Auftragsbestätigung erstellen

Viele Caterer verschicken ihre Angebote freibleibend. Rechtlich ist damit noch kein Vertrag geschlossen, wenn der Kunde annimmt — dafür braucht es die Auftragsbestätigung. In Univents ist sie nichts anderes als das bestätigte Angebot: dieselben Positionen, dieselben Summen, nur mit eigener Nummer, eigenem Datum und einem bestätigenden Text.

Voraussetzung: ein angenommenes Angebot

Die Auftragsbestätigung entsteht immer aus einem Angebot im Status Angenommen — egal, wie es dorthin kam: online im Kundenportal unterschrieben, im Backoffice als angenommen markiert oder mit einem hochgeladenen Scan bestätigt.

Ist das Angebot angenommen, findest du die Aktion Auftragsbestätigung erstellen an zwei Stellen:

• auf der Angebots-Karte im Tab Dokumente der Veranstaltung
• in der Status-Leiste des geöffneten Angebots

Du brauchst dafür das Recht, Finanzdokumente zu bearbeiten.

Der Dialog

Ein Klick öffnet einen kleinen Dialog mit vier Feldern:

• Datum — Vorschlag ist heute, du kannst es ändern.
• Einleitungstext — vorbelegt und frei überschreibbar.
• Schlusstext — ebenfalls vorbelegt.
• Per E-Mail an … senden — standardmäßig angehakt, wenn beim Kontakt eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Fehlt sie, ist das Häkchen deaktiviert und der Dialog sagt dir warum.

In beiden Textfeldern kannst du Platzhalter verwenden. Sie sind bereits mit den echten Werten aufgelöst, wenn du den Dialog öffnest:

Über den Feldern steht der Hinweis, worauf es ankommt: Die Auftragsbestätigung bestätigt das Angebot so, wie es angenommen wurde. Hat sich seitdem etwas geändert — Gästezahl, Menü, Termin — erstellst du zuerst eine neue Version des Angebots und lässt sie annehmen. Sonst bestätigst du schriftlich etwas, das so nicht mehr gilt.

Wird gerade das signierte Angebot erzeugt, wartet der Dialog kurz darauf, damit die Anlage die unterschriebene Fassung wird. Dauert es zu lange, kannst du Ohne Anlage fortfahren oder es auf Später vertagen.

Nummer und Nummernkreis

Beim Erstellen zieht Univents die nächste Nummer aus dem Nummernkreis für Auftragsbestätigungen. Das Standard-Präfix ist AB. Ändern kannst du es wie bei den anderen Belegarten unter Einstellungen → Belege → Nummernkreise.

Eine einmal vergebene Nummer bleibt vergeben. Geht beim Erstellen etwas schief, bleibt der Dialog offen und sagt dir: „Die Nummer AB-… ist bereits vergeben. Ein zweiter Versuch nutzt dieselbe Nummer." Ein Klick auf Erstellen genügt dann — es entsteht keine Lücke und keine Dublette.

Was im PDF steht

Die Auftragsbestätigung wird in deinem gewohnten Layout gedruckt: Logo, Farben, Absenderangaben und Fußzeile aus deinem Standard-Layout für Angebote. Enthalten sind:

• Titel Auftragsbestätigung, die AB-Nummer und das Datum
• Empfängeranschrift und die Veranstaltung mit Termin
• die Bezugszeile „Angebot … vom …, angenommen am … durch …"
• dein Einleitungstext
• alle Positionen des Angebots mit Mengen und Preisen
• die Summen, bei gemischten Steuersätzen mit einer Zeile je Satz (Speisen 7 %, Dienstleistung 19 %)
• dein Schlusstext und darunter die Zeile „Anlage: Angebot …"

Angehängt ist das angenommene Angebot selbst — in der unterschriebenen Fassung, wenn es eine gibt, sonst als reguläres Angebots-PDF. Gibt es zum Angebot gar kein PDF, ist die Auftragsbestätigung trotzdem vollständig, nur eben ohne Anlage.

Versenden und erneut senden

Hast du im Dialog Per E-Mail senden angehakt, geht die Auftragsbestätigung sofort mit PDF im Anhang an den Kunden. Den Text der Mail passt du unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen bei der Vorlage Auftragsbestätigung an — genauso wie bei allen anderen Kundenmails.

Später kannst du jederzeit Erneut senden wählen, etwa an eine andere Ansprechperson. Univents zeigt dir vor dem Absenden noch einmal die Empfängeradresse.

Der Versand erscheint außerdem im Dokument-Verlauf des Angebots — also auch auf der Verlaufsseite des signierten Angebots-PDFs, mit Nummer und Empfänger.

Wo die Auftragsbestätigung liegt

Im Tab Dokumente der Veranstaltung bekommt sie eine eigene Karte mit Nummer, Datum und Versandstatus. Die zugehörige Angebots-Karte zeigt zusätzlich eine Zeile „Auftragsbestätigung … · …", die auf sie verweist. Gibt es mehrere, nennt die Zeile die jüngste und wie viele weitere es gibt.

Im geöffneten Angebot findest du den Abschnitt Auftragsbestätigungen mit allen Einträgen und den PDF-Links.

Kein Bearbeiten, kein Löschen

Eine erstellte Auftragsbestätigung lässt sich nicht mehr ändern und nicht löschen. Sie trägt eine vergebene Nummer und ist damit ein Beleg — dieselbe Regel wie bei ausgestellten Rechnungen.

Ist ein Text falsch, erstellst du einfach eine zweite Auftragsbestätigung zum selben Angebot mit dem richtigen Wortlaut. Die alte bleibt sichtbar, damit nachvollziehbar bleibt, was der Kunde tatsächlich bekommen hat.

Mehrere Aussteller, mehrere Auftragsbestätigungen

Bei einer Messe oder einem größeren Event mit mehreren Auftraggebern hat jeder sein eigenes Angebot. Entsprechend erstellst du je Angebot eine eigene Auftragsbestätigung — jede mit eigener Nummer, eigenem Empfänger und den Positionen dieses Angebots. Eine Sammel-Auftragsbestätigung über mehrere Angebote hinweg gibt es bewusst nicht: Jeder Auftraggeber soll genau das bestätigt bekommen, was er beauftragt hat.

Häufige Fragen

Ersetzt die Auftragsbestätigung die Rechnung? Nein. Sie ist kein Umsatzbeleg und taucht deshalb nicht in Umsatzberichten, im Beleg-Export oder in der E-Rechnung auf. Lieferschein und Rechnung entstehen weiterhin aus dem Angebot.

Kann ich Positionen in der Auftragsbestätigung anpassen? Nein — sie übernimmt die Positionen des Angebots unverändert. Sollen andere Positionen bestätigt werden, gehört das ins Angebot: neue Version erstellen, annehmen lassen, dann bestätigen.

Sieht der Kunde die Auftragsbestätigung in seinem Portal? Aktuell nicht. Er bekommt sie per E-Mail mit PDF im Anhang.

In welcher Sprache wird sie erstellt? In der Sprache des Angebots. Ist das Angebot englisch, ist es die Auftragsbestätigung auch.