Überfällige Rechnungen intern nachfassen
Nach diesem Artikel weißt du, wie du überfällige Rechnungen intern im Blick behältst — über die Mahnwesen-Übersicht, den Dashboard-Hinweis oder eine Automatisierung, die eine Aufgabe anlegt. Die frühere Nachfass-Aufgabe pro Rechnung gibt es nicht mehr.
Nicht jede überfällige Rechnung soll den Kunden sofort anschreiben. Manchmal willst du erst intern nachhaken, telefonieren oder prüfen. Die frühere Einstellung Erinnerung an mit der automatischen Nachfass-Aufgabe an der Rechnung (Nur intern / Kunde + intern) gibt es nicht mehr — auch die Tage-Chips Erinnerungen senden am Rechnungs-Editor sind weggefallen. Dafür gibt es drei Wege.
1. Mahnwesen-Übersicht
Unter Finanzdokumente → Mahnwesen siehst du im Reiter Mahnfällig alle überfälligen Rechnungen mit Restbetrag und nächster Stufe. Du entscheidest pro Rechnung, ob und wann eine Mahnung rausgeht. Ruf erst an? Dann sende nichts — oder setze eine Mahnsperre mit dem Grund (z. B. „Kunde angerufen, zahlt Freitag“), damit Univents die Rechnung nicht mehr vorschlägt. Mehr dazu im Artikel Mahnwesen.
2. Hinweis im Dashboard
Ist mindestens eine Rechnung mahnfällig, zeigt das Dashboard „N Rechnungen mahnfällig“ mit dem Link Zum Mahnwesen. Überfällige Rechnungen tragen dort die Aktion Mahnen, die direkt in die Mahnwesen-Übersicht springt.
3. Automatisierung „Rechnung überfällig → Aufgabe anlegen“
Willst du für jede überfällige Rechnung eine Aufgabe im Team, legst du eine Automatisierung an:
- Öffne den Bereich Automatisierungen → neue Regel.
- Auslöser Rechnung überfällig, optional mit Bedingungen (z. B. Betrag ab 500 €).
- Aktion Aufgabe erstellen: Titel, Zuständigkeit und Fälligkeit relativ zum Auslösezeitpunkt festlegen.
Die Aktion Aufgabe erstellen gehört zum Growth-Tarif. Die Aufgabe erscheint dann in der Aufgabenliste. Mehr zu Auslösern und Aktionen steht in den Artikeln zur Automatisierung.
⚠️ Verschickt eine Automatisierung mit dem Auslöser „Rechnung überfällig“ zusätzlich eine E-Mail an den Kunden, bekommt er neben dem Mahnwesen zwei Nachrichten zur selben Rechnung. Nutze für Mails entweder das Mahnwesen oder die Automatisierung.