Reclamaciones: Recordatorio de pago, Recordatorio de pago 2 y Última reclamación

Con Reclamaciones recuerdas y reclamas facturas vencidas en tres fases fijas: Recordatorio de pago → Recordatorio de pago 2 → Última reclamación. Cada recordatorio de pago es un documento propio, con su propio PDF y su propio correo a tu cliente. Univents te propone lo que toca; se envía con un clic.

Dónde encontrarlo

• Resumen: Documentos financieros → Reclamaciones. Arriba ves cuántas facturas están abiertas y a cuánto asciende la suma.
• Ajustes: Ajustes → Documentos → Reclamaciones.
• En la factura: en el editor de facturas, la tarjeta Recordatorios de pago muestra el historial y ofrece Crear recordatorio de pago.
• En el dashboard: si hay facturas pendientes de reclamar, aparece un aviso con un enlace al resumen.

No tienes que activar nada: Reclamaciones está activo en todos los workspaces a partir del plan Core. Con un plan inferior a Core verás, en su lugar, un aviso sobre el plan. Si más adelante pasas a un plan inferior a Core, los recordatorios de pago existentes siguen siendo legibles; los nuevos y el envío quedan bloqueados.

Puede ver Reclamaciones cualquier persona con acceso a finanzas; configurar, enviar, bloquear y liberar solo puede quien tenga permiso para editar finanzas.

El resumen: cinco pestañas

Se reclama el Importe restante: importe facturado menos pagos y menos notas de crédito parciales activas. Si la factura está pagada, abonada con una nota de crédito o anulada, ya no aparece en ningún sitio. Cualquier pago —mediante enlace de pago, importación bancaria, manualmente o desde la contabilidad— pone fin a la cadena de reclamación.

Configurar las tres fases

En Ajustes → Documentos → Reclamaciones defines para cada fase:

Con los valores predeterminados, el Recordatorio de pago toca a los 7 días del vencimiento, el Recordatorio de pago 2 a los 21 días y la Última reclamación a los 35. Una fase solo toca cuando también ha vencido el plazo del recordatorio de pago anterior. En los workspaces de Suiza, todos los cargos son inicialmente de 0 €.

Además, hay estas opciones:

• Calcular intereses de demora (a partir del Recordatorio de pago 2) con su propio tipo de interés. Univents te indica, como orientación, el tipo habitual para clientes empresa en tu país.
• Importe fijo por demora de 40 € (solo clientes empresa)
• Adjuntar la factura en PDF: el propio recordatorio de pago siempre va adjunto; la factura, además, si esta opción está activada.
• Enviar recordatorio de pago automáticamente (ver más abajo).

Cargo, intereses e importe fijo

Cada recordatorio de pago muestra un Importe total reclamado: importe pendiente + cargos de recordatorios anteriores + cargo de esta fase + intereses + importe fijo. El cargo, los intereses y el importe fijo no son ingresos y no llevan IVA.

• Los cargos se acumulan: el importe total reclamado de una fase posterior incluye los cargos de las fases anteriores.
• Los intereses de demora solo se aplican a partir del Recordatorio de pago 2 y únicamente si los has activado. Se proponen para clientes empresa y se calculan desde el día siguiente al envío del primer recordatorio hasta la fecha de emisión: importe restante × tipo × días ÷ 365. Si no se ha enviado antes ningún recordatorio de pago, el interés del primer recordatorio es 0. En clientes particulares el interés está en 0; puedes activarlo en el borrador.
• Importe fijo por demora: 40 € para clientes empresa, solo en euros, una vez por factura. Se descuenta de los cargos de reclamación ya exigidos: cargos e importe fijo juntos suman, como máximo, 40 € o, si tus cargos son superiores, la suma de los cargos. En el recordatorio de pago, la línea se llama «Importe fijo por demora (menos cargos de reclamación)».

