Factuurherinnering alleen intern (met opvolgtaak)

Niet elke verlopen factuur moet meteen de klant een mail sturen. Soms wil je eerst intern navragen, bellen of iets controleren voordat er een aanmaning uitgaat. Daarom kun je een factuurherinnering nu ook alleen naar je team sturen, en Univents maakt dan automatisch een opvolgtaak aan.

Waar je het instelt

1. Open de factuur in de editor.
2. In het kopgedeelte vind je onder Herinneringen versturen de dagen-chips (bijv. 14 / 30 dagen na de vervaldatum).
3. Direct daaronder kies je bij Herinnering naar wie de herinnering krijgt:
   • Klant: de gebruikelijke betalingsherinnering per e-mail naar de klant.
   • Alleen intern: geen e-mail naar de klant; in plaats daarvan ontstaat er een opvolgtaak voor jullie.
   • Klant + intern: allebei: een mail naar de klant en een taak.

De keuze wordt direct opgeslagen. Zonder actieve keuze geldt nog steeds Klant, dus aan bestaande facturen verandert niets.

De automatische opvolgtaak

Zodra een verlopen factuur een herinneringsdrempel bereikt, maakt Univents (bij „Alleen intern” of „Klant + intern”) een taak aan:

• Titel: „Betaling opvolgen: <factuurnummer> (verschuldigd sinds <datum>)”.
• Gekoppeld aan het evenement: de taak verschijnt in het tabblad Taken van het evenement en in de overkoepelende takenlijst. Bij een factuur zonder evenement wordt de taak als losse taak aangemaakt.
• Toegewezen aan de verantwoordelijke persoon, in deze volgorde: behandelaar van de factuur → projectleiding van het evenement → eigenaar van de workspace. Als niemand van hen te vinden is, blijft de taak open en niet toegewezen.

Waarom je niet overspoeld wordt met taken

Per factuur bestaat er altijd maar één open opvolgtaak. Zolang die taak open is, komt er geen tweede bij, ook niet als de volgende herinneringsdrempel wordt bereikt. Pas als je de taak hebt afgerond en de betaling nog steeds openstaat, volgt bij de volgende drempel een nieuwe taak.

Goed om te weten

• De interne herinnering inclusief taak geldt voor facturen. Offertes, pakbonnen en creditnota’s kennen deze herinneringsronde niet.
• De herinnering werkt alleen bij een verstuurde, verlopen factuur. Concepten en facturen die nog niet vervallen zijn, zetten niets in gang.
• „Alleen intern” verstuurt gegarandeerd geen e-mail naar de klant.