Przypomnienie o fakturze tylko wewnętrznie (z zadaniem follow-up)

Nie każda przeterminowana faktura powinna od razu skutkować wiadomością do klienta. Czasem chcesz najpierw wyjaśnić sprawę wewnętrznie, zadzwonić lub coś sprawdzić, zanim zostanie wysłany monit płatniczy. Dlatego przypomnienie o fakturze możesz teraz skierować także tylko do swojego zespołu — a Univents automatycznie utworzy wtedy zadanie follow-up.

Gdzie to ustawisz

1. Otwórz fakturę w edytorze.
2. W nagłówku pod Wysyłaj przypomnienia znajdziesz znaczniki z liczbą dni (np. 14 / 30 dni po terminie płatności).
3. Bezpośrednio pod nimi w polu Przypomnienie dla wybierasz, kto otrzyma przypomnienie:
   • Klient — standardowe przypomnienie o płatności wysyłane e-mailem do klienta.
   • Tylko wewnętrznie — bez e-maila do klienta; zamiast tego powstaje zadanie follow-up dla Waszego zespołu.
   • Klient + wewnętrznie — oba warianty: e-mail do klienta i zadanie.

Wybór zapisuje się od razu. Jeśli niczego nie wybierzesz, nadal obowiązuje opcja Klient — w istniejących fakturach nic się nie zmienia.

Automatyczne zadanie follow-up

Gdy przeterminowana faktura osiągnie próg przypomnienia, Univents (przy opcji „Tylko wewnętrznie” lub „Klient + wewnętrznie”) tworzy zadanie:

• Tytuł: „Dopytaj o płatność: <numer faktury> (wymagalna od <data>)”.
• Powiązane z wydarzeniem — zadanie pojawia się w zakładce zadań wydarzenia oraz na ogólnej liście zadań. Jeśli faktura nie ma wydarzenia, zadanie jest tworzone jako samodzielne.
• Przypisane do odpowiedniej osoby, w tej kolejności: osoba prowadząca fakturę → kierownik projektu wydarzenia → właściciel workspace. Jeśli nie znajdzie się nikt z nich, zadanie pozostaje otwarte i nieprzypisane.

Dlaczego nie utoniesz w zadaniach

Dla każdej faktury istnieje zawsze tylko jedno otwarte zadanie follow-up. Dopóki zadanie jest otwarte, nie powstaje drugie — nawet po osiągnięciu kolejnego progu przypomnienia. Dopiero gdy zamkniesz zadanie, a płatność nadal będzie otwarta, przy następnym progu pojawi się nowe zadanie.

Warto wiedzieć

• Wewnętrzne przypomnienie wraz z zadaniem obowiązuje w obszarze Faktury. Oferty, dowody dostawy (WZ) i noty kredytowe nie mają tego procesu przypomnień.
• Przypomnienie działa tylko przy wysłanej, przeterminowanej fakturze — wersje robocze i faktury, których termin płatności jeszcze nie minął, nic nie uruchamiają.
• „Tylko wewnętrznie” gwarantuje, że żadna wiadomość e-mail do klienta nie zostanie wysłana.