Rechnungs-Erinnerung nur intern (mit Nachfass-Aufgabe)

Nicht jede überfällige Rechnung soll den Kunden direkt anschreiben. Manchmal willst du erst intern nachhaken, telefonieren oder prüfen, bevor eine Mahnung rausgeht. Dafür kannst du eine Rechnungs-Erinnerung jetzt auch nur an dein Team richten — und Univents legt dabei automatisch eine Nachfass-Aufgabe an.

Wo du es einstellst

1. Öffne die Rechnung im Editor.
2. Im Kopfbereich findest du unter Erinnerungen senden die Tage-Chips (z. B. 14 / 30 Tage nach Fälligkeit).
3. Direkt darunter wählst du bei Erinnerung an, wer die Erinnerung bekommt:
   • Kunde — die gewohnte Zahlungserinnerung per E-Mail an den Kunden.
   • Nur intern — keine Kunden-E-Mail; stattdessen entsteht eine Nachfass-Aufgabe für euch.
   • Kunde + intern — beides: Mail an den Kunden und eine Aufgabe.

Die Auswahl speichert sich sofort. Ohne aktive Auswahl gilt weiterhin Kunde — an bestehenden Rechnungen ändert sich nichts.

Die automatische Nachfass-Aufgabe

Sobald eine überfällige Rechnung eine Erinnerungs-Schwelle erreicht, erstellt Univents (bei „Nur intern“ oder „Kunde + intern“) eine Aufgabe:

• Titel: „Zahlung nachfassen: <Rechnungsnummer> (fällig seit <Datum>)“.
• Verknüpft mit der Veranstaltung — die Aufgabe erscheint im Aufgaben-Tab der Veranstaltung und in der übergreifenden Aufgabenliste. Bei einer Rechnung ohne Veranstaltung wird sie als eigenständige Aufgabe angelegt.
• Zugewiesen an die zuständige Person, in dieser Reihenfolge: Sachbearbeiter der Rechnung → Projektleitung der Veranstaltung → Inhaber des Workspace. Findet sich niemand davon, bleibt die Aufgabe offen und unzugewiesen.

Warum du nicht mit Aufgaben überschwemmt wirst

Pro Rechnung existiert immer nur eine offene Nachfass-Aufgabe. Solange die Aufgabe offen ist, entsteht keine zweite — auch nicht, wenn die nächste Erinnerungs-Schwelle erreicht wird. Erst wenn du die Aufgabe abgeschlossen hast und die Zahlung weiterhin offen ist, kommt zur nächsten Schwelle eine neue Aufgabe.

Gut zu wissen

• Die interne Erinnerung samt Aufgabe gilt für Rechnungen. Angebote, Lieferscheine und Gutschriften haben diesen Erinnerungs-Lauf nicht.
• Die Erinnerung greift nur bei einer versendeten, überfälligen Rechnung — Entwürfe und noch nicht fällige Rechnungen lösen nichts aus.
• „Nur intern“ verschickt garantiert keine E-Mail an den Kunden.