Créer une confirmation de commande
À partir d’un devis accepté, créez en un clic une confirmation de commande avec son propre numéro, envoyez-la et classez-la dans l’événement.
De nombreux traiteurs envoient leurs devis sans engagement. Juridiquement, aucun contrat n’est donc encore conclu lorsque le client accepte : il faut pour cela la confirmation de commande. Dans Univents, elle n’est rien d’autre que le devis confirmé : mêmes lignes, mêmes totaux, mais avec son propre numéro, sa propre date et un texte de confirmation.
Dans la vidéo, vous voyez comment créer une confirmation de commande à partir d’un devis accepté, définir la date et les textes, puis ouvrir le PDF.
Vous retrouverez aussi les différentes étapes par écrit ci-dessous.
Prérequis : un devis accepté
La confirmation de commande est toujours créée à partir d’un devis au statut Accepté, quelle que soit la manière dont il a atteint ce statut : signé en ligne dans le portail client, marqué comme accepté dans le back-office ou confirmé avec un scan importé.
Une fois le devis accepté, l’action Créer une confirmation de commande est disponible à deux endroits :
- sur la carte du devis, dans l’onglet Documents de l’événement
- dans la barre de statut du devis ouvert
Vous avez besoin pour cela de l’autorisation de modifier les documents financiers.
La boîte de dialogue
Un clic ouvre une petite boîte de dialogue avec quatre champs :
- Date : la date du jour est proposée, vous pouvez la modifier.
- Texte d'introduction : prérempli et librement modifiable.
- Texte de conclusion : également prérempli.
- Envoyer par e-mail à … : coché par défaut si une adresse e-mail est enregistrée pour le contact. Si elle manque, la case est désactivée et la boîte de dialogue vous en indique la raison.
Dans les deux champs de texte, vous pouvez utiliser des variables. Elles sont déjà remplacées par les valeurs réelles lorsque vous ouvrez la boîte de dialogue :
| Variable | Signification |
|---|---|
{{Angebotsnummer}} | Numéro du devis accepté |
{{Angebotsdatum}} | Date du devis |
{{Annahmedatum}} | Jour où le client a accepté |
{{Unterzeichner}} | Nom de la personne qui a signé |
{{Veranstaltung}} | Nom de l’événement |
{{Veranstaltungsdatum}} | Date de l’événement |
Au-dessus des champs figure l’indication essentielle : la confirmation de commande confirme le devis tel qu’il a été accepté. Si quelque chose a changé depuis (nombre d’invités, menu, date), créez d’abord une nouvelle version du devis et faites-la accepter. Sinon, vous confirmez par écrit quelque chose qui n’est plus valable.
Si le devis signé est en cours de génération, la boîte de dialogue patiente brièvement afin que la pièce jointe soit la version signée. Si cela dure trop longtemps, vous pouvez Continuer sans pièce jointe ou reporter l’opération avec Plus tard.
Numéro et séquence de numérotation
Lors de la création, Univents attribue le numéro suivant de la séquence de numérotation des confirmations de commande. Le préfixe par défaut est AB. Vous pouvez le modifier, comme pour les autres types de documents, sous Paramètres → Documents → Séquences de numérotation.
Un numéro, une fois attribué, le reste. Si un problème survient lors de la création, la boîte de dialogue reste ouverte et vous indique : « Le numéro AB-… est déjà attribué. Une deuxième tentative utilisera le même numéro. » Un clic sur Créer suffit alors : il n’y a ni trou dans la numérotation ni doublon.
