Mahnwesen: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und Letzte Mahnung

Mit dem Mahnwesen erinnerst und mahnst du überfällige Rechnungen in drei festen Stufen: Zahlungserinnerung → 1. Mahnung → Letzte Mahnung. Jede Mahnung ist ein eigenes Dokument mit eigenem PDF und eigener Mail an deinen Kunden. Univents schlägt vor, was fällig ist — gesendet wird mit einem Klick.

Wo du es findest

• Übersicht: Finanzdokumente → Mahnwesen. Oben steht, wie viele Rechnungen offen sind und welche Summe sie ausmachen.
• Einstellungen: Einstellungen → Dokumente → Mahnwesen.
• An der Rechnung: Im Rechnungs-Editor zeigt die Karte Mahnungen die Historie und bietet Mahnung erstellen an.
• Im Dashboard: Sind Rechnungen mahnfällig, steht dort ein Hinweis mit Link zur Übersicht.

Du musst nichts einschalten: Das Mahnwesen ist in allen Workspaces ab dem Tarif Core aktiv. Unter Core siehst du stattdessen einen Hinweis zum Tarif. Wechselst du später unter Core, bleiben vorhandene Mahnungen lesbar — neue Mahnungen und der Versand sind dann gesperrt.

Ansehen darf das Mahnwesen jeder mit Zugriff auf Finanzen; einstellen, senden, sperren und freigeben darf, wer Finanzen bearbeiten darf.

Die Übersicht: fünf Reiter

Gemahnt wird der Restbetrag: Rechnungsbetrag minus Zahlungen und minus aktive Teil-Gutschriften. Ist die Rechnung bezahlt, gutgeschrieben oder storniert, taucht sie nirgends mehr auf. Jede Zahlung — per Zahlungslink, Bank-Import, manuell oder aus der Buchhaltung — beendet die Mahnkette.

Die drei Stufen einstellen

Unter Einstellungen → Dokumente → Mahnwesen legst du je Stufe fest:

Bei den Standardwerten ist die Zahlungserinnerung 7 Tage, die 1. Mahnung 21 Tage und die Letzte Mahnung 35 Tage nach Fälligkeit dran. Eine Stufe ist nur dann fällig, wenn auch die Frist der vorigen Mahnung abgelaufen ist. Für Workspaces in der Schweiz sind alle Gebühren zunächst 0 €.

Außerdem gibt es:

• Verzugszinsen berechnen (ab 1. Mahnung) mit eigenem Zinssatz. Univents nennt dir den üblichen Satz für Geschäftskunden in deinem Land als Orientierung.
• 40-€-Verzugspauschale (nur Geschäftskunden)
• Rechnung als PDF mitschicken — die Mahnung selbst hängt immer an, die Rechnung zusätzlich, wenn der Schalter an ist.
• Zahlungserinnerung automatisch senden (siehe unten).

Gebühr, Zinsen und Pauschale

Jede Mahnung zeigt eine Gesamtforderung: offener Betrag + Gebühren früherer Mahnungen + Gebühr dieser Stufe + Zinsen + Pauschale. Gebühr, Zinsen und Pauschale sind kein Umsatz und tragen keine Umsatzsteuer.

• Gebühren laufen mit: Die Gesamtforderung einer Folgestufe enthält die Gebühren der Vorstufen.
• Verzugszinsen gibt es erst ab der 1. Mahnung, und nur wenn du sie eingeschaltet hast. Sie werden für Geschäftskunden vorgeschlagen und rechnen vom Tag nach dem Versand der ersten Mahnung bis zum Ausstellungsdatum: Restbetrag × Satz × Tage ÷ 365. Ohne versendete Zahlungserinnerung oder Mahnung davor ist der Zins der ersten Mahnung 0. Bei Privatkunden steht der Zins auf 0; du kannst ihn im Entwurf zuschalten.
• Verzugspauschale: 40 € für Geschäftskunden, nur in Euro, einmal je Rechnung. Sie wird auf bereits verlangte Mahngebühren angerechnet — Gebühren und Pauschale zusammen betragen also höchstens 40 € oder, wenn deine Gebühren höher sind, die Summe der Gebühren. Auf der Mahnung heißt die Zeile „Verzugspauschale (abzüglich Mahngebühren)“.

