Solleciti: Promemoria di pagamento, Promemoria di pagamento 2 e Ultimo sollecito

Con i Solleciti ricordi e sollecìti le fatture scadute in tre fasi fisse: Promemoria di pagamento → Promemoria di pagamento 2 → Ultimo sollecito. Ogni sollecito è un documento a sé, con un proprio PDF e una propria e-mail al tuo cliente. Univents ti propone ciò che è in scadenza: l’invio richiede un solo clic.

Dove trovarlo

• Panoramica: Documenti finanziari → Solleciti. In alto vedi quante fatture sono aperte e a quanto ammontano in totale.
• Impostazioni: Impostazioni → Documenti → Solleciti.
• Nella fattura: nell’editor delle fatture il riquadro Solleciti mostra la cronologia e offre Crea sollecito.
• Nella dashboard: se ci sono fatture da sollecitare, compare un avviso con un link alla panoramica.

Non devi attivare nulla: i solleciti sono attivi in tutti i workspace dal piano Core in su. Nei piani inferiori a Core vedi invece un avviso sul piano. Se in seguito passi a un piano inferiore a Core, i solleciti esistenti restano consultabili, mentre la creazione di nuovi solleciti e l’invio vengono bloccati.

Può consultare i solleciti chiunque abbia accesso alle finanze; configurare, inviare, bloccare e sbloccare può solo chi ha l’autorizzazione a modificare le finanze.

La panoramica: cinque schede

Il sollecito riguarda l’Importo residuo: importo della fattura meno i pagamenti e meno le note di credito parziali attive. Quando la fattura è pagata, stornata o compensata da una nota di credito, non compare più da nessuna parte. Qualsiasi pagamento, tramite link di pagamento, importazione bancaria, manualmente o dalla contabilità, interrompe la catena di solleciti.

Impostare le tre fasi

In Impostazioni → Documenti → Solleciti definisci per ogni fase:

Con i valori predefiniti, il Promemoria di pagamento scatta 7 giorni dopo la scadenza, il Promemoria di pagamento 2 dopo 21 giorni e l’Ultimo sollecito dopo 35 giorni. Una fase scatta solo se è scaduto anche il termine del sollecito precedente. Per i workspace in Svizzera tutte le penali sono inizialmente pari a 0 €.

Inoltre sono disponibili:

• Calcola interessi di mora (dal Promemoria di pagamento 2) con un tasso di interesse dedicato. Univents ti indica come riferimento il tasso usuale per i clienti business nel tuo paese.
• Importo forfettario di mora da 40 € (solo clienti business)
• Allega la fattura in PDF: il sollecito è sempre allegato, la fattura si aggiunge se l’opzione è attiva.
• Invia automaticamente il promemoria di pagamento (vedi sotto).

Penale, interessi e importo forfettario

Ogni sollecito mostra un Importo totale dovuto: importo aperto + penali dei solleciti precedenti + penale di questa fase + interessi + importo forfettario. Penale, interessi e importo forfettario non costituiscono ricavo e non sono soggetti a IVA.

• Le penali si sommano: l’importo totale dovuto di una fase successiva comprende le penali delle fasi precedenti.
• Gli interessi di mora si applicano solo a partire dal Promemoria di pagamento 2 e solo se li hai attivati. Vengono proposti per i clienti business e decorrono dal giorno successivo all’invio del primo sollecito fino alla data di emissione: importo residuo × tasso × giorni ÷ 365. Senza un promemoria di pagamento o un sollecito inviato in precedenza, l’interesse del Promemoria di pagamento 2 è 0. Per i clienti privati l’interesse è impostato su 0; puoi attivarlo nella bozza.
• Importo forfettario di mora: 40 € per i clienti business, solo in euro, una volta per fattura. Viene imputato alle penali di sollecito già richieste: penali e importo forfettario insieme ammontano quindi al massimo a 40 € oppure, se le tue penali sono più alte, alla somma delle penali. Nel sollecito la riga si chiama «Importo forfettario di mora (al netto delle penali di sollecito)».

