Lembrete de fatura apenas interno (com tarefa de acompanhamento)
Este artigo explica como enviar lembretes de pagamento ao cliente, apenas à equipa ou a ambos — e como surge a tarefa de acompanhamento automática.
Nem todas as faturas vencidas devem gerar logo uma mensagem ao cliente. Por vezes, é preferível insistir primeiro internamente, telefonar ou verificar antes de seguir um aviso de pagamento. Para isso, o lembrete de fatura também pode agora ser dirigido apenas à equipa — e o Univents cria automaticamente uma tarefa de acompanhamento.
Onde configurar
- Abrir a fatura no editor.
- No cabeçalho, em Enviar lembretes, encontram-se os chips de dias (p. ex., 14 / 30 dias após o vencimento).
- Logo abaixo, em Lembrete para, escolhe-se quem recebe o lembrete:
- Cliente — o habitual lembrete de pagamento por e-mail ao cliente.
- Apenas interno — sem e-mail ao cliente; em vez disso, é criada uma tarefa de acompanhamento para a equipa.
- Cliente + interno — ambos: e-mail ao cliente e uma tarefa.
A seleção é guardada de imediato. Sem seleção ativa, continua a aplicar-se Cliente — as faturas existentes não sofrem qualquer alteração.
A tarefa de acompanhamento automática
Assim que uma fatura vencida atinge um limite de lembrete, o Univents cria uma tarefa (com «Apenas interno» ou «Cliente + interno»):
- Título: «Acompanhar pagamento: <número da fatura> (vencida desde <data>)».
- Associada ao evento — a tarefa aparece no separador Tarefas do evento e na lista de tarefas global. Numa fatura sem evento, é criada como tarefa autónoma.
- Atribuída à pessoa responsável, por esta ordem: responsável pela fatura → gestão de projeto do evento → proprietário do workspace. Se não for encontrada nenhuma destas pessoas, a tarefa fica aberta e sem atribuição.
Porque não há excesso de tarefas
Por fatura existe sempre apenas uma tarefa de acompanhamento aberta. Enquanto a tarefa estiver aberta, não é criada uma segunda — nem quando o limite de lembrete seguinte é atingido. Só depois de a tarefa ser concluída, e se o pagamento continuar em aberto, é criada uma nova tarefa no limite seguinte.
Bom saber
- O lembrete interno com tarefa aplica-se a faturas. Orçamentos, guias de remessa e notas de crédito não têm este processo de lembretes.
- O lembrete só atua numa fatura enviada e vencida — rascunhos e faturas ainda não vencidas não desencadeiam nada.
- «Apenas interno» garante que não é enviado qualquer e-mail ao cliente.