Alle Beträge kannst du im Entwurf ändern, bevor die Mahnung rausgeht. Das sind Vorschläge mit vorsichtigen Standardwerten und keine Rechtsberatung — welche Gebühren und Zinsen du wirksam verlangen darfst, hängt von deinen Verträgen und deinem Land ab.

Zahlungslink und „zusätzlich zu überweisen“

Die Mahnung enthält weiterhin den Zahlungslink. Er zahlt den Rechnungsbetrag, nicht die Gebühren. Mahngebühren, Zinsen und Pauschale stehen mit deiner Bankverbindung in PDF und Mail und sind zusätzlich zu überweisen. Dafür brauchst du die Bankverbindung (IBAN) in deinen Firmendaten. Bei einer Rechnung mit Teil-Gutschrift weicht der Betrag des Links vom offenen Betrag ab — dann steht in der Mahnung kein Link.

⚠️ Offene Gebühren verfolgt Univents nicht weiter. Sobald die Rechnung bezahlt ist, endet die Mahnkette — auch wenn der Kunde die Gebühren nicht überwiesen hat. Sie erscheinen nirgends als offen.

⚠️ Bank-Import: Findet der Kontoauszug-Import die Rechnungsnummer im Verwendungszweck, ordnet er die Zahlung der Rechnung zu. Überweist ein Kunde die Gebühren allein mit der Rechnungsnummer, mindert das den Restbetrag der Rechnung; überweist er alles zusammen, wirkt es wie eine Überzahlung. Prüfe solche Zahlungen im Zahlungsabgleich.

Mahnung senden

Einzeln

1. Reiter Mahnfällig → in der Zeile Vorschau & senden.
2. Im Dialog stehen die Beträge vorbelegt und änderbar: Gebühr, neue Zahlungsfrist, Zinsen, Pauschale, Empfänger, Rechnung als PDF mitschicken und der Text auf der Mahnung. PDF-Vorschau zeigt dir genau, was der Kunde bekommt.
3. Senden. Die Zeile zeigt „Wird versendet…“ und wandert danach nach In Mahnung. Bis zum Versand lässt sich der Entwurf nicht mehr ändern. Entwurf speichern und Entwurf verwerfen gibt es ebenfalls.

Mahnst du früher als geplant, fragt dich Univents vorher einmal, ob du trotzdem jetzt mahnen willst.

Aus der Rechnung heraus geht dasselbe: Karte Mahnungen → Mahnung erstellen.

Markierte Rechnungen

Markiere Zeilen (höchstens 50) und wähle Ausgewählte senden. Univents zeigt dir Anzahl, Stufen und Gesamtforderung zur Bestätigung. Für Rechnungen ohne Entwurf legt es eine Mahnung mit den Standardwerten an; bereits bearbeitete Entwürfe gehen unverändert raus. Die Mails folgen in den nächsten Minuten.

Empfänger, E-Mail-Vorlagen und manuelle Zustellung

• Empfänger kann nur eine am Kontakt hinterlegte Adresse sein (Haupt-, Rechnungs- oder Bestell-E-Mail, Hauptansprechpartner). Eine Adresse frei einzutippen geht bewusst nicht.
• Der Mailtext kommt aus den E-Mail-Vorlagen Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und Letzte Mahnung (Einstellungen → E-Mail-Vorlagen, mehr dazu im Artikel „E-Mail-Vorlagen“). Mail und PDF gehen in der Sprache des Belegs raus und über den Absenderweg deiner Systemnachrichten.
• Hat der Kontakt Rechnungs-E-Mails abbestellt, hat keine Adresse oder soll die Mahnung per Post raus: PDF herunterladen, selbst zustellen und im Dialog oder in der Karte Als manuell zugestellt markieren. Die Stufe zählt dann als versendet; das Zustelldatum ist der Bezugstag für die nächste Stufe.

„Versand unklar“

Wird der Versand mittendrin unterbrochen, weiß Univents nicht sicher, ob die Mail angekommen ist. Um dem Kunden keine doppelte Mahnung mit Gebühr zu schicken, sendet Univents sie dann nicht von selbst erneut. Die Mahnung steht als Versand unklar da. Du entscheidest: Als zugestellt markieren, wenn sie angekommen ist, oder Erneut senden — dann kann der Kunde sie doppelt bekommen. Scheitert ein Versand dauerhaft (etwa wegen fehlender Bankverbindung, ausgeschalteter Vorlage oder gesperrtem Postfach), steht der Grund als Nicht versendet an der Mahnung.