Puedes modificar todos los importes en el borrador antes de que el recordatorio de pago salga. Son propuestas con valores predeterminados prudentes y no constituyen asesoramiento jurídico: los cargos e intereses que puedes exigir válidamente dependen de tus contratos y de tu país.

Enlace de pago y «a transferir además»

El recordatorio de pago sigue incluyendo el enlace de pago. Con él se paga el Importe facturado, no los cargos. Los cargos de reclamación, los intereses y el importe fijo figuran, junto con tus datos bancarios, en el PDF y en el correo, y se deben transferir además. Para ello necesitas los datos bancarios (IBAN) en los datos de tu empresa. En una factura con nota de crédito parcial, el importe del enlace difiere del importe pendiente; en ese caso el recordatorio de pago no incluye enlace.

⚠️ Univents no hace seguimiento de los cargos pendientes. En cuanto la factura se paga, la cadena de reclamación termina, aunque el cliente no haya transferido los cargos. No aparecen como pendientes en ningún sitio.

⚠️ Importación bancaria: si la importación del extracto bancario encuentra el número de factura en el concepto, asigna el pago a la factura. Si un cliente transfiere solo los cargos indicando el número de factura, eso reduce el importe restante de la factura; si transfiere todo junto, se interpreta como un pago en exceso. Revisa esos pagos en la conciliación de pagos.

Enviar un recordatorio de pago

Uno a uno

1. Pestaña Por reclamar → en la fila, Vista previa y enviar.
2. En el cuadro de diálogo, los importes aparecen rellenados y se pueden modificar: cargo, nuevo plazo de pago, intereses, importe fijo, destinatario, Adjuntar la factura en PDF y el texto del recordatorio de pago. Vista previa del PDF te muestra exactamente lo que recibirá el cliente.
3. Enviar. La fila muestra «Enviando…» y después pasa a En reclamación. Desde ese momento y hasta el envío, el borrador ya no se puede modificar. También tienes Guardar borrador y Descartar borrador.

Si reclamas antes de lo previsto, Univents te pregunta antes, una vez, si quieres reclamar ahora de todos modos.

Desde la propia factura se hace igual: tarjeta Recordatorios de pago → Crear recordatorio de pago.

Facturas seleccionadas

Selecciona filas (50 como máximo) y elige Enviar seleccionadas. Univents te muestra el número, las fases y el importe total reclamado para que lo confirmes. Para las facturas sin borrador crea un recordatorio de pago con los valores predeterminados; los borradores ya editados salen sin cambios. Los correos se envían en los minutos siguientes.

Destinatario, plantillas de correo y entrega manual

• El destinatario solo puede ser una dirección guardada en el contacto (correo principal, de facturación o de pedidos, persona de contacto principal). No se puede escribir una dirección libremente, y es a propósito.
• El texto del correo procede de las plantillas de correo Recordatorio de pago, Recordatorio de pago 2 y Última reclamación (Ajustes → Plantillas de correo; encontrarás más información en el artículo «Plantillas de correo»). El correo y el PDF salen en el idioma del documento y por la vía de envío de tus mensajes del sistema.
• Si el contacto se ha dado de baja de los correos de facturas, no tiene dirección o el recordatorio de pago debe enviarse por correo postal: Descargar PDF, entrégalo tú mismo y pulsa Marcar como entregado manualmente en el cuadro de diálogo o en la tarjeta. La fase cuenta entonces como enviada; la fecha de entrega es el día de referencia para la siguiente fase.

«Envío incierto»

Si el envío se interrumpe a mitad de proceso, Univents no sabe con seguridad si el correo ha llegado. Para no enviar al cliente un recordatorio de pago duplicado con cargo, Univents no lo reenvía por su cuenta. El recordatorio de pago figura como Envío incierto. Decides tú: Marcar como entregado, si ha llegado, o Reenviar; en ese caso, el cliente podría recibirlo dos veces. Si un envío falla de forma definitiva (por ejemplo, por falta de datos bancarios, una plantilla desactivada o un buzón bloqueado), el motivo aparece en el recordatorio de pago como No enviado.

