Relances : Rappel de paiement, Relance de paiement 2 et Dernière relance

Avec les Relances, vous rappelez à l'ordre et relancez les factures en retard selon trois niveaux fixes : Rappel de paiement → Relance de paiement 2 → Dernière relance. Chaque relance est un document à part entière, avec son propre PDF et son propre e-mail adressé à votre client. Univents vous propose ce qui est dû — l'envoi se fait en un clic.

Où le trouver

• Aperçu : Documents financiers → Relances. En haut s'affichent le nombre de factures ouvertes et leur montant total.
• Paramètres : Paramètres → Documents → Relances.
• Sur la facture : dans l'éditeur de factures, la carte Relances affiche l'historique et propose Créer une relance.
• Dans le tableau de bord : lorsque des factures sont à relancer, un message avec un lien vers l'aperçu s'affiche.

Vous n'avez rien à activer : les relances sont actives dans tous les workspaces à partir de l'offre Core. Avec une offre inférieure à Core, un message sur l'offre s'affiche à la place. Si vous passez plus tard sous Core, les relances existantes restent consultables — les nouvelles relances et l'envoi sont alors bloqués.

Toute personne ayant accès aux finances peut consulter les relances ; seules les personnes autorisées à modifier les finances peuvent les paramétrer, les envoyer, les bloquer et les débloquer.

L'aperçu : cinq onglets

C'est le solde qui est relancé : montant facturé moins les paiements et moins les avoirs partiels actifs. Dès que la facture est payée, créditée ou annulée, elle n'apparaît plus nulle part. Tout paiement — par lien de paiement, import bancaire, saisie manuelle ou depuis la comptabilité — met fin à la chaîne de relances.

Régler les trois niveaux

Sous Paramètres → Documents → Relances, vous définissez pour chaque niveau :

Avec les valeurs par défaut, le rappel de paiement intervient 7 jours, la relance de paiement 2 21 jours et la dernière relance 35 jours après l'échéance. Un niveau n'est dû que lorsque le délai de la relance précédente est également écoulé. Pour les workspaces en Suisse, tous les frais sont d'abord à 0 €.

Vous disposez en outre de :

• Calculer les intérêts de retard (à partir de la relance de paiement 2) avec son propre taux d'intérêt. À titre d'indication, Univents vous indique le taux usuel pour les clients professionnels dans votre pays.
• Forfait de retard de 40 € (clients professionnels uniquement)
• Joindre la facture en PDF — la relance elle-même est toujours jointe, la facture l'est en plus lorsque cette option est activée.
• Envoyer automatiquement le rappel de paiement (voir ci-dessous).

Frais, intérêts et forfait

Chaque relance affiche une créance totale : montant dû + frais des relances précédentes + frais de ce niveau + intérêts + forfait. Les frais, les intérêts et le forfait ne constituent pas du chiffre d'affaires et ne sont pas soumis à la TVA.

• Les frais s'additionnent : la créance totale d'un niveau suivant inclut les frais des niveaux précédents.
• Les intérêts de retard n'existent qu'à partir de la relance de paiement 2, et seulement si vous les avez activés. Ils sont proposés pour les clients professionnels et se calculent à partir du jour suivant l'envoi de la première relance jusqu'à la date d'émission : solde × taux × nombre de jours ÷ 365. Sans rappel de paiement ou relance envoyé auparavant, les intérêts de la première relance sont de 0. Pour les clients particuliers, les intérêts sont à 0 ; vous pouvez les activer dans le brouillon.
• Forfait de retard : 40 € pour les clients professionnels, en euros uniquement, une fois par facture. Il est imputé sur les frais de relance déjà réclamés — les frais et le forfait réunis s'élèvent donc au maximum à 40 € ou, si vos frais sont plus élevés, à la somme des frais. Sur la relance, la ligne s'intitule « Forfait de retard (déduction faite des frais de relance) ».

