Monity płatnicze: Przypomnienie o płatności, Przypomnienie o płatności 2 i Ostatni monit płatniczy

Dzięki modułowi Monity płatnicze przypominasz o przeterminowanych fakturach i monitujesz je w trzech stałych etapach: Przypomnienie o płatności → Przypomnienie o płatności 2 → Ostatni monit płatniczy. Każdy monit to osobny dokument z własnym PDF i własnym e-mailem do klienta. Univents proponuje to, co jest należne — wysyłasz jednym kliknięciem.

Gdzie to znajdziesz

• Przegląd: Dokumenty finansowe → Monity płatnicze. U góry widać, ile faktur jest otwartych i jaką sumę stanowią.
• Ustawienia: Ustawienia → Dokumenty → Monity płatnicze.
• Przy fakturze: w edytorze faktury karta Monity płatnicze pokazuje historię i oferuje Utwórz monit płatniczy.
• Na pulpicie: jeśli są faktury do monitowania, pojawia się tam wskazówka z linkiem do widoku Przegląd.

Nie musisz niczego włączać: moduł Monity płatnicze jest aktywny w każdym workspace od planu Core. W niższym planie zamiast tego widzisz informację o planie. Jeśli później przejdziesz na plan niższy niż Core, istniejące monity pozostaną do odczytu — nowe monity i wysyłka będą wtedy zablokowane.

Moduł mogą przeglądać wszyscy z dostępem do finansów; konfigurować, wysyłać, blokować i zwalniać może każdy, kto ma uprawnienia do edycji finansów.

Przegląd: pięć zakładek

Monitowana jest Pozostała kwota: Kwota faktur minus płatności i minus aktywne częściowe noty kredytowe. Jeśli faktura jest opłacona, objęta notą kredytową lub stornowana, nigdzie już się nie pojawia. Każda płatność — przez link płatności, import z banku, ręcznie lub z księgowości — kończy łańcuch monitów.

Konfiguracja trzech etapów

W Ustawienia → Dokumenty → Monity płatnicze określasz dla każdego etapu:

Przy wartościach domyślnych kolejne etapy przypadają po terminie płatności faktury: Przypomnienie o płatności po 7 dniach, Przypomnienie o płatności 2 po 21 dniach, Ostatni monit płatniczy po 35 dniach. Etap jest należny tylko wtedy, gdy minął też termin poprzedniego monitu. W workspace w Szwajcarii wszystkie opłaty wynoszą początkowo 0 €.

Dostępne są też:

• Naliczaj odsetki za zwłokę (od Przypomnienia o płatności 2) z własną stopą odsetek. Univents podaje orientacyjnie zwyczajową stawkę dla klientów biznesowych w Twoim kraju.
• Ryczałt za zwłokę 40 € (tylko klienci biznesowi)
• Dołącz fakturę jako PDF — sam monit jest zawsze w załączniku, a faktura dodatkowo, gdy przełącznik jest włączony.
• Wysyłaj Przypomnienie o płatności automatycznie (patrz niżej).

Opłata, odsetki i ryczałt

Każdy monit pokazuje pozycję Łączna należność: kwota otwarta + opłaty z wcześniejszych monitów + opłata z tego etapu + odsetki + ryczałt. Opłata, odsetki i ryczałt nie są przychodem i nie podlegają VAT.

• Opłaty sumują się: Łączna należność kolejnego etapu zawiera opłaty z etapów poprzednich.
• Odsetki za zwłokę są naliczane dopiero od Przypomnienia o płatności 2 i tylko wtedy, gdy je włączysz. Są proponowane dla klientów biznesowych i liczone od dnia po wysłaniu pierwszego monitu do daty wystawienia: Pozostała kwota × stawka × dni ÷ 365. Bez wcześniej wysłanego przypomnienia o płatności lub monitu odsetki w pierwszym monicie wynoszą 0. U klientów prywatnych odsetki są ustawione na 0; możesz je włączyć w wersji roboczej.
• Ryczałt za zwłokę: 40 € dla klientów biznesowych, tylko w euro, raz na fakturę. Jest zaliczany na poczet już naliczonych opłat za monity — opłaty i ryczałt łącznie wynoszą więc maksymalnie 40 € albo, jeśli Twoje opłaty są wyższe, sumę opłat. Na monicie wiersz nazywa się „Ryczałt za zwłokę (po odliczeniu opłat za monity)”.

