Orderbevestiging aanmaken
Maak met één klik van een geaccepteerde offerte een orderbevestiging met een eigen nummer, verstuur die en leg hem vast in het evenement.
Veel cateraars versturen hun offertes vrijblijvend. Juridisch is er dan nog geen contract gesloten wanneer de klant accepteert — daarvoor heb je de orderbevestiging nodig. In Univents is die niets anders dan de bevestigde offerte: dezelfde regels, dezelfde totalen, alleen met een eigen nummer, een eigen datum en een bevestigende tekst.
In de video zie je hoe je van een geaccepteerde offerte een orderbevestiging maakt, de datum en teksten instelt en de PDF opent.
De afzonderlijke stappen kun je hieronder ook nalezen.
Vereiste: een geaccepteerde offerte
De orderbevestiging ontstaat altijd uit een offerte met de status Geaccepteerd — maakt niet uit hoe die status is bereikt: online ondertekend in het klantenportaal, in de backoffice als geaccepteerd gemarkeerd of bevestigd met een geüploade scan.
Is de offerte geaccepteerd, dan vind je de actie Orderbevestiging aanmaken op twee plekken:
- op de offertekaart in het tabblad Documenten van het evenement
- in de statusbalk van de geopende offerte
Daarvoor heb je de machtiging nodig om documenten te bewerken.
Het dialoogvenster
Met één klik open je een klein dialoogvenster met vier velden:
- Datum — voorgesteld wordt vandaag, je kunt dit aanpassen.
- Inleidende tekst — vooraf ingevuld en vrij te overschrijven.
- Slottekst — ook vooraf ingevuld.
- Per e-mail versturen naar … — standaard aangevinkt als er bij het contact een e-mailadres is opgeslagen. Ontbreekt dat, dan is het vinkje uitgeschakeld en legt het dialoogvenster uit waarom.
In beide tekstvelden kun je plaatshouders gebruiken. Ze zijn al met de echte waarden ingevuld wanneer je het dialoogvenster opent:
| Plaatshouder | Betekenis |
|---|---|
{{Angebotsnummer}} | Nummer van de geaccepteerde offerte |
{{Angebotsdatum}} | Datum van de offerte |
{{Annahmedatum}} | Dag waarop de klant heeft geaccepteerd |
{{Unterzeichner}} | Naam van de persoon die heeft ondertekend |
{{Veranstaltung}} | Naam van het evenement |
{{Veranstaltungsdatum}} | Datum van het evenement |
Boven de velden staat de opmerking waar het om draait: De orderbevestiging bevestigt de offerte zoals die is geaccepteerd. Is er sindsdien iets veranderd — aantal gasten, menu, datum — maak dan eerst een nieuwe versie van de offerte en laat die accepteren. Anders bevestig je schriftelijk iets wat niet meer geldt.
Wordt de ondertekende offerte op dat moment nog aangemaakt, dan wacht het dialoogvenster er even op, zodat de bijlage de ondertekende versie wordt. Duurt dat te lang, dan kun je Doorgaan zonder bijlage kiezen of het uitstellen naar Later.
Nummer en nummerreeks
Bij het aanmaken haalt Univents het volgende nummer uit de nummerreeks voor orderbevestigingen. Het standaardvoorvoegsel is AB. Dat kun je net als bij de andere documentsoorten wijzigen onder Instellingen → Documenten → Nummerreeksen.
Een nummer dat eenmaal is vergeven, blijft vergeven. Gaat er bij het aanmaken iets mis, dan blijft het dialoogvenster open en krijg je te zien: „Het nummer AB-… is al vergeven. Een tweede poging gebruikt hetzelfde nummer.” Een klik op Aanmaken is dan genoeg — er ontstaat geen gat en geen dubbel nummer.
