Supplément sur le total du document

Il arrive qu’il faille ajouter quelque chose à un document finalisé : un supplément de service, un supplément énergie, une majoration pour un événement organisé dans des délais très courts. Le bloc des totaux comporte pour cela le bouton Ajouter un supplément.

Ajouter un supplément

Ouvrez le devis, la facture ou le bon de livraison et faites défiler jusqu’au bloc des totaux, sous les lignes. À côté de Supplément sur le total du document se trouve le bouton Ajouter un supplément.

Dans la boîte de dialogue, vous renseignez deux éléments :

• Désignation — ce que le client doit lire sur le document, par exemple « Supplément de service ». La proposition peut être modifiée.
• Pourcentage — le pourcentage à ajouter au total de toutes les lignes.

Avant même que vous confirmiez, la boîte de dialogue indique quelles lignes en résultent et leur montant cumulé. Avec Ajouter un supplément, le supplément est ajouté comme ligne distincte à la fin du document.

Pourquoi un supplément devient parfois deux lignes

Une ligne d’un document porte toujours exactement un taux de TVA. Un supplément est une ligne comme les autres : il porte donc, lui aussi, exactement un taux.

Sur un document avec un seul taux de TVA, cela passe inaperçu : un supplément, une ligne. Mais si des plats à 7 % et des boissons à 19 % figurent dans le même document, le supplément ne pourrait être rattaché à aucun des deux taux sans faire apparaître une TVA erronée.

Univents le répartit donc : une ligne de supplément par taux de TVA présent, chacune avec la part qui revient à ce taux. Exemple avec un supplément de 15 % :

La somme des deux lignes correspond au centime près au montant que donnent 15 % sur le total général. Pour que vous puissiez distinguer les lignes, le taux de TVA figure dans la désignation : « Supplément de service (7 %) » et « Supplément de service (19 %) ». S’il n’y a qu’un seul taux de TVA, la désignation reste telle que vous l’avez saisie.

Sur quoi le supplément est calculé

La base est le total exact des lignes qui composent aussi le total du document :

• Les composants des packs ne comptent pas individuellement — leur prix est déjà inclus dans le pack.
• Les lignes optionnelles ne comptent pas : elles sont proposées, pas vendues.
• Les lignes non facturées ne comptent pas.
• Les autres suppléments ne comptent pas. Un supplément n’est jamais calculé sur un supplément.

La remise globale du champ Remise (%) est appliquée après le supplément — elle s’applique à l’ensemble du document, lignes de supplément comprises.

Modifier et supprimer

Si vous modifiez ensuite une ligne, le supplément suit automatiquement : les montants s’adaptent et, si un taux de TVA disparaît du document ou qu’un nouveau apparaît, la ligne de supplément correspondante disparaît ou est créée.

Pour le supprimer, cliquez dans le bloc des totaux sur l’icône de corbeille à côté du supplément. Toutes les lignes de ce supplément disparaissent ensemble. Si vous avez ajouté plusieurs suppléments, les autres ne sont pas touchés.

Les suppléments ne peuvent être ajoutés ou supprimés que tant que le document est encore un brouillon. Une fois envoyé, accepté ou émis, il est verrouillé pour toute modification de contenu — vous avez alors besoin d’une nouvelle version.

Sur le PDF et dans la facture électronique

Les lignes de supplément apparaissent sur le PDF comme n’importe quelle autre ligne, à la fin du document. Elles sont comprises dans le sous-total, dans la TVA et dans le total général.

Dans la facture électronique (XRechnung), chaque ligne de supplément figure comme ligne de facture distincte avec son propre taux de TVA. C’est précisément pour cette raison que le supplément est conçu comme une ligne à part entière et non comme une remise négative : une remise négative n’est pas autorisée dans une facture électronique et arriverait chez le destinataire comme une facture non valide.

Pourquoi le champ de remise n’accepte pas de valeur négative

Le bloc des totaux comporte également le champ Remise (%). Une valeur négative y est refusée — une remise ne peut pas être négative, et une « remise négative » serait non valide dans une facture électronique. Pour une majoration, le bouton Ajouter un supplément, juste en dessous, est la bonne voie.

Questions fréquentes

Puis-je ajouter un montant fixe au lieu d’un pourcentage ? Pas pour le supplément sur le total du document — un pourcentage y est prévu. Saisissez un montant fixe comme ligne ordinaire : désignation, quantité 1, prix, taux de TVA.

Pourquoi ne puis-je pas ajouter de supplément ? Le document doit comporter au moins une ligne facturée avec un montant. Sur un document vide, ou dont le total est nul, il n’y a rien sur quoi un pourcentage pourrait être calculé.

Univents indique qu’un taux de TVA est négatif — que signifie cela ? Sur certains documents, une ligne déduit de l’argent au lieu d’en ajouter, par exemple un acompte déjà versé. Si toutes les lignes d’un taux de TVA totalisent un montant négatif, ce taux recevrait une part négative lors de la répartition. Le calcul serait correct — mais le document comporterait alors une ligne intitulée « Supplément de service » qui affiche une déduction. Aucun client ne l’acceptera, c’est pourquoi Univents n’ajoute pas le supplément dans ce cas.

Sur un tel document, saisissez-le comme ligne distincte avec le montant que vous avez calculé. Veillez au taux de TVA : une ligne en porte exactement un. Si plusieurs taux figurent sur le document, vous devez décider vous-même lequel s’applique au supplément — ou le répartir sur deux lignes afin que la TVA soit correcte.

Puis-je ajouter plusieurs suppléments sur le même document ? Oui. Chacun est indiqué séparément et peut être supprimé séparément. Chacun est calculé sur les lignes, et non sur les autres suppléments.