Contenu du PDF
La confirmation de commande est imprimée dans votre mise en page habituelle : logo, couleurs, coordonnées de l’expéditeur et pied de page de votre mise en page standard pour les devis. Elle comprend :
- le titre Confirmation de commande, le numéro AB et la date
- l’adresse du destinataire et l’événement avec sa date
- la ligne de référence « Devis … du …, accepté le … par … »
- votre texte d’introduction
- toutes les lignes du devis avec quantités et prix
- les totaux, avec une ligne par taux en cas de taux de TVA différents (repas 7 %, prestation de service 19 %)
- votre texte de conclusion et, en dessous, la ligne « Pièce jointe : devis … »
Le devis accepté lui-même est joint, dans sa version signée s’il en existe une, sinon sous forme de PDF de devis classique. S’il n’existe aucun PDF pour le devis, la confirmation de commande est tout de même complète, simplement sans pièce jointe.
Envoyer et renvoyer
Si vous avez coché Envoyer par e-mail dans la boîte de dialogue, la confirmation de commande part immédiatement chez le client avec le PDF en pièce jointe. Vous adaptez le texte de l’e-mail sous Paramètres → Modèles d’e-mail, dans le modèle Confirmation de commande, comme pour tous les autres e-mails clients. Sans PDF finalisé, la confirmation de commande n’est pas envoyée.
Vous pouvez ensuite choisir Renvoyer à tout moment. Univents vous affiche encore une fois l’adresse du destinataire avant l’envoi. Si plusieurs adresses sont enregistrées pour le contact, vous choisissez dans le champ Destinataire celle à laquelle la confirmation de commande est envoyée. L’adresse principale est présélectionnée. Ainsi, le centre de conférences reçoit la confirmation de commande et la comptabilité reçoit la facture, sans que vous ayez à gérer deux contacts ; vous saisissez les adresses supplémentaires dans la fiche du contact sous Autres adresses e-mail. Seules les adresses de ce contact sont proposées.
L’envoi apparaît en outre dans l’historique des documents du devis, donc aussi sur la page d’historique du PDF du devis signé, avec le numéro et le destinataire.
Où se trouve la confirmation de commande
Dans l’onglet Documents de l’événement, elle dispose de sa propre carte avec numéro, date et statut d’envoi. La carte du devis correspondant affiche en plus une ligne « Confirmation de commande … · … » qui y renvoie. S’il y en a plusieurs, la ligne indique la plus récente et le nombre d’autres confirmations.
Dans le devis ouvert, vous trouvez la section Confirmations de commande avec toutes les entrées et les liens vers les PDF.
Ni modification ni suppression
Une confirmation de commande créée ne peut plus être modifiée ni supprimée. Elle porte un numéro attribué et constitue donc un document : c’est la même règle que pour les factures émises.
Si un texte est erroné, créez simplement une deuxième confirmation de commande pour le même devis avec la bonne formulation. L’ancienne reste visible afin que l’on puisse retracer ce que le client a réellement reçu.
Plusieurs exposants, plusieurs confirmations de commande
Lors d’un salon ou d’un événement de plus grande envergure avec plusieurs donneurs d’ordre, chacun a son propre devis. Vous créez donc une confirmation de commande par devis, chacune avec son propre numéro, son propre destinataire et les lignes de ce devis. Il n’existe volontairement pas de confirmation de commande groupée portant sur plusieurs devis : chaque donneur d’ordre doit recevoir la confirmation exacte de ce qu’il a commandé.
Questions fréquentes
La confirmation de commande remplace-t-elle la facture ? Non. Ce n’est pas un document de vente et elle n’apparaît donc ni dans les rapports de chiffre d’affaires, ni dans l’export des documents, ni dans la facture électronique. Le bon de livraison et la facture continuent d’être créés à partir du devis.
Puis-je modifier les lignes dans la confirmation de commande ? Non : elle reprend les lignes du devis sans modification. Si d’autres lignes doivent être confirmées, cela relève du devis : créez une nouvelle version, faites-la accepter, puis confirmez.
Le client voit-il la confirmation de commande dans son portail ? Pas actuellement. Il la reçoit par e-mail avec le PDF en pièce jointe.
Dans quelle langue est-elle créée ? Dans la langue du devis. Si le devis est en anglais, la confirmation de commande l’est aussi.