Creare una conferma d’ordine
Crea con un clic una conferma d’ordine con numero proprio da un preventivo accettato, inviala e archiviala nell’evento.
Molti caterer inviano i loro preventivi senza impegno. Dal punto di vista legale, quando il cliente accetta non è ancora stato concluso alcun contratto: per questo serve la conferma d'ordine. In Univents non è altro che il preventivo confermato: stesse righe, stessi totali, ma con un numero proprio, una data propria e un testo di conferma.
Nel video vedi come creare una conferma d'ordine da un preventivo accettato, impostare data e testi e aprire il PDF.
Qui sotto trovi i singoli passaggi anche da leggere.
Presupposto: un preventivo accettato
La conferma d'ordine nasce sempre da un preventivo con stato Accettato, non importa come ci sia arrivato: firmato online nel portale clienti, segnato come accettato nel backoffice o confermato con una scansione caricata.
Quando il preventivo è accettato, trovi l'azione Crea conferma d'ordine in due punti:
- sulla scheda del preventivo, nella scheda Documenti dell'evento
- nella barra di stato del preventivo aperto
Per farlo ti serve l'autorizzazione a modificare i documenti.
La finestra di dialogo
Con un clic si apre una piccola finestra con quattro campi:
- Data: per impostazione predefinita è oggi, ma puoi modificarla.
- Testo introduttivo: precompilato e liberamente sovrascrivibile.
- Testo conclusivo: anch'esso precompilato.
- Invia via e-mail a …: selezionato per impostazione predefinita se il contatto ha un indirizzo e-mail salvato. Se manca, la casella è disattivata e la finestra ti spiega perché.
In entrambi i campi di testo puoi usare dei segnaposto. Quando apri la finestra sono già sostituiti con i valori reali:
| Segnaposto | Significato |
|---|---|
{{Angebotsnummer}} | Numero del preventivo accettato |
{{Angebotsdatum}} | Data del preventivo |
{{Annahmedatum}} | Giorno in cui il cliente ha accettato |
{{Unterzeichner}} | Nome della persona che ha firmato |
{{Veranstaltung}} | Nome dell'evento |
{{Veranstaltungsdatum}} | Data dell'evento |
Sopra i campi trovi l'avviso su ciò che conta: la conferma d'ordine conferma il preventivo così come è stato accettato. Se nel frattempo è cambiato qualcosa (numero di ospiti, menu, data), crea prima una nuova versione del preventivo e fallo accettare. Altrimenti confermi per iscritto qualcosa che non è più valido.
Se il preventivo firmato è ancora in fase di generazione, la finestra attende brevemente, in modo che l'allegato sia la versione firmata. Se ci vuole troppo, puoi scegliere Continua senza allegato oppure rimandare con Più tardi.
Numero e serie di numerazione
Alla creazione, Univents assegna il numero successivo della serie di numerazione delle conferme d'ordine. Il prefisso predefinito è AB. Puoi modificarlo, come per gli altri tipi di documento, in Impostazioni → Documenti → Serie di numerazione.
Un numero assegnato resta assegnato. Se qualcosa va storto durante la creazione, la finestra resta aperta e ti avvisa: «Il numero AB-… è già assegnato. Un secondo tentativo utilizza lo stesso numero.» A quel punto basta un clic su Crea: non si crea alcun buco nella numerazione né un duplicato.
Cosa contiene il PDF
La conferma d'ordine viene stampata nel tuo layout abituale: logo, colori, dati del mittente e piè di pagina del tuo layout standard per i preventivi. Contiene:
- il titolo Conferma d'ordine, il numero AB e la data
- l'indirizzo del destinatario e l'evento con la data
- la riga di riferimento «Preventivo … del …, accettato il … da …»
- il tuo testo introduttivo
- tutte le righe del preventivo con quantità e prezzi
- i totali, con una riga per aliquota in caso di aliquote IVA miste (cibo 7 %, servizio 19 %)
- il tuo testo conclusivo e, sotto, la riga «Allegato: preventivo …»
In allegato c'è il preventivo accettato stesso: nella versione firmata, se esiste, altrimenti come normale PDF del preventivo. Se per il preventivo non esiste alcun PDF, la conferma d'ordine è comunque completa, solo senza allegato.
Invio e nuovo invio
Se nella finestra hai selezionato Invia via e-mail, la conferma d'ordine parte subito al cliente con il PDF in allegato. Il testo dell'e-mail lo adatti in Impostazioni → Modelli e-mail, nel modello Conferma d'ordine, proprio come per tutte le altre e-mail ai clienti. Senza un PDF pronto, la conferma d'ordine non viene inviata.
In seguito puoi scegliere in qualsiasi momento Invia di nuovo. Prima dell'invio Univents ti mostra ancora una volta l'indirizzo del destinatario e, se il contatto ha più indirizzi salvati, nel campo Destinatario scegli a quale inviare la conferma d'ordine. Per impostazione predefinita è selezionato l'indirizzo principale. In questo modo il centro congressi riceve la conferma d'ordine e l'amministrazione riceve la fattura, senza che tu debba gestire due contatti; gli indirizzi aggiuntivi li inserisci nel contatto sotto Altri indirizzi e-mail. Tra le opzioni compaiono solo gli indirizzi di quel contatto.
L'invio compare inoltre nella cronologia documenti del preventivo, quindi anche nella pagina della cronologia del PDF del preventivo firmato, con numero e destinatario.
Dove si trova la conferma d'ordine
Nella scheda Documenti dell'evento ha una scheda propria con numero, data e stato di invio. La scheda del preventivo corrispondente mostra inoltre una riga «Conferma d'ordine … · …» che rimanda a essa. Se ce ne sono più di una, la riga indica la più recente e quante altre ne esistono.
Nel preventivo aperto trovi la sezione Conferme d'ordine con tutte le voci e i link ai PDF.
Nessuna modifica, nessuna eliminazione
Una conferma d'ordine creata non può più essere modificata né eliminata. Ha un numero assegnato ed è quindi un documento: stessa regola delle fatture emesse.
Se un testo è sbagliato, crea semplicemente una seconda conferma d'ordine per lo stesso preventivo con la formulazione corretta. La vecchia resta visibile, così rimane tracciabile ciò che il cliente ha effettivamente ricevuto.
Più espositori, più conferme d'ordine
In una fiera o in un evento più grande con più committenti, ognuno ha il proprio preventivo. Di conseguenza crei una conferma d'ordine distinta per ogni preventivo, ciascuna con numero proprio, destinatario proprio e le righe di quel preventivo. Una conferma d'ordine cumulativa su più preventivi non esiste volutamente: ogni committente deve ricevere conferma esattamente di ciò che ha ordinato.
Domande frequenti
La conferma d'ordine sostituisce la fattura? No. Non è un documento di fatturato e per questo non compare nei report sul fatturato, nell'export dei documenti né nella fattura elettronica. Documento di trasporto e fattura continuano a nascere dal preventivo.
Posso modificare le righe nella conferma d'ordine? No: riprende le righe del preventivo senza modifiche. Se devono essere confermate altre righe, vanno inserite nel preventivo: crea una nuova versione, fallo accettare, poi conferma.
Il cliente vede la conferma d'ordine nel suo portale? Al momento no. La riceve via e-mail con il PDF in allegato.
In quale lingua viene creata? Nella lingua del preventivo. Se il preventivo è in inglese, lo è anche la conferma d'ordine.