento non riporta alcuna firma» e non genera nulla.

Far firmare un documento di trasporto sul posto

Per il documento di trasporto il procedimento è lo stesso, solo senza portale clienti: tu o il tuo autista aprite il documento di trasporto e fate firmare direttamente sullo schermo, sul posto, dal backoffice o dal portale dipendenti. Dopo la firma il PDF firmato viene generato automaticamente.

Nel portale dipendenti l'autista continua a vedere solo la firma, mai i prezzi. Il PDF firmato è di competenza del backoffice.

Documenti senza PDF: la prova di firma autonoma

Alcuni documenti non sono mai stati generati come PDF, ad esempio un documento di trasporto firmato direttamente dalla bozza. In questo caso Univents non genera il tuo originale a posteriori: un PDF creato in un secondo momento non sarebbe più il documento che è stato firmato. Ottieni invece una prova di firma autonoma: le stesse due pagine, ma senza il documento davanti. Attesta firmatario, data e ora e cronologia esattamente allo stesso modo.

Lo stesso succede se, in via eccezionale, il file originale non è recuperabile. Il motivo è indicato in modo chiaro sul documento.

Pagina di verifica: controllare un documento senza login

Nella pagina delle firme compare un avviso come «Verificabile su univents.app/verify/…» insieme al checksum dell'originale. Chi apre quell'indirizzo, che sia il tuo cliente, il suo avvocato o il tuo commercialista, vede senza account e senza login di quale documento si tratta, da chi proviene, quando è stato firmato e chi ha firmato. Non viene mostrato altro.

Se il checksum non corrisponde ad alcun documento, la pagina lo dice chiaramente e non rivela nulla. La pagina di verifica riconosce contratti, documenti firmati e conferme d'ordine.

Domande frequenti

La firma modifica il mio originale? No. L'originale non viene mai rigenerato né modificato. Le pagine delle firme vengono aggiunte in fondo.

E se firmano più persone? In tal caso ogni firma ha una propria scheda nella pagina, in ordine cronologico. La scheda del documento indica la firma più recente e il numero di firme.

Il cliente mi ha mandato il preventivo firmato come scansione: si può usare? Sì. Segna il preventivo come accettato e carica la scansione nella finestra di dialogo. La scansione diventa l'originale; prima Univents verifica che si tratti davvero di un PDF. La pagina delle firme riporta il metodo «caricato» e chi ha registrato la scansione.

Posso eliminare il PDF firmato? No. Le versioni precedenti vengono conservate, così la prova resta completa.