Prima dell’invio del sollecito puoi modificare tutti gli importi nella bozza. Si tratta di proposte con valori standard prudenti e non di consulenza legale: quali penali e interessi puoi richiedere validamente dipende dai tuoi contratti e dal tuo paese.

Link di pagamento e «da bonificare in aggiunta»

Il sollecito continua a contenere il link di pagamento. Il link salda l’Importo fatture, non le penali. Penali di sollecito, interessi e importo forfettario compaiono con le tue coordinate bancarie nel PDF e nell’e-mail e sono da bonificare in aggiunta. A tal fine servono le coordinate bancarie (IBAN) nei dati della tua azienda. Se la fattura ha una nota di credito parziale, l’importo del link differisce dall’importo aperto: in tal caso il sollecito non contiene alcun link.

⚠️ Univents non persegue le penali rimaste aperte. Non appena la fattura è pagata, la catena di solleciti si interrompe, anche se il cliente non ha bonificato le penali. Queste non risultano da nessuna parte come aperte.

⚠️ Importazione bancaria: se l’importazione dell’estratto conto trova il numero di fattura nella causale, abbina il pagamento alla fattura. Se un cliente bonifica le sole penali indicando il numero di fattura, l’importo residuo della fattura si riduce; se bonifica tutto insieme, l’operazione appare come un pagamento in eccesso. Controlla questi pagamenti nella riconciliazione dei pagamenti.

Inviare un sollecito

Singolarmente

1. Scheda Da sollecitare → nella riga Anteprima e invia.
2. Nella finestra gli importi sono precompilati e modificabili: penale, nuovo termine di pagamento, interessi, importo forfettario, destinatario, Allega la fattura in PDF e il testo del sollecito. Anteprima PDF mostra esattamente ciò che riceverà il cliente.
3. Invia. La riga mostra «Invio in corso…» e poi passa a In sollecito. Dopo l’invio la bozza non è più modificabile. Sono disponibili anche Salva bozza e Scarta bozza.

Se sollecìti prima del previsto, Univents ti chiede una volta se vuoi sollecitare comunque ora.

Dalla fattura stessa si procede allo stesso modo: riquadro Solleciti → Crea sollecito.

Fatture selezionate

Seleziona le righe (al massimo 50) e scegli Invia selezionate. Univents ti mostra numero, fasi e importo totale dovuto da confermare. Per le fatture senza bozza crea un sollecito con i valori standard; le bozze già modificate partono invariate. Le e-mail seguono nei minuti successivi.

Destinatario, modelli e-mail e consegna manuale

• Come destinatario puoi scegliere solo un indirizzo memorizzato nel contatto (e-mail principale, di fatturazione o d’ordine, referente principale). Digitare liberamente un indirizzo non è consentito, per scelta.
• Il testo dell’e-mail proviene dai modelli e-mail Promemoria di pagamento, Promemoria di pagamento 2 e Ultimo sollecito (Impostazioni → Modelli e-mail; maggiori dettagli nell’articolo «Modelli e-mail»). E-mail e PDF partono nella lingua del documento e attraverso il canale mittente dei tuoi messaggi di sistema.
• Se il contatto ha annullato l’iscrizione alle e-mail di fatturazione, non ha un indirizzo o il sollecito deve partire per posta: Scarica PDF, consegnalo tu stesso e, nella finestra o nel riquadro, usa Segna come consegnato manualmente. La fase conta quindi come inviata; la data di consegna è il giorno di riferimento per la fase successiva.

«Invio incerto»

Se l’invio viene interrotto a metà, Univents non sa con certezza se l’e-mail sia arrivata. Per non mandare al cliente un doppio sollecito con penale, Univents non lo reinvia automaticamente. Il sollecito risulta come Invio incerto. Decidi tu: Segna come consegnato se è arrivato, oppure Invia di nuovo: in tal caso il cliente potrebbe riceverlo due volte. Se un invio fallisce in modo definitivo (ad esempio per coordinate bancarie mancanti, modello disattivato o posta in arrivo bloccata), il motivo compare nel sollecito come Non inviato.