Wat er in de PDF staat
De orderbevestiging wordt gedrukt in jouw vertrouwde lay-out: logo, kleuren, afzendergegevens en voettekst uit je standaardlay-out voor offertes. Dit staat erin:
- de titel Orderbevestiging, het AB-nummer en de datum
- het adres van de ontvanger en het evenement met datum
- de verwijsregel „Offerte … van …, geaccepteerd op … door …”
- je inleidende tekst
- alle regels van de offerte met aantallen en prijzen
- de totalen, bij gemengde btw-tarieven met een regel per tarief (spijzen 7 %, dienstverlening 19 %)
- je slottekst en daaronder de regel „Bijlage: offerte …”
Als bijlage zit de geaccepteerde offerte zelf erbij — in de ondertekende versie als die er is, anders als gewone offerte-PDF. Is er voor de offerte helemaal geen PDF, dan is de orderbevestiging nog steeds volledig, alleen zonder bijlage.
Versturen en opnieuw versturen
Heb je in het dialoogvenster Per e-mail versturen aangevinkt, dan gaat de orderbevestiging meteen met de PDF als bijlage naar de klant. De tekst van de e-mail pas je aan onder Instellingen → E-mailsjablonen bij het sjabloon Orderbevestiging — net als bij alle andere klantmails. Zonder kant-en-klare PDF wordt de orderbevestiging niet verstuurd.
Later kun je altijd Opnieuw versturen kiezen. Univents toont je vóór het versturen nog een keer het ontvangeradres — en heeft het contact meerdere adressen opgeslagen, dan kies je daar in het veld Ontvanger naar welk adres de orderbevestiging gaat. Standaard is het hoofdadres ingesteld. Zo krijgt het congrescentrum de orderbevestiging en de boekhouding de factuur, zonder dat je twee contacten hoeft bij te houden; de extra adressen vul je bij het contact in onder Extra e-mailadressen. Je kunt alleen kiezen uit de adressen van dit contact.
Het versturen verschijnt bovendien in de documentgeschiedenis van de offerte — dus ook op de geschiedenispagina van de ondertekende offerte-PDF, met nummer en ontvanger.
Waar de orderbevestiging staat
In het tabblad Documenten van het evenement krijgt ze een eigen kaart met nummer, datum en verzendstatus. De bijbehorende offertekaart toont daarnaast een regel „Orderbevestiging … · …” die ernaar verwijst. Zijn er meerdere, dan noemt die regel de meest recente en hoeveel er nog meer zijn.
In de geopende offerte vind je het onderdeel Orderbevestigingen met alle items en de PDF-links.
Niet bewerken, niet verwijderen
Een aangemaakte orderbevestiging kan niet meer worden gewijzigd en niet worden verwijderd. Ze draagt een vergeven nummer en is daarmee een document — dezelfde regel als bij uitgegeven facturen.
Is een tekst onjuist, maak dan gewoon een tweede orderbevestiging bij dezelfde offerte met de juiste formulering. De oude blijft zichtbaar, zodat te herleiden blijft wat de klant daadwerkelijk heeft ontvangen.
Meerdere exposanten, meerdere orderbevestigingen
Bij een beurs of een groter evenement met meerdere opdrachtgevers heeft elk van hen een eigen offerte. Je maakt dan per offerte een eigen orderbevestiging aan — elk met een eigen nummer, een eigen ontvanger en de regels van die offerte. Een gezamenlijke orderbevestiging voor meerdere offertes bestaat bewust niet: elke opdrachtgever moet precies bevestigd krijgen wat hij heeft besteld.
Veelgestelde vragen
Vervangt de orderbevestiging de factuur? Nee. Ze is geen omzetdocument en verschijnt daarom niet in omzetrapporten, in de documentexport of in de e-factuur. Pakbon en factuur ontstaan nog steeds uit de offerte.
Kan ik regels in de orderbevestiging aanpassen? Nee — ze neemt de regels van de offerte ongewijzigd over. Moeten er andere regels worden bevestigd, dan hoort dat in de offerte: nieuwe versie maken, laten accepteren en dan bevestigen.
Ziet de klant de orderbevestiging in zijn portaal? Op dit moment niet. Hij ontvangt haar per e-mail met de PDF als bijlage.
In welke taal wordt ze aangemaakt? In de taal van de offerte. Is de offerte in het Engels, dan is de orderbevestiging dat ook.