Crear una confirmación de pedido
Crea con un clic una confirmación de pedido con numeración propia a partir de un presupuesto aceptado, envíala y guárdala en el evento.
Muchos caterings envían sus presupuestos sin compromiso. Legalmente, cuando el cliente acepta todavía no se ha cerrado ningún contrato: para eso hace falta la confirmación de pedido. En Univents no es más que el presupuesto confirmado: las mismas líneas y los mismos totales, solo que con número propio, fecha propia y un texto de confirmación.
En el vídeo ves cómo crear una confirmación de pedido a partir de un presupuesto aceptado, definir la fecha y los textos y abrir el PDF.
Los pasos también los tienes por escrito más abajo.
Requisito: un presupuesto aceptado
La confirmación de pedido siempre se crea a partir de un presupuesto en estado Aceptado, da igual cómo haya llegado a ese estado: firmado online en el portal de clientes, marcado como aceptado en el backoffice o confirmado con un escaneo subido.
Cuando el presupuesto está aceptado, la acción Crear confirmación de pedido aparece en dos sitios:
- en la tarjeta del presupuesto, en la pestaña Documentos del evento
- en la barra de estado del presupuesto abierto
Para ello necesitas el permiso para editar documentos financieros.
El diálogo
Un clic abre un pequeño diálogo con cuatro campos:
- Fecha: por defecto, hoy; puedes cambiarla.
- Texto de introducción: viene rellenado y puedes sobrescribirlo libremente.
- Texto final: también viene rellenado.
- Enviar por correo a …: marcado por defecto si el contacto tiene una dirección de correo guardada. Si no la tiene, la casilla aparece desactivada y el diálogo te explica por qué.
En los dos campos de texto puedes usar marcadores. Ya vienen sustituidos por los valores reales cuando abres el diálogo:
| Marcador | Significado |
|---|---|
{{Angebotsnummer}} | Número del presupuesto aceptado |
{{Angebotsdatum}} | Fecha del presupuesto |
{{Annahmedatum}} | Día en que el cliente aceptó |
{{Unterzeichner}} | Nombre de la persona que firmó |
{{Veranstaltung}} | Nombre del evento |
{{Veranstaltungsdatum}} | Fecha del evento |
Sobre los campos aparece la advertencia clave: la confirmación de pedido confirma el presupuesto tal como fue aceptado. Si algo ha cambiado desde entonces (número de invitados, menú, fecha), primero creas una nueva versión del presupuesto y haces que se acepte. De lo contrario, estarías confirmando por escrito algo que ya no es válido.
Si se está generando en ese momento el presupuesto firmado, el diálogo espera un instante para que el adjunto sea la versión firmada. Si tarda demasiado, puedes Continuar sin adjunto o dejarlo para Más tarde.
Número y serie de numeración
Al crearla, Univents toma el siguiente número de la serie de numeración de confirmaciones de pedido. El prefijo predeterminado es AB. Puedes cambiarlo, igual que en el resto de tipos de documento, en Ajustes → Documentos → Series de numeración.
Un número que ya se ha asignado queda asignado. Si algo falla al crearla, el diálogo permanece abierto y te avisa: «El número AB-… ya está asignado. Un segundo intento usará el mismo número.» Basta entonces con hacer clic otra vez en Crear: no se produce ningún hueco ni ningún duplicado.
Qué contiene el PDF
La confirmación de pedido se imprime con tu diseño habitual: logotipo, colores, datos del remitente y pie de página de tu diseño predeterminado para presupuestos. Incluye:
- el título Confirmación de pedido, el número AB y la fecha
- la dirección del destinatario y el evento con su fecha
- la línea de referencia «Presupuesto … de fecha …, aceptado el … por …»
- tu texto de introducción
- todas las líneas del presupuesto con cantidades y precios
- los totales, con una línea por tipo cuando hay tipos impositivos mixtos (comida 7 %, servicio 19 %)
- tu texto final y, debajo, la línea «Adjunto: presupuesto …»
Lo que se adjunta es el propio presupuesto aceptado: en su versión firmada, si existe, y si no, como PDF de presupuesto normal. Si el presupuesto no tiene ningún PDF, la confirmación de pedido sigue estando completa, solo que sin adjunto.
Enviar y reenviar
Si en el diálogo has marcado Enviar por correo, la confirmación de pedido se envía de inmediato al cliente con el PDF adjunto. El texto del correo lo adaptas en Ajustes → Plantillas de correo, en la plantilla Confirmación de pedido, igual que en el resto de correos a clientes. Sin un PDF terminado, la confirmación de pedido no se envía.
Más adelante puedes elegir Reenviar en cualquier momento. Univents te muestra otra vez la dirección del destinatario antes de enviar y, si el contacto tiene varias direcciones guardadas, en el campo Destinatario eliges a cuál se envía la confirmación de pedido. La dirección principal viene preseleccionada. Así, el centro de conferencias recibe la confirmación de pedido y el departamento de contabilidad recibe la factura, sin que tengas que mantener dos contactos; las direcciones adicionales las introduces en el contacto, en Más direcciones de correo. Solo se ofrecen las direcciones de ese contacto.
El envío aparece además en el historial de documentos del presupuesto, es decir, también en la página de historial del PDF del presupuesto firmado, con número y destinatario.
Dónde está la confirmación de pedido
En la pestaña Documentos del evento tiene su propia tarjeta, con número, fecha y estado de envío. La tarjeta del presupuesto correspondiente muestra además una línea «Confirmación de pedido … · …» que remite a ella. Si hay varias, la línea indica la más reciente y cuántas más hay.
En el presupuesto abierto encuentras la sección Confirmaciones de pedido con todas las entradas y los enlaces a sus PDF.
Sin edición ni eliminación
Una confirmación de pedido ya creada no se puede modificar ni eliminar. Lleva un número asignado y, por tanto, es un documento: la misma regla que se aplica a las facturas emitidas.
Si un texto es incorrecto, simplemente creas una segunda confirmación de pedido del mismo presupuesto con la redacción correcta. La anterior sigue visible para que se pueda comprobar qué recibió realmente el cliente.
Varios expositores, varias confirmaciones de pedido
En una feria o en un evento grande con varios clientes, cada uno tiene su propio presupuesto. Por eso creas una confirmación de pedido por presupuesto, cada una con su número, su destinatario y las líneas de ese presupuesto. A propósito no existe una confirmación de pedido conjunta para varios presupuestos: cada cliente debe recibir confirmado exactamente lo que ha contratado.
Preguntas frecuentes
¿La confirmación de pedido sustituye a la factura? No. No es un documento de ingresos, por eso no aparece en los informes de ingresos, en la exportación de documentos ni en la factura electrónica. El albarán y la factura se siguen generando a partir del presupuesto.
¿Puedo modificar las líneas de la confirmación de pedido? No: toma las líneas del presupuesto tal cual. Si hay que confirmar otras líneas, el cambio se hace en el presupuesto: crea una nueva versión, haz que se acepte y confirma después.
¿El cliente ve la confirmación de pedido en su portal? Por ahora no. La recibe por correo con el PDF adjunto.
¿En qué idioma se crea? En el idioma del presupuesto. Si el presupuesto está en inglés, la confirmación de pedido también.