Wszystkie kwoty możesz zmienić w wersji roboczej, zanim monit zostanie wysłany. To propozycje z ostrożnymi wartościami domyślnymi i nie stanowią porady prawnej — jakie opłaty i odsetki możesz skutecznie naliczać, zależy od Twoich umów i Twojego kraju.

Link płatności i „do przelania dodatkowo”

Monit nadal zawiera link płatności. Obejmuje on tylko Kwota faktur, a nie opłaty. Opłaty za monity, odsetki i ryczałt są podane wraz z Twoim rachunkiem bankowym w PDF i e-mailu i należy je przelać dodatkowo. Do tego potrzebujesz danych rachunku bankowego (IBAN) w danych firmy. Przy fakturze z częściową notą kredytową kwota z linku różni się od kwoty otwartej — wtedy monit nie zawiera linku.

⚠️ Univents nie śledzi nieopłaconych opłat. Gdy faktura zostanie opłacona, łańcuch monitów się kończy — nawet jeśli klient nie przelał opłat. Nigdzie nie są pokazywane jako otwarte.

⚠️ Import z banku: jeśli import wyciągów bankowych znajdzie numer faktury w tytule przelewu, przypisuje płatność do faktury. Jeśli klient przeleje same opłaty z numerem faktury, zmniejsza to kwotę pozostałą do zapłaty z faktury; jeśli przeleje wszystko razem, wygląda to jak nadpłata. Sprawdzaj takie płatności w uzgodnieniu płatności.

Wysyłanie monitu

Pojedynczo

1. Zakładka Do monitowania → w wierszu Podgląd i wysyłka.
2. W oknie dialogowym kwoty są wstępnie wypełnione i można je zmienić: Opłata, nowy termin zapłaty, odsetki, ryczałt, odbiorca, Dołącz fakturę jako PDF oraz tekst na monicie. Podgląd PDF pokazuje dokładnie, co otrzyma klient.
3. Wyślij. Wiersz pokazuje „Wysyłanie…”, a potem przechodzi do W monitowaniu. Po zakolejkowaniu wysyłki wersji roboczej nie można już zmienić. Dostępne są też Zapisz wersję roboczą i Odrzuć wersję roboczą.

Jeśli monitujesz wcześniej niż planowano, Univents zapyta jeszcze raz, czy chcesz mimo to monitować teraz.

Z poziomu faktury działa to tak samo: karta Monity płatnicze → Utwórz monit płatniczy.

Zaznaczone faktury

Zaznacz wiersze (maksymalnie 50) i wybierz Wyślij zaznaczone. Do potwierdzenia Univents pokazuje: liczbę, etapy, Łączna należność. Dla faktur bez wersji roboczej tworzy monit z wartościami domyślnymi; już edytowane wersje robocze wychodzą bez zmian. E-maile zostaną wysłane w ciągu kilku minut.

Odbiorca, szablony e-maili i ręczne doręczenie

• Odbiorcą może być tylko adres zapisany przy kontakcie (główny e-mail, e-mail do faktur lub zamówień, główna osoba kontaktowa). Wpisanie dowolnego adresu jest celowo niemożliwe.
• Treść e-maila pochodzi z szablonów e-maili Przypomnienie o płatności, Przypomnienie o płatności 2 i Ostatni monit płatniczy (Ustawienia → Szablony e-maili, więcej w artykule „Szablony e-maili”). E-mail i PDF są wysyłane w języku dokumentu i tą samą drogą nadawcy, co Twoje wiadomości systemowe.
• Jeśli kontakt zrezygnował z e-maili z fakturami, nie ma adresu lub monit ma pójść pocztą: Pobierz PDF, doręcz go samodzielnie i w oknie dialogowym albo na karcie wybierz Oznacz jako doręczone ręcznie. Etap liczy się wtedy jako wysłany; data doręczenia jest dniem odniesienia dla następnego etapu.

„Status wysyłki niejasny”

Jeśli wysyłka zostanie przerwana w trakcie, Univents nie ma pewności, czy e-mail dotarł. Aby nie wysłać klientowi podwójnego monitu z opłatą, Univents nie wysyła go wtedy ponownie samodzielnie. Monit ma status Status wysyłki niejasny. Decydujesz Ty: Oznacz jako doręczone, jeśli dotarł, albo Wyślij ponownie — wtedy klient może dostać go dwa razy. Jeśli wysyłka kończy się trwałym niepowodzeniem (np. z powodu braku rachunku bankowego, wyłączonego szablonu lub zablokowanej skrzynki), powód widnieje przy monicie jako Nie wysłano.

