Rappel de facture en interne uniquement (avec tâche de suivi)
Cet article vous explique comment envoyer des rappels de paiement au client, uniquement à votre équipe ou aux deux, et comment la tâche de suivi automatique est créée.
Toutes les factures échues ne doivent pas déclencher un e-mail direct au client. Parfois, vous préférez d’abord relancer en interne, passer un appel ou vérifier la situation avant l’envoi d’une relance. Vous pouvez désormais adresser un rappel de facture uniquement à votre équipe, et Univents crée alors automatiquement une tâche de suivi.
Où le configurer
- Ouvrez la facture dans l’éditeur.
- Dans l’en-tête, sous Envoyer des rappels, vous trouvez les pastilles de jours (p. ex. 14 / 30 jours après l’échéance).
- Juste en dessous, dans Envoyer le rappel à, choisissez qui reçoit le rappel :
- Client : le rappel de paiement habituel, envoyé par e-mail au client.
- Interne uniquement : aucun e-mail au client ; une tâche de suivi est créée pour votre équipe à la place.
- Client + interne : les deux, un e-mail au client et une tâche.
Votre choix est enregistré immédiatement. Sans sélection active, Client reste appliqué : rien ne change pour les factures existantes.
La tâche de suivi automatique
Dès qu’une facture échue atteint un seuil de rappel, Univents crée une tâche (avec « Interne uniquement » ou « Client + interne ») :
- Titre : « Suivi du paiement : <numéro de facture> (échu depuis le <date>) ».
- Liée à l’événement : la tâche apparaît dans l’onglet Tâches de l’événement et dans la liste globale des tâches. Pour une facture sans événement, elle est créée comme tâche autonome.
- Assignée à la personne responsable, dans cet ordre : responsable de la facture → chef de projet de l’événement → propriétaire du workspace. Si aucune de ces personnes n’est trouvée, la tâche reste ouverte et non assignée.
Pourquoi vous ne serez pas submergé de tâches
Il n’existe jamais qu’une seule tâche de suivi ouverte par facture. Tant que la tâche est ouverte, aucune seconde tâche n’est créée, même si le seuil de rappel suivant est atteint. Ce n’est que lorsque vous avez terminé la tâche et que le paiement est toujours en attente qu’une nouvelle tâche est créée au seuil suivant.
Bon à savoir
- Le rappel interne et sa tâche concernent les factures. Les devis, les bons de livraison et les avoirs ne disposent pas de ce traitement de rappel.
- Le rappel ne s’applique qu’à une facture envoyée et échue : les brouillons et les factures pas encore échues ne déclenchent rien.
- « Interne uniquement » n’envoie jamais d’e-mail au client, c’est garanti.