Suplemento sobre o total do documento

Por vezes, num documento já concluído, é preciso acrescentar ainda algo: um suplemento de serviço, um suplemento de energia, um acréscimo por um evento marcado com muito pouca antecedência. Para isso existe, no bloco de totais, o botão Adicionar suplemento.

Criar um suplemento

Abrir o orçamento, a fatura ou a guia de remessa e deslocar o ecrã até ao bloco de totais, por baixo das linhas. Aí encontra-se, junto a Suplemento sobre o total do documento, o botão Adicionar suplemento.

Na caixa de diálogo, indicam-se dois dados:

• Designação — o que o cliente deve ler no documento, por exemplo «Suplemento de serviço». A sugestão pode ser substituída.
• Percentagem — quantos por cento são acrescentados ao total de todas as linhas.

Antes de confirmar, a caixa de diálogo mostra que linhas vão ser criadas e quanto somam em conjunto. Com Adicionar suplemento, o suplemento fica como linha própria no final do documento.

Porque é que um suplemento se transforma por vezes em duas linhas

Uma linha num documento tem sempre exatamente uma taxa de IVA. Um suplemento é uma linha como qualquer outra — logo, também tem exatamente uma taxa.

Num documento com apenas uma taxa de IVA, isto passa despercebido: um suplemento, uma linha. Mas se o mesmo documento tiver comida a 7 % e bebidas a 19 %, o suplemento não poderia ser atribuído a nenhuma das duas taxas sem apresentar o IVA de forma incorreta.

Por isso, o Univents divide-o: uma linha de suplemento por cada taxa de IVA existente, cada uma com a parte que corresponde a essa taxa. Um exemplo com 15 % de suplemento:

A soma das duas linhas é, até ao cêntimo, exatamente o valor que resulta de 15 % sobre o total geral. Para distinguir as linhas, a taxa de IVA aparece na designação: «Suplemento de serviço (7 %)» e «Suplemento de serviço (19 %)». Se existir apenas uma taxa de IVA, a designação fica tal como foi introduzida.

Sobre o que incide o suplemento

A base é o total exatamente das linhas que formam o total do documento:

• Os componentes de pacotes não contam individualmente — o respetivo preço já está incluído no pacote.
• As linhas opcionais não contam: são propostas, não vendidas.
• As linhas não faturadas não contam.
• Os outros suplementos não contam. Um suplemento nunca incide sobre outro suplemento.

O desconto geral no campo Desconto (%) é aplicado depois do suplemento — aplica-se a todo o documento, incluindo as linhas de suplemento.

Alterar e remover

Se, depois, for alterada uma linha, o suplemento acompanha a alteração automaticamente: os valores ajustam-se e, caso uma taxa de IVA desapareça do documento ou surja uma nova, a linha de suplemento correspondente também desaparece ou é criada.

Para remover, clicar no ícone do caixote do lixo junto ao suplemento, no bloco de totais. Todas as linhas desse suplemento desaparecem em conjunto. Se tiverem sido criados vários suplementos, os restantes não são afetados.

Os suplementos só podem ser criados ou removidos enquanto o documento ainda for um rascunho. Depois de enviado, aceite ou emitido, o documento fica bloqueado para alterações de conteúdo — nesse caso, é necessária uma nova versão.

No PDF e na fatura eletrónica

As linhas de suplemento aparecem no PDF como qualquer outra linha, no final do documento. Contam para o subtotal, para o IVA e para o total geral.

Na fatura eletrónica (XRechnung), cada linha de suplemento surge como linha de fatura própria, com a sua própria taxa de IVA. É precisamente por isso que o suplemento foi concebido como linha própria e não como desconto negativo: um desconto negativo não é admitido na fatura eletrónica e chegaria ao destinatário como fatura inválida.

Porque é que o campo de desconto não aceita valores negativos

No bloco de totais existe também o campo Desconto (%). Um valor negativo é rejeitado — um desconto não pode ser negativo, e um «desconto negativo» seria inválido na fatura eletrónica. Para um acréscimo, o caminho correto é o botão Adicionar suplemento, mesmo por baixo.

Perguntas frequentes

É possível acrescentar um valor fixo em vez de uma percentagem? No suplemento sobre o total do documento, não — aí está prevista uma percentagem. Um valor fixo introduz-se como linha normal: designação, quantidade 1, preço, taxa de IVA.

Porque é que não consigo criar um suplemento? O documento precisa de pelo menos uma linha faturada com um valor. Num documento vazio, ou cujo total seja zero, não há nada sobre o que uma percentagem possa incidir.

O Univents diz que uma taxa de IVA está negativa — o que significa? Em alguns documentos, uma linha subtrai dinheiro em vez de o acrescentar, por exemplo um adiantamento já pago. Se, por isso, a soma de todas as linhas de uma taxa de IVA ficar negativa, essa taxa receberia uma parte negativa na divisão. O cálculo estaria certo — mas o documento passaria a ter uma linha chamada «Suplemento de serviço» a mostrar uma dedução. Nenhum cliente aceita isso, por isso o Univents não cria aqui o suplemento.

Num documento destes, introduzi-lo como linha própria com o valor calculado. Atenção à taxa de IVA: uma linha tem exatamente uma. Se o documento tiver várias taxas, é preciso decidir qual se aplica ao suplemento — ou dividi-lo por duas linhas para que o IVA fique correto.

É possível aplicar vários suplementos ao mesmo documento? Sim. Cada um é apresentado em separado e pode ser removido em separado. Cada um incide sobre as linhas, não sobre os outros suplementos.