Toeslag op het documenttotaal

Soms moet er op een kant-en-klaar document nog iets bij: een servicetoeslag, een energietoeslag, een opslag voor een evenement op heel korte termijn. Daarvoor staat in het totalenblok de knop Toeslag toevoegen.

Toeslag toevoegen

Open de offerte, de factuur of de pakbon en scrol naar het totalenblok onder de regels. Naast Toeslag op het documenttotaal staat daar de knop Toeslag toevoegen.

In het dialoogvenster vul je twee dingen in:

• Omschrijving — wat de klant op het document te lezen krijgt, bijvoorbeeld „Servicetoeslag”. Het voorstel kun je overschrijven.
• Percentage — hoeveel procent er bovenop het totaal van alle regels komt.

Nog voordat je bevestigt, laat het dialoogvenster zien welke regels er ontstaan en wat die samen bedragen. Met Toeslag toevoegen komt de toeslag als eigen regel onderaan het document te staan.

Waarom een toeslag soms twee regels wordt

Een regel op een document heeft altijd precies één btw-tarief. Een toeslag is een regel zoals elke andere — dus ook die heeft precies één tarief.

Op een document met maar één btw-tarief valt dat niet op: één toeslag, één regel. Staan er in hetzelfde document echter gerechten met 7% en dranken met 19%, dan kun je de toeslag aan geen van beide tarieven toewijzen zonder de btw onjuist weer te geven.

Univents verdeelt de toeslag daarom: per voorkomend btw-tarief één toeslagregel, telkens met het aandeel dat op dat tarief valt. Een voorbeeld met 15% toeslag:

Het totaal van de twee regels is tot op de cent hetzelfde bedrag als 15% over het eindtotaal. Zodat je de regels uit elkaar kunt houden, staat het btw-tarief in de omschrijving: „Servicetoeslag (7%)” en „Servicetoeslag (19%)”. Is er maar één btw-tarief, dan blijft de omschrijving precies zoals je die hebt ingevuld.

Waarover de toeslag wordt berekend

De basis is het totaal van precies die regels die ook het documenttotaal vormen:

• Onderdelen van pakketten tellen niet apart mee — hun prijs zit al in het pakket.
• Optionele regels tellen niet mee: ze worden aangeboden, niet verkocht.
• Niet in rekening gebrachte regels tellen niet mee.
• Andere toeslagen tellen niet mee. Een toeslag wordt nooit over een toeslag berekend.

De korting bovenaan het document in het veld Korting (%) wordt na de toeslag toegepast — ze geldt voor het hele document, inclusief de toeslagregels.

Wijzigen en verwijderen

Wijzig je daarna een regel, dan past de toeslag zich vanzelf aan: de bedragen worden aangepast, en als daarbij een btw-tarief van het document verdwijnt of er een nieuw bijkomt, verdwijnt of ontstaat ook de bijbehorende toeslagregel.

Om een toeslag te verwijderen klik je in het totalenblok op het prullenbakpictogram naast de toeslag. Alle regels van die toeslag verdwijnen dan samen. Heb je meerdere toeslagen toegevoegd, dan blijven de andere ongemoeid.

Toeslagen kun je alleen toevoegen of verwijderen zolang het document nog een concept is. Is het verstuurd, geaccepteerd of uitgegeven, dan is het vergrendeld voor wijzigingen aan de inhoud — dan heb je een nieuwe versie nodig.

Op de PDF en in de e-factuur

De toeslagregels verschijnen op de PDF zoals elke andere regel, onderaan het document. Ze tellen mee in het subtotaal, in de btw en in het eindtotaal.

In de e-factuur (XRechnung) staat elke toeslagregel als eigen factuurregel met een eigen btw-tarief. Juist daarom is de toeslag als eigen regel opgezet en niet als negatieve korting: een negatieve korting is in de e-factuur niet toegestaan en zou bij de ontvanger als ongeldige factuur aankomen.

Waarom het kortingsveld geen negatieve waarde accepteert

In het totalenblok staat ook het veld Korting (%). Een negatieve waarde wordt daar geweigerd — een korting kan niet negatief zijn, en een „negatieve korting” zou in de e-factuur ongeldig zijn. Voor een opslag is de knop Toeslag toevoegen direct eronder de juiste weg.

Veelgestelde vragen

Kan ik een vast bedrag opslaan in plaats van een percentage? Voor de toeslag op het documenttotaal niet — daarvoor is een percentage bedoeld. Een vast bedrag voer je in als gewone regel: omschrijving, aantal 1, prijs, btw-tarief.

Waarom kan ik geen toeslag toevoegen? Het document heeft minimaal één in rekening gebrachte regel met een bedrag nodig. Op een leeg document of een document met een totaal van nul valt er niets te berekenen waarover een percentage kan worden berekend.

Univents meldt dat een btw-tarief negatief uitkomt — wat betekent dat? Op sommige documenten trekt een regel geld af in plaats van het toe te voegen, bijvoorbeeld een aanbetaling die al is voldaan. Komen alle regels van één btw-tarief daardoor negatief uit, dan zou dat tarief bij het verdelen een negatief aandeel krijgen. Rekenkundig klopt dat — maar er zou dan een regel op het document staan die „Servicetoeslag” heet en een aftrek toont. Dat kan geen klant accepteren, daarom maakt Univents de toeslag hier niet aan.

Voer de toeslag op zo’n document in als eigen regel met het bedrag dat je hebt berekend. Let daarbij op het btw-tarief: een regel heeft precies één tarief. Staan er meerdere tarieven op het document, dan moet je zelf beslissen welk tarief voor de toeslag geldt — of je splitst de toeslag over twee regels, zodat de btw klopt.

Kan ik meerdere toeslagen op hetzelfde document zetten? Ja. Elke toeslag wordt apart vermeld en kan apart worden verwijderd. Elke toeslag wordt berekend over de regels, niet over de andere toeslagen.