Tworzenie potwierdzenia zamówienia

Wiele firm cateringowych wysyła oferty bez zobowiązania. Prawnie nie oznacza to jeszcze zawarcia umowy, gdy klient zaakceptuje ofertę — do tego potrzebne jest potwierdzenie zamówienia. W Univents to nic innego jak potwierdzona oferta: te same pozycje, te same kwoty, tylko z własnym numerem, własną datą i tekstem potwierdzającym.

Na wideo zobaczysz, jak utworzyć potwierdzenie zamówienia z zaakceptowanej oferty, ustawić datę i teksty oraz otworzyć plik PDF.

Odtwórz wideo1:05

Poszczególne kroki znajdziesz poniżej także w formie tekstu.

Wymaganie: zaakceptowana oferta

Potwierdzenie zamówienia powstaje zawsze z oferty ze statusem Zaakceptowane — bez względu na to, jak do tego doszło: oferta została podpisana online w portalu klienta, oznaczona w backoffice jako zaakceptowana albo potwierdzona wgranym skanem.

Gdy oferta jest zaakceptowana, akcję Utwórz potwierdzenie zamówienia znajdziesz w dwóch miejscach:

• na karcie oferty w zakładce Dokumenty wydarzenia
• na pasku statusu otwartej oferty

Potrzebujesz do tego uprawnienia do edytowania dokumentów finansowych.

Okno dialogowe

Kliknięcie otwiera małe okno z czterema polami:

• Data — domyślnie dzisiejsza, możesz ją zmienić.
• Wstęp — wstępnie wypełniony i dowolnie edytowalny.
• Zakończenie — również wstępnie wypełnione.
• Wyślij e-mailem do … — domyślnie zaznaczone, jeśli przy kontakcie zapisano adres e-mail. Jeśli go brakuje, pole wyboru jest nieaktywne, a okno podaje powód.

W obu polach tekstowych możesz używać symboli zastępczych. Po otwarciu okna są już zastąpione rzeczywistymi wartościami:

Nad polami znajduje się wskazówka, o co tu chodzi: potwierdzenie zamówienia potwierdza ofertę dokładnie w takiej postaci, w jakiej została zaakceptowana. Jeśli od tego czasu coś się zmieniło — liczba gości, menu, termin — najpierw utwórz nową wersję oferty i poproś o jej zaakceptowanie. W przeciwnym razie potwierdzasz na piśmie coś, co już nie obowiązuje.

Jeśli podpisana oferta jest właśnie generowana, okno chwilę na nią czeka, aby załącznikiem była wersja podpisana. Gdy trwa to zbyt długo, możesz wybrać Kontynuuj bez załącznika albo odłożyć to na Później.

Numer i zakres numeracji

Podczas tworzenia Univents pobiera kolejny numer z zakresu numeracji potwierdzeń zamówień. Domyślny prefiks to AB. Możesz go zmienić tak samo jak przy innych rodzajach dokumentów w Ustawienia → Dokumenty → Zakresy numeracji.

Raz nadany numer pozostaje zajęty. Jeśli podczas tworzenia coś pójdzie nie tak, okno pozostaje otwarte i informuje: „Numer AB-… jest już zajęty. Drugie podejście użyje tego samego numeru.” Wystarczy wtedy kliknąć Utwórz — nie powstanie ani luka w numeracji, ani duplikat.

Co zawiera plik PDF

Potwierdzenie zamówienia jest drukowane w Twoim zwykłym układzie: logo, kolory, dane nadawcy i stopka pochodzą z Twojego standardowego układu ofert. Zawiera ono:

• tytuł Potwierdzenie zamówienia, numer AB i datę
• adres odbiorcy oraz wydarzenie z terminem
• wiersz odniesienia „Oferta … z dnia …, zaakceptowana dnia … przez …”
• Twój wstęp
• wszystkie pozycje oferty z ilościami i cenami
• podsumowania, a przy różnych stawkach VAT po jednym wierszu na stawkę (dania 7 %, usługi 19 %)
• Twoje zakończenie, a pod nim wiersz „Załącznik: oferta …”

Jako załącznik dołączana jest sama zaakceptowana oferta — w wersji podpisanej, jeśli taka istnieje, w przeciwnym razie jako zwykły PDF oferty. Jeśli do oferty nie ma żadnego pliku PDF, potwierdzenie zamówienia jest mimo to kompletne, tylko bez załącznika.