Blocco solleciti

Con Blocco solleciti (riga o riquadro della fattura, facoltativamente con un motivo come «Pagamento rateale concordato») Univents non propone né invia nulla per questa fattura. La fattura resta in Bloccate finché non scegli Rimuovi blocco. Non esiste un blocco per cliente. Inoltre Univents non compensa tra loro fattura di acconto e fattura finale: blocca la fattura che non vuoi sollecitare.

Data di riferimento e arretrato

I solleciti non riguardano mai le fatture scadute prima della data di riferimento, cioè l’avvio dei solleciti nel tuo workspace (per i workspace nuovi, il giorno della creazione). La data di riferimento è indicata nella panoramica e nelle impostazioni. Queste fatture si trovano nella scheda Arretrato, perché molte sono state pagate da tempo, solo non in Univents. Qui puoi, singolarmente o per le righe selezionate (al massimo 50):

• Sblocca per i solleciti: da quel momento la fattura può essere sollecitata, ma ogni sollecito lo invii tu. L’arretrato sbloccato non viene mai sollecitato automaticamente.
• Segna come pagata: per le fatture pagate da tempo. Per impostazione predefinita il cliente non riceve alcuna conferma di pagamento e la fattura non viene trasferita alla tua contabilità (Lexware, sevdesk, bexio, BuchhaltungsButler): giusto se l’hai già registrata lì da tempo. Puoi attivare entrambe le opzioni con una casella. Con questa azione non viene registrato alcun pagamento. Le automazioni attive con il trigger «Fattura pagata» vengono comunque eseguite per ogni fattura selezionata; la finestra ti indica quante sono.
• Escludi dai solleciti: la fattura riceve un blocco solleciti con il motivo «Arretrato chiuso».

Promemoria di pagamento automatico

In Impostazioni → Documenti → Solleciti trovi l’interruttore Invia automaticamente il promemoria di pagamento. È disattivato per impostazione predefinita e va attivato una volta. Da quel momento Univents invia ogni mattina il promemoria di pagamento (solo fase 1) per i nuovi casi, ma solo per le fatture la cui data di promemoria cade dopo l’attivazione. Le scadenze precedenti, l’arretrato e le altre due fasi di sollecito continuano a partire solo con un clic. L’impostazione indica da quando l’automatismo è attivo.

Se hai inoltre un’automazione con il trigger «Fattura scaduta» che invia un’e-mail, il tuo cliente riceverà due messaggi per la stessa fattura: l’impostazione ti avvisa di questo.

Cosa è cambiato rispetto a prima

La possibilità di impostare nella fattura «Invia promemoria» e «Promemoria a», così come l’attività interna di follow-up, non esiste più. Se vuoi fare un follow-up interno, usa la panoramica, l’avviso nella dashboard oppure un’automazione «Fattura scaduta → Crea attività».

Assistente IA

L’assistente IA può gestire i solleciti: leggere la panoramica, modificare le impostazioni, creare bozze, impostare blocchi solleciti, sbloccare l’arretrato. L’invio e lo sblocco non avvengono mai senza la tua conferma esplicita nella chat.

Domande frequenti

Perché la mia fattura scaduta non compare in «Da sollecitare»? Di solito è un arretrato (scaduta prima della data di riferimento), è bloccata, la prima soglia non è ancora stata raggiunta oppure la fattura è pagata o compensata da una nota di credito. Il riquadro nella fattura indica il motivo.

Una fattura è stata corretta: come si sollecita? La fattura corretta avvia una nuova catena di solleciti; quella vecchia ne esce.

Il cliente vede il sollecito nel portale clienti? No, i solleciti arrivano per e-mail e in PDF.

Cosa succede se anche l’Ultimo sollecito non produce effetti? In tal caso la fattura passa in Solleciti esauriti. Il recupero crediti o il procedimento d’ingiunzione avvengono al di fuori di Univents.