Avisos de pagamento: Lembrete de pagamento, Aviso de pagamento 2 e Último aviso de pagamento

Com os Avisos de pagamento, as faturas em atraso são lembradas e avisadas em três fases fixas: Lembrete de pagamento → Aviso de pagamento 2 → Último aviso de pagamento. Cada aviso é um documento próprio, com PDF próprio e e-mail próprio para o cliente. O Univents sugere o que está devido — o envio faz-se com um clique.

Onde encontrar

• Resumo: Documentos financeiros → Avisos de pagamento. No topo, indica-se quantas faturas estão em aberto e a que soma ascendem.
• Definições: Definições → Documentos → Avisos de pagamento.
• Na fatura: no editor de faturas, o cartão Avisos de pagamento mostra o histórico e oferece Criar aviso de pagamento.
• No painel: se houver faturas a avisar, surge um aviso com ligação para o resumo.

Não é preciso ativar nada: os avisos de pagamento estão ativos em todos os workspaces a partir do plano Core. Abaixo de Core, surge em vez disso um aviso sobre o plano. Se mais tarde se passar para um plano abaixo de Core, os avisos existentes continuam legíveis — novos avisos e o envio ficam bloqueados.

Qualquer pessoa com acesso às finanças pode consultar os avisos de pagamento; definir, enviar, bloquear e autorizar só é permitido a quem pode editar as finanças.

O resumo: cinco separadores

O aviso incide sobre o Valor em falta: Valor das faturas menos pagamentos e menos notas de crédito parciais ativas. Se a fatura estiver paga, creditada ou anulada, deixa de aparecer em qualquer lista. Qualquer pagamento — por link de pagamento, importação bancária, manual ou a partir da contabilidade — termina a cadeia de avisos.

Configurar as três fases

Em Definições → Documentos → Avisos de pagamento, define-se para cada fase:

Com os valores predefinidos, o Lembrete de pagamento é devido 7 dias, o Aviso de pagamento 2 21 dias e o Último aviso de pagamento 35 dias após o vencimento. Uma fase só é devida quando o prazo do aviso anterior também terminou. Nos workspaces na Suíça, todas as taxas começam em 0 €.

Existem ainda:

• Calcular juros de mora (a partir do Aviso de pagamento 2) com taxa de juro própria. O Univents indica a taxa habitual para clientes empresariais no país em causa, como orientação.
• Valor fixo de mora de 40 € (apenas clientes empresariais)
• Anexar a fatura em PDF — o próprio aviso é sempre anexado; a fatura também, se o interruptor estiver ligado.
• Enviar Lembrete de pagamento automaticamente (ver abaixo).

Taxa, juros e valor fixo

Cada aviso mostra um Valor total em dívida: valor em aberto + taxas de avisos anteriores + taxa desta fase + juros + valor fixo. Taxa, juros e valor fixo não são receita e não têm IVA.

• As taxas acumulam-se: o Valor total em dívida de uma fase seguinte inclui as taxas das fases anteriores.
• Os juros de mora só existem a partir do Aviso de pagamento 2, e apenas se tiverem sido ativados. São sugeridos para clientes empresariais e contam-se desde o dia seguinte ao envio do primeiro aviso até à data de emissão: Valor em falta × taxa de juro × dias ÷ 365. Sem Lembrete de pagamento ou aviso anterior enviado, os juros do primeiro aviso são 0. Para clientes particulares, os juros ficam a 0; podem ser ativados no rascunho.
• Valor fixo de mora: 40 € para clientes empresariais, apenas em euros, uma vez por fatura. É deduzido às taxas de aviso já cobradas — taxas e valor fixo em conjunto perfazem, portanto, no máximo 40 € ou, se as taxas forem superiores, a soma das taxas. No aviso, a linha chama-se «Valor fixo de mora (deduzidas as taxas de aviso)».

Todos os valores podem ser alterados no rascunho antes de o aviso seguir. São sugestões com valores predefinidos prudentes e não constituem aconselhamento jurídico — as taxas e os juros que podem ser validamente exigidos dependem dos contratos e do país.

Link de pagamento e «a transferir adicionalmente»

O aviso continua a conter o link de pagamento. Este paga o Valor das faturas, não as taxas. Taxas de aviso, juros e valor fixo constam, com os dados bancários, do PDF e do e-mail e são a transferir adicionalmente. Para isso, são necessários os dados bancários (IBAN) nos dados da empresa. Numa fatura com nota de crédito parcial, o valor do link difere do valor em aberto — nesse caso, o aviso não inclui link.

⚠️ O Univents não acompanha taxas em aberto. Assim que a fatura é paga, a cadeia de avisos termina — mesmo que o cliente não tenha transferido as taxas. Estas não aparecem como em aberto em lado nenhum.

⚠️ Importação bancária: se a importação de extratos bancários encontrar o número da fatura no descritivo da transferência, associa o pagamento à fatura. Se um cliente transferir apenas as taxas indicando o número da fatura, isso reduz o valor em falta da fatura; se transferir tudo em conjunto, funciona como um pagamento em excesso. Convém verificar esses pagamentos na reconciliação de pagamentos.

Enviar aviso de pagamento

Individualmente

1. Separador Para avisar → na linha, Pré-visualizar e enviar.
2. No diálogo, os valores vêm preenchidos e podem ser alterados: Taxa, novo prazo de pagamento, juros, valor fixo, destinatário, Anexar a fatura em PDF e o texto do aviso. Pré-visualização do PDF mostra exatamente o que o cliente recebe.
3. Enviar. A linha mostra «A enviar…» e passa depois para Em aviso. Até ao envio, o rascunho já não pode ser alterado. Também existem Guardar rascunho e Descartar rascunho.