Vous pouvez modifier tous les montants dans le brouillon avant l'envoi de la relance. Il s'agit de propositions avec des valeurs par défaut prudentes et non d'un conseil juridique — les frais et intérêts que vous pouvez valablement réclamer dépendent de vos contrats et de votre pays.

Lien de paiement et « à virer en supplément »

La relance contient toujours le lien de paiement. Il règle le montant facturé, pas les frais. Les frais de relance, les intérêts et le forfait figurent avec vos coordonnées bancaires dans le PDF et l'e-mail et sont à virer en supplément. Pour cela, vous avez besoin de vos coordonnées bancaires (IBAN) dans les données de votre entreprise. Pour une facture avec avoir partiel, le montant du lien diffère du montant dû — la relance ne contient alors pas de lien.

⚠️ Univents ne suit pas les frais restant dus. Dès que la facture est payée, la chaîne de relances prend fin — même si le client n'a pas viré les frais. Ils n'apparaissent nulle part comme ouverts.

⚠️ Import bancaire : si l'import des relevés bancaires trouve le numéro de facture dans le libellé du virement, il affecte le paiement à la facture. Si un client vire les frais seuls en indiquant le numéro de facture, cela diminue le solde de la facture ; s'il vire le tout ensemble, cela équivaut à un trop-perçu. Vérifiez ces paiements dans le rapprochement des paiements.

Envoyer une relance

Une par une

1. Onglet À relancer → dans la ligne, Aperçu et envoi.
2. Dans la boîte de dialogue, les montants sont préremplis et modifiables : frais, nouveau délai de paiement, intérêts, forfait, destinataire, Joindre la facture en PDF et le texte de la relance. Aperçu du PDF vous montre exactement ce que le client reçoit.
3. Envoyer. La ligne affiche « Envoi en cours… » puis passe dans En relance. Une fois l'envoi lancé, le brouillon ne peut plus être modifié. Enregistrer le brouillon et Supprimer le brouillon sont également disponibles.

Si vous relancez plus tôt que prévu, Univents vous demande une fois si vous souhaitez relancer quand même maintenant.

Depuis la facture, c'est identique : carte Relances → Créer une relance.

Factures sélectionnées

Sélectionnez des lignes (50 au maximum) et choisissez Envoyer la sélection. Univents affiche le nombre, les niveaux et la créance totale pour confirmation. Pour les factures sans brouillon, il crée une relance avec les valeurs par défaut ; les brouillons déjà modifiés partent tels quels. Les e-mails suivent dans les prochaines minutes.

Destinataire, Modèles d'e-mail et remise manuelle

• Le destinataire ne peut être qu'une adresse enregistrée sur le contact (e-mail principal, de facturation ou de commande, interlocuteur principal). Il n'est volontairement pas possible de saisir une adresse librement.
• Le texte de l'e-mail provient des modèles d'e-mail Rappel de paiement, Relance de paiement 2 et Dernière relance (Paramètres → Modèles d'e-mail, plus de détails dans l'article « Modèles d'e-mail »). L'e-mail et le PDF sont envoyés dans la langue du document et via le canal d'expédition de vos messages système.
• Si le contact s'est désabonné des e-mails de facturation, n'a pas d'adresse ou si la relance doit partir par courrier postal : Télécharger le PDF, remettez-le vous-même et utilisez Marquer comme remis manuellement dans la boîte de dialogue ou dans la carte. Le niveau compte alors comme envoyé ; la date de remise sert de jour de référence pour le niveau suivant.

« Envoi incertain »

Si l'envoi est interrompu en cours de route, Univents ne sait pas avec certitude si l'e-mail est arrivé. Pour ne pas envoyer à votre client une relance en double avec des frais, Univents ne la renvoie alors pas de lui-même. La relance apparaît comme Envoi incertain. Vous décidez : Marquer comme remis si elle est arrivée, ou Renvoyer — le client peut alors la recevoir deux fois. Si un envoi échoue définitivement (par exemple en raison de coordonnées bancaires manquantes, d'un modèle désactivé ou d'une boîte de réception bloquée), le motif s'affiche sur la relance sous Non envoyée.

