Promemoria fattura solo interno (con attività di follow-up)
Dopo aver letto questo articolo potrai inviare i promemoria di pagamento al cliente, solo al tuo team o a entrambi — e saprai come viene creata l’attività di follow-up automatica.
Non tutte le fatture scadute devono generare subito un messaggio al cliente. A volte vuoi prima fare un controllo interno, telefonare o verificare, prima che parta un sollecito. Per questo ora puoi indirizzare un promemoria di fattura anche solo al tuo team — e Univents crea automaticamente un’attività di follow-up.
Dove lo imposti
- Apri la fattura nell’editor.
- Nell’intestazione, sotto Invia promemoria, trovi i chip dei giorni (ad es. 14 / 30 giorni dopo la scadenza).
- Subito sotto, in Promemoria a, scegli chi riceve il promemoria:
- Cliente — il consueto promemoria di pagamento inviato via e-mail al cliente.
- Solo interno — nessuna e-mail al cliente; viene invece creata un’attività di follow-up per il vostro team.
- Cliente + interno — entrambe le cose: e-mail al cliente e un’attività.
La scelta viene salvata subito. Senza una selezione attiva continua a valere Cliente — le fatture esistenti non cambiano.
L’attività di follow-up automatica
Non appena una fattura scaduta raggiunge una soglia di promemoria, Univents (con «Solo interno» o «Cliente + interno») crea un’attività:
- Titolo: «Sollecitare il pagamento: <numero fattura> (scaduta dal <data>)».
- Collegata all’evento — l’attività compare nella scheda Attività dell’evento e nell’elenco generale delle attività. Se la fattura non ha un evento, viene creata come attività autonoma.
- Assegnata alla persona responsabile, in quest’ordine: referente della fattura → responsabile di progetto dell’evento → titolare del workspace. Se non viene trovata nessuna di queste persone, l’attività resta aperta e non assegnata.
Perché non verrai sommerso dalle attività
Per ogni fattura esiste sempre una sola attività di follow-up aperta. Finché l’attività è aperta, non ne viene creata una seconda — nemmeno quando viene raggiunta la soglia di promemoria successiva. Solo quando hai chiuso l’attività e il pagamento risulta ancora aperto, alla soglia successiva viene creata una nuova attività.
Da sapere
- Il promemoria interno con attività vale per le Fatture. Preventivi, documenti di trasporto (DDT) e note di credito non prevedono questo ciclo di promemoria.
- Il promemoria scatta solo per una fattura inviata e scaduta — le bozze e le fatture non ancora scadute non attivano nulla.
- «Solo interno» non invia in nessun caso nessuna e-mail al cliente.