Mahnsperre

Mit Mahnsperre (Zeile oder Karte an der Rechnung, optional mit Grund wie „Ratenzahlung vereinbart“) schlägt Univents für diese Rechnung nichts vor und sendet nichts. Die Rechnung steht unter Gesperrt, bis du Sperre aufheben wählst. Eine Sperre je Kunde gibt es nicht. Auch Anzahlungs- und Schlussrechnung mahnt Univents nicht gegeneinander ab — sperre die Rechnung, die du nicht mahnen willst.

Stichtag und Altbestand

Das Mahnwesen mahnt nie Rechnungen, die vor dem Stichtag fällig waren — das ist der Start des Mahnwesens in deinem Workspace (bei neuen Workspaces der Tag der Anlage). Der Stichtag steht in der Übersicht und in den Einstellungen. Diese Rechnungen liegen im Reiter Altbestand, weil viele davon längst bezahlt sind, nur nicht in Univents. Dort kannst du, einzeln oder für markierte Zeilen (höchstens 50):

• Zum Mahnen freigeben — danach lässt sich die Rechnung mahnen, jede Mahnung sendest du selbst. Freigegebener Altbestand wird nie automatisch gemahnt.
• Als bezahlt markieren — für Rechnungen, die längst bezahlt sind. Standardmäßig bekommt der Kunde keine Zahlungsbestätigung, und die Rechnung wird nicht an deine Buchhaltung übertragen (Lexware, sevdesk, bexio, BuchhaltungsButler) — richtig, wenn du sie dort längst gebucht hast. Beides kannst du per Häkchen zuschalten. Eine Zahlung wird dabei nicht gebucht. Aktive Automatisierungen mit dem Auslöser „Rechnung bezahlt“ laufen trotzdem für jede markierte Rechnung; der Dialog nennt dir ihre Anzahl.
• Aus dem Mahnwesen nehmen — die Rechnung bekommt eine Mahnsperre mit dem Grund „Altbestand erledigt“.

Automatische Zahlungserinnerung

Unter Einstellungen → Dokumente → Mahnwesen gibt es den Schalter Zahlungserinnerung automatisch senden. Er ist standardmäßig aus und muss einmal eingeschaltet werden. Dann versendet Univents jeden Morgen die Zahlungserinnerung (nur Stufe 1) für neue Fälle — aber nur für Rechnungen, deren Erinnerungstermin ab dem Einschalten liegt. Früher Fälliges, Altbestand und die beiden Mahnstufen gehen weiter nur per Klick raus. Die Einstellung zeigt, seit wann die Automatik aktiv ist.

Hast du außerdem eine Automatisierung mit dem Auslöser „Rechnung überfällig“, die eine E-Mail sendet, bekommt dein Kunde zwei Nachrichten zur selben Rechnung — die Einstellung warnt dich davor.

Das war früher anders

Die bisherige Möglichkeit, an der Rechnung „Erinnerungen senden“ und „Erinnerung an“ einzustellen, und die interne Nachfass-Aufgabe gibt es nicht mehr. Wer intern nachhaken will, nutzt die Übersicht, den Dashboard-Hinweis oder eine Automatisierung „Rechnung überfällig → Aufgabe anlegen“.

KI-Assistent

Der KI-Assistent kann das Mahnwesen bedienen: Übersicht lesen, Einstellungen ändern, Entwürfe anlegen, Mahnsperren setzen, Altbestand freigeben. Senden und Freigeben passiert nie ohne deine ausdrückliche Bestätigung im Chat.

Häufige Fragen

Warum steht meine überfällige Rechnung nicht unter „Mahnfällig“? Meist ist sie Altbestand (vor dem Stichtag fällig), gesperrt, die erste Schwelle ist noch nicht erreicht oder die Rechnung ist bezahlt bzw. gutgeschrieben. Die Karte an der Rechnung nennt den Grund.

Eine Rechnung wurde korrigiert — wie wird gemahnt? Die korrigierte Rechnung beginnt eine neue Mahnkette; die alte fällt heraus.

Sieht der Kunde die Mahnung im Kundenportal? Nein, Mahnungen gehen per Mail und PDF.

Was, wenn auch die Letzte Mahnung nichts bewirkt? Dann steht die Rechnung unter Ausgemahnt. Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren laufen außerhalb von Univents.