Blocage des relances

Avec Blocage des relances (dans la ligne ou la carte de la facture, éventuellement avec un motif tel que « paiement échelonné convenu »), Univents ne propose et n'envoie rien pour cette facture. La facture reste sous Bloquées jusqu'à ce que vous choisissiez Lever le blocage. Il n'existe pas de blocage par client. Univents ne relance pas non plus une facture d'acompte contre une facture finale — bloquez la facture que vous ne souhaitez pas relancer.

Date butoir et anciennes factures

Les relances ne s'appliquent jamais aux factures échues avant la date butoir — c'est-à-dire le démarrage des relances dans votre workspace (pour les nouveaux workspaces, le jour de leur création). La date butoir figure dans l'aperçu et dans les paramètres. Ces factures se trouvent dans l'onglet Anciennes factures, car beaucoup d'entre elles sont payées depuis longtemps, mais pas dans Univents. Vous pouvez y effectuer, une par une ou pour des lignes sélectionnées (50 au maximum) :

• Autoriser la relance — la facture peut ensuite être relancée, et vous envoyez vous-même chaque relance. Les anciennes factures autorisées ne sont jamais relancées automatiquement.
• Marquer comme payé — pour les factures payées depuis longtemps. Par défaut, le client ne reçoit aucune confirmation de paiement, et la facture n'est pas transférée vers votre comptabilité (Lexware, sevdesk, bexio, BuchhaltungsButler) — ce qui convient si vous l'y avez déjà comptabilisée depuis longtemps. Vous pouvez activer l'un ou l'autre en cochant la case. Aucun paiement n'est enregistré. Les automatisations actives avec le déclencheur « Facture payée » s'exécutent malgré tout pour chaque facture sélectionnée ; la boîte de dialogue vous indique leur nombre.
• Retirer des relances — la facture reçoit un blocage des relances avec le motif « Ancienne facture réglée ».

Rappel de paiement automatique

Sous Paramètres → Documents → Relances, vous trouverez l'option Envoyer automatiquement le rappel de paiement. Elle est désactivée par défaut et doit être activée une fois. Univents envoie alors chaque matin le rappel de paiement (niveau 1 uniquement) pour les nouveaux cas — mais seulement pour les factures dont la date de rappel est postérieure à l'activation. Les échéances antérieures, les anciennes factures et les deux autres niveaux de relance ne partent toujours que sur un clic de votre part. Le paramètre indique depuis quand l'automatisme est actif.

Si vous avez en outre une automatisation avec le déclencheur « Facture en retard » qui envoie un e-mail, votre client reçoit deux messages pour la même facture — le paramètre vous en avertit.

Ce qui était différent auparavant

L'ancienne possibilité de régler « Envoyer des rappels » et « Envoyer le rappel à » sur la facture, ainsi que la tâche interne de suivi, n'existent plus. Pour relancer en interne, utilisez l'aperçu, le message du tableau de bord ou une automatisation « Facture en retard → Créer une tâche ».

Assistant IA

L'assistant IA peut piloter les relances : consulter l'aperçu, modifier les paramètres, créer des brouillons, poser des blocages, autoriser les anciennes factures. L'envoi et l'autorisation ne se font jamais sans votre confirmation explicite dans le chat.

Questions fréquentes

Pourquoi ma facture en retard ne figure-t-elle pas sous « À relancer » ? Le plus souvent, il s'agit d'une ancienne facture (échue avant la date butoir), bloquée, dont le premier seuil n'est pas encore atteint, ou payée ou créditée. La carte sur la facture en indique le motif.

Une facture a été corrigée — comment la relancer ? La facture corrigée démarre une nouvelle chaîne de relances ; l'ancienne en est exclue.

Le client voit-il la relance dans le portail client ? Non, les relances sont envoyées par e-mail et en PDF.

Que se passe-t-il si même la dernière relance reste sans effet ? La facture figure alors sous Relances épuisées. Le recouvrement ou la procédure judiciaire se déroulent en dehors d'Univents.