Blokada monitów

Po wybraniu Zablokuj monity (w wierszu lub na karcie przy fakturze, opcjonalnie z powodem, np. „Uzgodniono płatność ratalną”) Univents nie proponuje ani nie wysyła niczego dla tej faktury. Faktura pozostaje w zakładce Zablokowane, dopóki nie wybierzesz Zdejmij blokadę. Blokady na poziomie klienta nie ma. Univents nie zalicza też faktury zaliczkowej na poczet faktury końcowej — zablokuj fakturę, której nie chcesz monitować.

Data odcięcia i starsze faktury

Moduł Monity płatnicze nigdy nie monituje faktur, których termin płatności przypadał przed datą odcięcia — to start modułu w Twoim workspace (w nowych workspace dzień utworzenia). Data odcięcia jest widoczna w widoku Przegląd i w ustawieniach. Takie faktury trafiają do zakładki Starsze faktury, ponieważ wiele z nich jest od dawna opłaconych, tylko nie w Univents. Możesz tam, pojedynczo lub dla zaznaczonych wierszy (maksymalnie 50):

• Zwolnij do monitowania — potem fakturę można monitować, a każdy monit wysyłasz samodzielnie. Zwolnione starsze faktury nigdy nie są monitowane automatycznie.
• Oznacz jako opłacone — dla faktur, które dawno zostały opłacone. Domyślnie klient nie otrzymuje potwierdzenia płatności, a faktura nie jest przesyłana do Twojej księgowości (Lexware, sevdesk, bexio, BuchhaltungsButler) — to właściwe, jeśli zaksięgowałeś ją tam dawno temu. Obie opcje możesz włączyć za pomocą pola wyboru. Płatność nie jest przy tym księgowana. Aktywne automatyzacje z wyzwalaczem „Faktura opłacona” uruchamiają się mimo to dla każdej zaznaczonej faktury; okno dialogowe podaje ich liczbę.
• Usuń z monitowania — faktura otrzymuje blokadę monitów z powodem „Starsze faktury rozliczone”.

Automatyczne przypomnienie o płatności

Przejdź do Ustawienia → Dokumenty → Monity płatnicze, gdzie znajdziesz przełącznik Wysyłaj Przypomnienie o płatności automatycznie. Jest domyślnie wyłączony i trzeba go raz włączyć. Wtedy Univents każdego ranka wysyła Przypomnienie o płatności (tylko etap 1) dla nowych przypadków — ale tylko dla faktur, których termin przypomnienia przypada po włączeniu. Wcześniej wymagalne faktury, starsze faktury i dwa kolejne etapy nadal wychodzą wyłącznie po kliknięciu. Ustawienie pokazuje, od kiedy automatyka jest aktywna.

Jeśli masz dodatkowo automatyzację z wyzwalaczem „Faktura przeterminowana”, która wysyła e-mail, Twój klient dostanie dwie wiadomości dotyczące tej samej faktury — ustawienie ostrzega Cię przed tym.

Tak było wcześniej

Dawna możliwość ustawiania przy fakturze „Wysyłaj przypomnienia” i „Przypomnienie dla” oraz wewnętrzne zadanie kontrolne już nie istnieją. Kto chce przypomnieć sobie o sprawie wewnętrznie, korzysta z widoku Przegląd, wskazówki na pulpicie lub automatyzacji „Faktura przeterminowana → Utwórz zadanie”.

Asystent AI

Asystent AI może obsługiwać monity płatnicze: odczytywać widok Przegląd, zmieniać ustawienia, tworzyć wersje robocze, ustawiać blokady monitów, zwalniać starsze faktury. Wysyłanie i zwalnianie nigdy nie następuje bez Twojego wyraźnego potwierdzenia na czacie.

Najczęstsze pytania

Dlaczego moja przeterminowana faktura nie jest w zakładce „Do monitowania”? Zwykle jest to starsza faktura (termin płatności przed datą odcięcia), faktura zablokowana, pierwszy próg nie został jeszcze osiągnięty albo faktura jest opłacona lub objęta notą kredytową. Powód podaje karta przy fakturze.

Faktura została skorygowana — jak ją monitować? Skorygowana faktura rozpoczyna nowy łańcuch monitów; stara z niego wypada.

Czy klient widzi monit w portalu klienta? Nie, monity są wysyłane e-mailem i jako PDF.

Co, jeśli nawet Ostatni monit płatniczy nic nie da? Wtedy faktura trafia do zakładki Monity wyczerpane. Windykacja lub postępowanie sądowe odbywają się poza Univents.