Aanmaningen: betalingsherinnering, Betalingsherinnering 2 en laatste aanmaning

Met Aanmaningen herinner en maan je achterstallige facturen aan in drie vaste stappen: Betalingsherinnering → Betalingsherinnering 2 → Laatste aanmaning. Elke aanmaning is een eigen document met een eigen PDF en een eigen e-mail aan je klant. Univents stelt voor wat er aan de beurt is — met één klik verstuur je het.

Waar je het vindt

• Overzicht: Financiële documenten → Aanmaningen. Bovenaan zie je hoeveel facturen openstaan en om welk totaalbedrag het gaat.
• Instellingen: Instellingen → Documenten → Aanmaningen.
• Bij de factuur: In de factuureditor toont de kaart Aanmaningen de historie en biedt Aanmaning aanmaken aan.
• In het dashboard: Zijn er facturen die aangemaand moeten worden, dan staat daar een melding met een link naar het overzicht.

Je hoeft niets in te schakelen: Aanmaningen is actief in alle workspaces vanaf het Core-abonnement. Onder Core zie je in plaats daarvan een melding over het abonnement. Stap je later over naar een abonnement onder Core, dan blijven bestaande aanmaningen leesbaar — nieuwe aanmaningen en het versturen zijn dan geblokkeerd.

Iedereen met toegang tot financiën mag Aanmaningen bekijken; instellen, versturen, blokkeren en vrijgeven mag wie financiën mag bewerken.

Het overzicht: vijf tabbladen

Aangemaand wordt het Restbedrag: Factuurbedrag min betalingen en min actieve deelcreditnota’s. Is de factuur betaald, gecrediteerd of geannuleerd, dan verschijnt ze nergens meer. Elke betaling — via betaallink, bankimport, handmatig of vanuit de boekhouding — beëindigt de aanmaningsreeks.

De drie stappen instellen

Onder Instellingen → Documenten → Aanmaningen bepaal je per stap:

Bij de standaardwaarden is de betalingsherinnering 7 dagen, Betalingsherinnering 2 21 dagen en de laatste aanmaning 35 dagen na de vervaldatum aan de beurt. Een stap is pas aan de beurt als ook de termijn van de vorige aanmaning is verstreken. Voor workspaces in Zwitserland zijn alle kosten in eerste instantie € 0.

Daarnaast zijn er:

• Vertragingsrente berekenen (vanaf Betalingsherinnering 2) met een eigen rentepercentage. Univents noemt je als richtlijn het gebruikelijke percentage voor zakelijke klanten in jouw land.
• Vertragingsforfait van € 40 (alleen zakelijke klanten)
• Factuur als PDF meesturen — de aanmaning zelf zit altijd als bijlage bij de e-mail, de factuur erbij als deze schakelaar aan staat.
• Betalingsherinnering automatisch versturen (zie hieronder).

Kosten, rente en forfait

Elke aanmaning toont een Totale vordering: openstaand bedrag + kosten van eerdere aanmaningen + kosten van deze stap + rente + forfait. Kosten, rente en forfait zijn geen omzet en bevatten geen btw.

• Kosten tellen mee: de totale vordering van een volgende stap bevat de kosten van de eerdere stappen.
• Vertragingsrente komt er pas vanaf Betalingsherinnering 2, en alleen als je die hebt ingeschakeld. Ze wordt voorgesteld voor zakelijke klanten en loopt vanaf de dag na het versturen van Betalingsherinnering 2 tot de uitgiftedatum: restbedrag × percentage × dagen ÷ 365. Zonder eerder verstuurde betalingsherinnering of aanmaning is de rente bij Betalingsherinnering 2 gelijk aan 0. Bij particuliere klanten staat de rente op 0; je kunt haar in het concept bijschakelen.
• Vertragingsforfait: € 40 voor zakelijke klanten, alleen in euro, eenmaal per factuur. Het wordt verrekend met aanmaningskosten die al in rekening zijn gebracht — kosten en forfait samen bedragen dus hooguit € 40 of, als jouw kosten hoger zijn, de som van de kosten. Op de aanmaning heet de regel „Vertragingsforfait (min aanmaningskosten)”.

