Zuschlag auf die Belegsumme

Manchmal soll auf einen fertigen Beleg noch etwas draufkommen: ein Servicezuschlag, ein Energiezuschlag, ein Aufschlag für eine besonders kurzfristige Veranstaltung. Dafür gibt es im Summenblock den Knopf Zuschlag hinzufügen.

Zuschlag anlegen

Öffne das Angebot, die Rechnung oder den Lieferschein und scrolle zum Summenblock unter den Positionen. Dort steht neben Zuschlag auf die Belegsumme der Knopf Zuschlag hinzufügen.

Im Dialog trägst du zwei Dinge ein:

• Bezeichnung — was der Kunde auf dem Beleg lesen soll, zum Beispiel „Servicezuschlag“. Der Vorschlag lässt sich überschreiben.
• Prozentsatz — wie viel Prozent auf die Summe aller Positionen aufgeschlagen werden.

Noch bevor du bestätigst, zeigt der Dialog, welche Positionen dadurch entstehen und was sie zusammen ausmachen. Mit Zuschlag hinzufügen landet der Zuschlag als eigene Position am Ende des Belegs.

Warum aus einem Zuschlag manchmal zwei Positionen werden

Eine Position auf einem Beleg trägt immer genau einen Umsatzsteuersatz. Ein Zuschlag ist eine Position wie jede andere — also trägt auch er genau einen Satz.

Auf einem Beleg mit nur einem Steuersatz ist das unauffällig: Ein Zuschlag, eine Zeile. Stehen aber Speisen mit 7 % und Getränke mit 19 % im selben Beleg, ließe sich der Zuschlag keinem der beiden Sätze zuordnen, ohne die Umsatzsteuer falsch auszuweisen.

Univents teilt ihn deshalb auf: je vorkommendem Steuersatz eine Zuschlagszeile, jeweils mit dem Anteil, der auf diesen Satz entfällt. Ein Beispiel mit 15 % Zuschlag:

Die Summe der beiden Zeilen ist centgenau derselbe Betrag, den 15 % auf die Gesamtsumme ergeben. Damit du die Zeilen auseinanderhalten kannst, steht der Steuersatz in der Bezeichnung: „Servicezuschlag (7 %)“ und „Servicezuschlag (19 %)“. Gibt es nur einen Steuersatz, bleibt die Bezeichnung so, wie du sie eingetragen hast.

Worauf der Zuschlag rechnet

Grundlage ist die Summe genau der Positionen, die auch die Belegsumme bilden:

• Bestandteile von Paketen zählen nicht einzeln — ihr Preis steckt schon im Paket.
• Optionale Positionen zählen nicht mit: Sie sind angeboten, nicht verkauft.
• Nicht berechnete Positionen zählen nicht mit.
• Andere Zuschläge zählen nicht mit. Ein Zuschlag rechnet nie auf einen Zuschlag.

Der Kopfrabatt im Feld Rabatt (%) wird nach dem Zuschlag angewendet — er gilt für den gesamten Beleg einschließlich der Zuschlagszeilen.

Ändern und entfernen

Änderst du danach eine Position, zieht der Zuschlag von selbst nach: Die Beträge passen sich an, und falls dabei ein Steuersatz vom Beleg verschwindet oder ein neuer dazukommt, verschwindet bzw. entsteht auch die zugehörige Zuschlagszeile.

Zum Entfernen klickst du im Summenblock auf das Papierkorb-Symbol neben dem Zuschlag. Alle Zeilen dieses Zuschlags verschwinden gemeinsam. Hast du mehrere Zuschläge angelegt, bleiben die anderen unberührt.

Zuschläge lassen sich nur solange anlegen oder entfernen, wie der Beleg noch ein Entwurf ist. Ist er versendet, angenommen oder ausgestellt, ist er für Inhaltsänderungen gesperrt — dann brauchst du eine neue Version.

Auf dem PDF und in der E-Rechnung

Die Zuschlagszeilen erscheinen auf dem PDF wie jede andere Position, am Ende des Belegs. Sie zählen in die Zwischensumme, in die Umsatzsteuer und in die Gesamtsumme.

In der E-Rechnung (XRechnung) steht jede Zuschlagszeile als eigene Rechnungszeile mit ihrem eigenen Steuersatz. Genau deshalb ist der Zuschlag als eigene Position gebaut und nicht als negativer Rabatt: Ein negativer Rabatt ist in der E-Rechnung nicht zulässig und würde beim Empfänger als ungültige Rechnung ankommen.

Warum das Rabattfeld keinen negativen Wert annimmt

Im Summenblock gibt es außerdem das Feld Rabatt (%). Ein negativer Wert wird dort abgelehnt — ein Rabatt kann nicht negativ sein, und ein „negativer Rabatt“ wäre in der E-Rechnung ungültig. Für einen Aufschlag ist der Knopf Zuschlag hinzufügen direkt darunter der richtige Weg.

Häufige Fragen

Kann ich einen festen Betrag statt eines Prozentsatzes aufschlagen? Für den Zuschlag auf die Belegsumme nicht — dort ist ein Prozentsatz vorgesehen. Einen festen Betrag trägst du als normale Position ein: Bezeichnung, Menge 1, Preis, Steuersatz.

Warum kann ich keinen Zuschlag anlegen? Der Beleg braucht mindestens eine berechnete Position mit einem Betrag. Auf einem leeren Beleg oder einem Beleg, dessen Summe null ist, gibt es nichts, worauf ein Prozentsatz rechnen könnte.

Univents sagt, ein Steuersatz stehe im Minus — was heißt das? Auf manchen Belegen zieht eine Position Geld ab statt es hinzuzufügen, etwa eine bereits geleistete Anzahlung. Summieren sich alle Positionen eines Steuersatzes dadurch ins Minus, bekäme dieser Satz beim Aufteilen einen negativen Anteil. Gerechnet wäre das richtig — nur stünde auf dem Beleg dann eine Zeile, die „Servicezuschlag" heißt und einen Abzug zeigt. Das kann dir kein Kunde abnehmen, deshalb legt Univents den Zuschlag hier nicht an.

Trage ihn auf einem solchen Beleg als eigene Position mit dem Betrag ein, den du berechnet hast. Achte dabei auf den Steuersatz: eine Position trägt genau einen. Stehen auf dem Beleg mehrere Sätze, musst du selbst entscheiden, welcher für den Zuschlag gilt — oder ihn auf zwei Positionen aufteilen, damit die Umsatzsteuer stimmt.

Kann ich mehrere Zuschläge auf denselben Beleg legen? Ja. Jeder wird einzeln aufgeführt und lässt sich einzeln entfernen. Jeder rechnet auf die Positionen, nicht auf die anderen Zuschläge.