Bloqueo de reclamación

Con Bloqueo de reclamación (en la fila o en la tarjeta de la factura, opcionalmente con un motivo como «Pago a plazos acordado»), Univents no propone ni envía nada para esa factura. La factura permanece en Bloqueadas hasta que eliges Quitar bloqueo. No existe un bloqueo por cliente. Univents tampoco compensa la factura de anticipo con la factura final a efectos de reclamación: bloquea la factura que no quieras reclamar.

Fecha de corte y cartera anterior

Reclamaciones nunca reclama facturas que vencieron antes de la fecha de corte, que es el inicio de Reclamaciones en tu workspace (en los workspaces nuevos, el día de creación). La fecha de corte figura en el resumen y en los ajustes. Estas facturas están en la pestaña Cartera anterior, porque muchas de ellas están pagadas desde hace tiempo, solo que no en Univents. Allí puedes, una a una o para las filas seleccionadas (50 como máximo):

• Liberar para reclamar: después se puede reclamar la factura; cada recordatorio de pago lo envías tú. La cartera anterior liberada nunca se reclama automáticamente.
• Marcar como pagada: para facturas pagadas desde hace tiempo. Por defecto, el cliente no recibe ninguna confirmación de pago y la factura no se transfiere a tu contabilidad (Lexware, sevdesk, bexio, BuchhaltungsButler), lo cual es correcto si ya la contabilizaste allí. Puedes activar ambas opciones con una casilla. No se contabiliza ningún pago. Las automatizaciones activas con el disparador «Factura pagada» se ejecutan igualmente para cada factura marcada; el cuadro de diálogo te indica cuántas son.
• Sacar de Reclamaciones: la factura recibe un bloqueo de reclamación con el motivo «Cartera anterior resuelta».

Recordatorio de pago automático

En Ajustes → Documentos → Reclamaciones encontrarás el interruptor Enviar recordatorio de pago automáticamente. Está desactivado por defecto y hay que activarlo una vez. Entonces Univents envía cada mañana el Recordatorio de pago (solo fase 1) para los casos nuevos, pero solo para facturas cuya fecha de recordatorio sea posterior a la activación. Lo vencido con anterioridad, la cartera anterior y las dos fases siguientes siguen saliendo únicamente con un clic. El ajuste muestra desde cuándo está activa la automatización.

Si además tienes una automatización con el disparador «Factura vencida» que envía un correo, tu cliente recibirá dos mensajes sobre la misma factura; el ajuste te avisa de ello.

Lo que antes era distinto

La posibilidad anterior de configurar en la factura «Enviar recordatorios» y «Enviar recordatorio a», así como la tarea interna de seguimiento, ya no existen. Si quieres hacer seguimiento internamente, usa el resumen, el aviso del dashboard o una automatización «Factura vencida → Crear tarea».

Asistente de IA

El asistente de IA puede manejar Reclamaciones: leer el resumen, cambiar ajustes, crear borradores, poner bloqueos de reclamación y liberar cartera anterior. Enviar y liberar nunca ocurre sin tu confirmación expresa en el chat.

Preguntas frecuentes

¿Por qué mi factura vencida no aparece en «Por reclamar»? Normalmente es cartera anterior (vencida antes de la fecha de corte), está bloqueada, aún no se ha alcanzado el primer umbral o la factura está pagada o abonada. La tarjeta de la factura indica el motivo.

Se ha corregido una factura: ¿cómo se reclama? La factura corregida inicia una nueva cadena de reclamación; la antigua queda fuera.

¿Ve el cliente el recordatorio de pago en el portal de clientes? No, los recordatorios de pago se envían por correo y en PDF.

¿Y si ni siquiera la Última reclamación surte efecto? Entonces la factura aparece en Agotadas. El cobro de deudas o el procedimiento monitorio judicial se gestionan fuera de Univents.