Alle bedragen kun je in het concept wijzigen voordat de aanmaning de deur uitgaat. Het zijn voorstellen met voorzichtige standaardwaarden en geen juridisch advies — welke kosten en rente je rechtsgeldig in rekening mag brengen, hangt af van je contracten en je land.

Betaallink en „aanvullend over te maken”

De aanmaning bevat nog steeds de betaallink. Die betaalt het Factuurbedrag, niet de kosten. Aanmaningskosten, rente en forfait staan samen met je bankgegevens in de PDF en de e-mail en zijn aanvullend over te maken. Daarvoor heb je je bankgegevens (IBAN) nodig in je bedrijfsgegevens. Bij een factuur met deelcreditnota wijkt het bedrag van de link af van het openstaande bedrag — dan staat er in de aanmaning geen link.

⚠️ Openstaande kosten volgt Univents niet verder. Zodra de factuur is betaald, eindigt de aanmaningsreeks — ook als de klant de kosten niet heeft overgemaakt. Ze verschijnen nergens als openstaand.

⚠️ Bankimport: Vindt de import van bankafschriften het factuurnummer in de omschrijving, dan koppelt die de betaling aan de factuur. Maakt een klant alleen de kosten over met het factuurnummer, dan verlaagt dat het restbedrag van de factuur; maakt hij alles in één keer over, dan werkt het als een te hoge betaling. Controleer zulke betalingen in de betalingsafstemming.

Aanmaning versturen

Afzonderlijk

1. Tabblad Aan te manen → in de rij Voorbeeld & versturen.
2. In het dialoogvenster staan de bedragen vooraf ingevuld en aanpasbaar: kosten, nieuwe betalingstermijn, rente, forfait, ontvanger, Factuur als PDF meesturen en de tekst op de aanmaning. PDF-voorbeeld toont precies wat de klant ontvangt.
3. Versturen. De rij toont „Wordt verstuurd…” en verschuift daarna naar In aanmaning. Vanaf het versturen kun je het concept niet meer wijzigen. Concept opslaan en Concept verwerpen zijn er ook.

Maan je eerder aan dan gepland, dan vraagt Univents je vooraf één keer of je toch nu aanmaant.

Vanuit de factuur zelf werkt het hetzelfde: kaart Aanmaningen → Aanmaning aanmaken.

Geselecteerde facturen

Selecteer rijen (maximaal 50) en kies Selectie versturen. Univents toont aantal, stappen en totale vordering ter bevestiging. Voor facturen zonder concept maakt het een aanmaning met de standaardwaarden aan; concepten die je al hebt bewerkt gaan ongewijzigd de deur uit. De e-mails volgen in de komende minuten.

Ontvanger, e-mailsjablonen en handmatige bezorging

• Als ontvanger kan alleen een bij het contact opgeslagen adres dienen (hoofd-, factuur- of bestel-e-mailadres, hoofdcontactpersoon). Een adres vrij intypen kan bewust niet.
• De e-mailtekst komt uit de e-mailsjablonen Betalingsherinnering, Betalingsherinnering 2 en Laatste aanmaning (Instellingen → E-mailsjablonen, meer daarover in het artikel „E-mailsjablonen”). E-mail en PDF gaan in de taal van het document de deur uit en via de afzenderroute van je systeemberichten.
• Heeft het contact factuur-e-mails afgemeld, heeft het geen adres of moet de aanmaning per post: PDF downloaden, zelf bezorgen en in het dialoogvenster of op de kaart Markeren als handmatig bezorgd kiezen. De stap telt dan als verstuurd; de bezorgdatum is de referentiedag voor de volgende stap.

„Verzending onduidelijk”

Wordt het versturen halverwege onderbroken, dan weet Univents niet zeker of de e-mail is aangekomen. Om de klant geen dubbele aanmaning met kosten te sturen, verstuurt Univents hem dan niet vanzelf opnieuw. De aanmaning staat als Verzending onduidelijk vermeld. Jij beslist: Markeren als bezorgd als hij is aangekomen, of Opnieuw versturen — dan kan de klant hem dubbel ontvangen. Mislukt een verzending definitief (bijvoorbeeld door ontbrekende bankgegevens, een uitgeschakeld sjabloon of een geblokkeerde inbox), dan staat de reden als Niet verstuurd bij de aanmaning.