Se o aviso for feito antes do previsto, o Univents pergunta uma vez se se pretende avisar mesmo assim agora.

A partir da fatura, o procedimento é o mesmo: cartão Avisos de pagamento → Criar aviso de pagamento.

Faturas selecionadas

Selecionam-se linhas (no máximo 50) e escolhe-se Enviar selecionadas. Para confirmação, o Univents mostra o número, as fases e o Valor total em dívida. Para faturas sem rascunho, cria um aviso com os valores predefinidos; os rascunhos já editados seguem sem alterações. Os e-mails seguem nos minutos seguintes.

Destinatário, modelos de e-mail e entrega manual

• O destinatário só pode ser um endereço registado no contacto (e-mail principal, de faturação ou de encomendas, interlocutor principal). Não é possível introduzir livremente um endereço, por opção.
• O texto do e-mail vem dos modelos de e-mail Lembrete de pagamento, Aviso de pagamento 2 e Último aviso de pagamento (Definições → Modelos de e-mail; mais informação no artigo «Modelos de e-mail»). O e-mail e o PDF seguem no idioma do documento e pelo canal de envio das mensagens de sistema.
• Se o contacto tiver cancelado a subscrição de e-mails de faturas, não tiver endereço ou o aviso dever seguir por correio: Transferir PDF, entregar pelos próprios meios e, no diálogo ou no cartão, Marcar como entregue manualmente. A fase conta então como enviada; a data de entrega é o dia de referência para a fase seguinte.

«Envio incerto»

Se o envio for interrompido a meio, o Univents não sabe ao certo se o e-mail chegou. Para não enviar ao cliente um aviso duplicado com taxa, o Univents não volta a enviá-lo por si. O aviso fica como Envio incerto. A decisão cabe ao utilizador: Marcar como entregue, se chegou, ou Enviar novamente — nesse caso, o cliente pode receber o aviso duas vezes. Se um envio falhar de forma definitiva (por exemplo, por falta de dados bancários, modelo desligado ou caixa de entrada bloqueada), o motivo surge no aviso como Não enviado.

Bloqueio de avisos

Com Bloqueio de avisos (na linha ou no cartão da fatura, opcionalmente com um motivo como «pagamento em prestações acordado»), o Univents não sugere nem envia nada para essa fatura. A fatura fica em Bloqueado até se escolher Remover bloqueio. Não existe bloqueio por cliente. O Univents também não deduz nos avisos a fatura de adiantamento da fatura final — deve bloquear-se a fatura que não se pretende avisar.

Data de corte e faturas antigas

Os avisos de pagamento nunca abrangem faturas vencidas antes da data de corte — o início dos avisos de pagamento no workspace (em novos workspaces, o dia da criação). A data de corte consta do resumo e das definições. Estas faturas estão no separador Faturas antigas, porque muitas já foram pagas há muito, só não no Univents. Aí é possível, individualmente ou para linhas selecionadas (no máximo 50):

• Autorizar para aviso — depois, a fatura pode ser avisada; cada aviso é enviado manualmente. As faturas antigas autorizadas nunca são avisadas automaticamente.
• Marcar como paga — para faturas pagas há muito. Por predefinição, o cliente não recebe nenhuma confirmação de pagamento e a fatura não é transferida para a contabilidade (Lexware, sevdesk, bexio, BuchhaltungsButler) — o que está certo se já tiver sido lançada aí há muito. Ambas as opções podem ser ativadas com uma caixa de seleção. Não é registado nenhum pagamento. As automatizações ativas com o acionador «Fatura paga» executam-se na mesma para cada fatura marcada; o diálogo indica quantas são.
• Retirar dos avisos de pagamento — a fatura recebe um bloqueio de avisos com o motivo «Fatura antiga resolvida».

Lembrete de pagamento automático

Em Definições → Documentos → Avisos de pagamento existe o interruptor Enviar Lembrete de pagamento automaticamente. Está desligado por predefinição e tem de ser ligado uma vez. A partir daí, o Univents envia todas as manhãs o Lembrete de pagamento (apenas fase 1) para novos casos — mas só para faturas cuja data de lembrete seja posterior à ativação. O que estava vencido antes, as faturas antigas e as duas fases seguintes continuam a seguir apenas com um clique. A definição mostra desde quando a automatização está ativa.

Se existir também uma automatização com o acionador «Fatura em atraso» que envie um e-mail, o cliente recebe duas mensagens sobre a mesma fatura — a definição avisa disso.

Como era antes

A possibilidade anterior de definir «Enviar lembretes» e «Lembrete para» na fatura, bem como a tarefa interna de seguimento, deixou de existir. Para fazer seguimento internamente, usam-se o resumo, o aviso no painel ou uma automatização «Fatura em atraso → Criar tarefa».

Assistente de IA

O assistente de IA pode operar os avisos de pagamento: ler o resumo, alterar definições, criar rascunhos, definir bloqueios de avisos, autorizar faturas antigas. Enviar e autorizar nunca acontece sem confirmação expressa no chat.

Perguntas frequentes

Porque é que a fatura em atraso não aparece em «Para avisar»? Normalmente, é uma fatura antiga (vencida antes da data de corte), está bloqueada, o primeiro limite ainda não foi atingido ou a fatura está paga ou creditada. O cartão na fatura indica o motivo.

Uma fatura foi corrigida — como é feito o aviso? A fatura corrigida inicia uma nova cadeia de avisos; a antiga deixa de contar.

O cliente vê o aviso no portal do cliente? Não, os avisos seguem por e-mail e PDF.

E se nem o Último aviso de pagamento surtir efeito? Nesse caso, a fatura fica em Esgotadas. A cobrança de dívidas ou o processo judicial de cobrança decorrem fora do Univents.