Criar confirmação de encomenda

Muitos caterers enviam os orçamentos sem compromisso. Do ponto de vista jurídico, quando o cliente aceita, ainda não existe contrato — para isso é necessária a confirmação de encomenda. No Univents, não é mais do que o orçamento confirmado: as mesmas linhas, os mesmos totais, apenas com número próprio, data própria e um texto de confirmação.

No vídeo vê como criar uma confirmação de encomenda a partir de um orçamento aceite, definir a data e os textos e abrir o PDF.

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Os passos individuais estão também descritos abaixo, para consulta.

Requisito: um orçamento aceite

A confirmação de encomenda resulta sempre de um orçamento com o estado Aceite — independentemente de como lá chegou: assinado online no portal do cliente, marcado como aceite no backoffice ou confirmado com uma digitalização carregada.

Quando o orçamento está aceite, a ação Criar confirmação de encomenda encontra-se em dois locais:

• no cartão do orçamento, no separador Documentos do evento
• na barra de estado do orçamento aberto

Para isso é necessária a permissão para editar documentos financeiros.

A caixa de diálogo

Um clique abre uma pequena caixa de diálogo com quatro campos:

• Data — a sugestão é a data de hoje, que pode ser alterada.
• Texto de introdução — pré-preenchido e livremente editável.
• Texto final — também pré-preenchido.
• Enviar por e-mail para … — por predefinição, está assinalado se o contacto tiver um endereço de e-mail registado. Se não houver, a caixa fica desativada e a caixa de diálogo indica o motivo.

Nos dois campos de texto podem ser utilizados marcadores de posição. Ao abrir a caixa de diálogo, já estão substituídos pelos valores reais:

Acima dos campos surge o aviso do que é essencial: a confirmação de encomenda confirma o orçamento tal como foi aceite. Se entretanto algo mudou — número de convidados, menu, data —, deve primeiro criar-se uma nova versão do orçamento e fazê-la aceitar. Caso contrário, confirma-se por escrito algo que já não é válido.

Se o orçamento assinado estiver a ser gerado, a caixa de diálogo aguarda um pouco, para que o anexo seja a versão assinada. Se demorar demasiado, é possível Continuar sem anexo ou adiar a ação para Mais tarde.

Número e série de numeração

Ao criar, o Univents atribui o número seguinte da série de numeração das confirmações de encomenda. O prefixo predefinido é AB. Pode ser alterado, tal como nos outros tipos de documento, em Definições → Documentos → Séries de numeração.

Um número, uma vez atribuído, mantém-se atribuído. Se algo correr mal ao criar, a caixa de diálogo permanece aberta e indica: «O número AB-… já está atribuído. Uma segunda tentativa utiliza o mesmo número.» Basta então um clique em Criar — não surge nenhuma lacuna nem duplicado.

O que consta do PDF

A confirmação de encomenda é impressa no seu layout habitual: logótipo, cores, dados do remetente e rodapé do layout predefinido para orçamentos. Inclui:

• o título Confirmação de encomenda, o número AB e a data
• a morada do destinatário e o evento com a respetiva data
• a linha de referência «Orçamento … de …, aceite em … por …»
• o texto de introdução
• todas as linhas do orçamento, com quantidades e preços
• os totais, com uma linha por taxa em caso de taxas de IVA mistas (alimentação 7 %, serviços 19 %)
• o texto final e, por baixo, a linha «Anexo: orçamento …»

Em anexo segue o próprio orçamento aceite — na versão assinada, se existir, ou, caso contrário, como PDF de orçamento normal. Se não existir qualquer PDF do orçamento, a confirmação de encomenda fica na mesma completa, apenas sem anexo.

Enviar e enviar novamente

Se na caixa de diálogo assinalou Enviar por e-mail, a confirmação de encomenda segue de imediato para o cliente, com o PDF em anexo. O texto do e-mail ajusta-se em Definições → Modelos de e-mail, no modelo Confirmação de encomenda — tal como em todos os outros e-mails para clientes. Sem PDF concluído, a confirmação de encomenda não é enviada.

Mais tarde, pode escolher Enviar novamente em qualquer altura. Antes do envio, o Univents mostra mais uma vez o endereço do destinatário — e, se o contacto tiver vários endereços registados, escolhe-se aí, no campo Destinatário, para qual deles segue a confirmação de encomenda. O endereço principal vem predefinido. Assim, o centro de conferências recebe a confirmação de encomenda e a contabilidade recebe a fatura, sem ser necessário manter dois contactos; os endereços adicionais registam-se no contacto, em Outros endereços de e-mail. Só estão disponíveis para seleção os endereços desse contacto.

O envio aparece também no histórico de documentos do orçamento — ou seja, também na página de histórico do PDF do orçamento assinado, com número e destinatário.

Onde fica a confirmação de encomenda

No separador Documentos do evento, tem um cartão próprio, com número, data e estado de envio. O cartão do orçamento correspondente mostra ainda uma linha «Confirmação de encomenda … · …» que remete para ela. Se houver várias, a linha refere a mais recente e quantas outras existem.

No orçamento aberto, encontra-se a secção Confirmações de encomenda, com todas as entradas e as ligações para os PDF.

Sem editar, sem eliminar

Uma confirmação de encomenda criada já não pode ser alterada nem eliminada. Tem um número atribuído e é, por isso, um documento — a mesma regra que se aplica às faturas emitidas.

Se um texto estiver errado, basta criar uma segunda confirmação de encomenda para o mesmo orçamento, com a redação correta. A antiga permanece visível, para que fique registado o que o cliente efetivamente recebeu.

Vários expositores, várias confirmações de encomenda

Numa feira ou num evento maior com vários clientes, cada um tem o seu próprio orçamento. Assim, cria-se uma confirmação de encomenda própria por orçamento — cada uma com número próprio, destinatário próprio e as linhas desse orçamento. Não existe, de propósito, uma confirmação de encomenda coletiva para vários orçamentos: cada cliente deve receber confirmado exatamente aquilo que encomendou.

Perguntas frequentes

A confirmação de encomenda substitui a fatura? Não. Não é um documento de faturação e, por isso, não aparece nos relatórios de faturação, na exportação de documentos nem na fatura eletrónica. A guia de remessa e a fatura continuam a ser criadas a partir do orçamento.

Posso ajustar linhas na confirmação de encomenda? Não — ela assume as linhas do orçamento sem alterações. Se for para confirmar outras linhas, isso deve ser feito no orçamento: criar uma nova versão, fazê-la aceitar e só depois confirmar.

O cliente vê a confirmação de encomenda no seu portal? Atualmente não. Recebe-a por e-mail, com o PDF em anexo.

Em que idioma é criada? No idioma do orçamento. Se o orçamento estiver em inglês, a confirmação de encomenda também fica em inglês.