Wysyłanie i ponowne wysyłanie

Jeśli w oknie zaznaczysz Wyślij e-mailem, potwierdzenie zamówienia trafi od razu do klienta wraz z plikiem PDF w załączniku. Treść wiadomości dostosujesz w Ustawienia → Szablony e-mail w szablonie Potwierdzenie zamówienia — tak samo jak w przypadku wszystkich innych wiadomości do klientów. Bez gotowego pliku PDF potwierdzenie zamówienia nie zostanie wysłane.

Później w dowolnym momencie możesz wybrać Wyślij ponownie. Przed wysłaniem Univents jeszcze raz pokaże Ci adres odbiorcy — a jeśli przy kontakcie zapisano kilka adresów, w polu Odbiorca wybierzesz, na który z nich trafi potwierdzenie zamówienia. Domyślnie ustawiony jest adres główny. Dzięki temu centrum konferencyjne otrzyma potwierdzenie zamówienia, a księgowość fakturę, bez konieczności prowadzenia dwóch kontaktów; dodatkowe adresy wpisujesz przy kontakcie w polu Dodatkowe adresy e-mail. Do wyboru są tylko adresy tego kontaktu.

Wysyłka pojawia się też w historii dokumentu oferty — a więc także na stronie historii podpisanego pliku PDF oferty, z numerem i odbiorcą.

Gdzie znajduje się potwierdzenie zamówienia

W zakładce Dokumenty wydarzenia ma ono własną kartę z numerem, datą i statusem wysyłki. Karta powiązanej oferty pokazuje dodatkowo wiersz „Potwierdzenie zamówienia … · …”, który do niego odsyła. Jeśli jest ich kilka, wiersz podaje najnowsze i informuje, ile jest jeszcze innych.

W otwartej ofercie znajdziesz sekcję Potwierdzenia zamówień ze wszystkimi wpisami i linkami do plików PDF.

Bez edycji i bez usuwania

Utworzonego potwierdzenia zamówienia nie można już zmienić ani usunąć. Ma nadany numer, a więc jest dokumentem — obowiązuje ta sama zasada co przy wystawionych fakturach.

Jeśli tekst jest błędny, po prostu utwórz drugie potwierdzenie zamówienia do tej samej oferty z prawidłowym brzmieniem. Stare pozostaje widoczne, aby można było prześledzić, co klient faktycznie otrzymał.

Kilku wystawców, kilka potwierdzeń zamówień

Na targach lub większym wydarzeniu z kilkoma zleceniodawcami każdy ma własną ofertę. Odpowiednio tworzysz osobne potwierdzenie zamówienia do każdej oferty — każde z własnym numerem, własnym odbiorcą i pozycjami tej oferty. Zbiorczego potwierdzenia zamówienia obejmującego kilka ofert celowo nie ma: każdy zleceniodawca ma otrzymać potwierdzenie dokładnie tego, co zamówił.

Najczęstsze pytania

Czy potwierdzenie zamówienia zastępuje fakturę? Nie. Nie jest dokumentem sprzedażowym, dlatego nie pojawia się w raportach sprzedaży, w eksporcie dokumentów ani w e-fakturze. Dowód dostawy (WZ) i faktura nadal powstają z oferty.

Czy mogę zmienić pozycje w potwierdzeniu zamówienia? Nie — przejmuje ono pozycje oferty bez zmian. Jeśli mają być potwierdzone inne pozycje, powinno to nastąpić w ofercie: utwórz nową wersję, poproś o jej zaakceptowanie, a następnie potwierdź.

Czy klient widzi potwierdzenie zamówienia w swoim portalu? Obecnie nie. Otrzymuje je e-mailem z plikiem PDF w załączniku.

W jakim języku jest tworzone? W języku oferty. Jeśli oferta jest po angielsku, potwierdzenie zamówienia również.