Aanmaningsblokkade

Met Aanmaningsblokkade (rij of kaart bij de factuur, eventueel met een reden zoals „betalingsregeling afgesproken”) stelt Univents voor deze factuur niets voor en verstuurt het niets. De factuur staat onder Geblokkeerd tot je Blokkade opheffen kiest. Een blokkade per klant bestaat niet. Ook maant Univents voorschot- en eindfactuur niet tegen elkaar af — blokkeer de factuur die je niet wilt aanmanen.

Startdatum en oudbestand

Aanmaningen maant nooit facturen aan die vóór het startdatum vervallen waren — dat is de start van Aanmaningen in jouw workspace (bij nieuwe workspaces de dag van aanmaak). Het startdatum staat in het overzicht en in de instellingen. Deze facturen staan in het tabblad Oudbestand, omdat veel ervan allang betaald zijn, alleen niet in Univents. Daar kun je, afzonderlijk of voor geselecteerde rijen (maximaal 50):

• Vrijgeven voor aanmaning — daarna kan de factuur worden aangemaand, elke aanmaning verstuur je zelf. Vrijgegeven oudbestand wordt nooit automatisch aangemaand.
• Markeren als betaald — voor facturen die allang betaald zijn. Standaard krijgt de klant geen betalingsbevestiging en wordt de factuur niet doorgezet naar je boekhouding (Lexware, sevdesk, bexio, BuchhaltungsButler) — juist als je haar daar allang hebt geboekt. Beide kun je met een vinkje bijschakelen. Er wordt hierbij geen betaling geboekt. Actieve automatiseringen met de trigger „Factuur betaald” draaien toch voor elke gemarkeerde factuur; het dialoogvenster noemt je het aantal.
• Uit aanmaningen halen — de factuur krijgt een aanmaningsblokkade met als reden „Oudbestand afgehandeld”.

Automatische betalingsherinnering

Onder Instellingen → Documenten → Aanmaningen vind je de schakelaar Betalingsherinnering automatisch versturen. Die staat standaard uit en moet eenmalig worden ingeschakeld. Daarna verstuurt Univents elke ochtend de betalingsherinnering (alleen stap 1) voor nieuwe gevallen — maar alleen voor facturen waarvan de herinneringsdatum ná het inschakelen valt. Eerder vervallen facturen, oudbestand en de beide volgende aanmaningsstappen gaan nog steeds alleen met een klik de deur uit. De instelling toont sinds wanneer de automatisering actief is.

Heb je daarnaast een automatisering met de trigger „Factuur achterstallig” die een e-mail verstuurt, dan krijgt je klant twee berichten over dezelfde factuur — de instelling waarschuwt je daarvoor.

Dit werkte vroeger anders

De eerdere mogelijkheid om bij de factuur „Herinneringen versturen” en „Herinnering naar” in te stellen, en de interne opvolgtaak, bestaan niet meer. Wie intern wil natrekken, gebruikt het overzicht, de melding in het dashboard of een automatisering „Factuur achterstallig → Taak aanmaken”.

AI-assistent

De AI-assistent kan Aanmaningen bedienen: het overzicht lezen, instellingen wijzigen, concepten aanmaken, aanmaningsblokkades instellen en oudbestand vrijgeven. Versturen en vrijgeven gebeurt nooit zonder jouw uitdrukkelijke bevestiging in de chat.

Veelgestelde vragen

Waarom staat mijn achterstallige factuur niet onder „Aan te manen”? Meestal is het oudbestand (vervallen vóór het startdatum), is de factuur geblokkeerd, is de eerste drempel nog niet bereikt of is de factuur betaald of gecrediteerd. De kaart bij de factuur noemt de reden.

Een factuur is gecorrigeerd — hoe wordt er aangemaand? De gecorrigeerde factuur begint een nieuwe aanmaningsreeks; de oude valt eruit.

Ziet de klant de aanmaning in het klantenportaal? Nee, aanmaningen gaan per e-mail en PDF.

Wat als zelfs de laatste aanmaning niets uithaalt? Dan staat de factuur onder Volledig aangemaand. Incasso of een gerechtelijke procedure lopen buiten Univents.