Recordatorio de factura solo interno (con tarea de seguimiento)
Con este artículo enviarás recordatorios de pago al cliente, solo a tu equipo o a ambos, y sabrás cómo se crea la tarea de seguimiento automática.
No todas las facturas vencidas deben escribir directamente al cliente. A veces quieres primero hacer un seguimiento interno, llamar o comprobar algo antes de enviar un recordatorio de pago. Para eso, ahora también puedes dirigir un recordatorio de factura solo a tu equipo, y Univents crea automáticamente una tarea de seguimiento.
Dónde configurarlo
- Abre la factura en el editor.
- En la parte superior, bajo Enviar recordatorios, encontrarás los chips de días (p. ej., 14 / 30 días después del vencimiento).
- Justo debajo, en Enviar recordatorio a, eliges quién recibe el recordatorio:
- Cliente: el recordatorio de pago habitual por correo electrónico al cliente.
- Solo interno: no se envía ningún correo al cliente; en su lugar, se crea una tarea de seguimiento para vosotros.
- Cliente + interno: ambas cosas: correo al cliente y una tarea.
La selección se guarda al instante. Si no hay ninguna selección activa, sigue aplicándose Cliente: en las facturas existentes no cambia nada.
La tarea de seguimiento automática
En cuanto una factura vencida alcanza un umbral de recordatorio, Univents crea una tarea (con «Solo interno» o «Cliente + interno»):
- Título: «Hacer seguimiento del pago: <número de factura> (vencida desde <fecha>)».
- Vinculada al evento: la tarea aparece en la pestaña de tareas del evento y en la lista general de tareas. Si la factura no tiene evento, se crea como tarea independiente.
- Asignada a la persona responsable, en este orden: responsable de la factura → responsable del proyecto del evento → propietario del workspace. Si no se encuentra a ninguno de ellos, la tarea queda abierta y sin asignar.
Por qué no te inundarán de tareas
Por cada factura existe siempre una sola tarea de seguimiento abierta. Mientras la tarea siga abierta, no se crea una segunda, ni siquiera cuando se alcanza el siguiente umbral de recordatorio. Solo cuando hayas completado la tarea y el pago siga pendiente, se creará una nueva tarea en el siguiente umbral.
Conviene saber
- El recordatorio interno junto con la tarea se aplica a las Facturas. Los presupuestos, albaranes y notas de crédito no tienen este proceso de recordatorios.
- El recordatorio solo se activa con una factura enviada y vencida: los borradores y las facturas que aún no han vencido no activan nada.
- «Solo interno» garantiza que no se envía ningún correo al cliente.