Buffet of menu samenstellen in een offerte

Een buffet samenklikken uit je producten in plaats van het uit te typen: gerechten kiezen, aan gangen toewijzen, prijs per persoon bepalen. Op het document staat het geheel als één regel met de opbouw per gang, zonder prijzen per gerecht.

Een buffet of menu is voor de klant één aanbod tegen een prijs per persoon — geen stuklijst. In Univents stel je het samen uit je eigen producten, wijs je de gerechten aan gangen toe en bepaal je de prijs per persoon. Op het document verschijnt het blok als één enkele regel, opgebouwd als een menukaart.

In de video zie je hoe je een menu als pakket per gast aanmaakt, de prijs automatisch laat samenstellen en direct in de offerte een buffet bouwt.

Pakketten en menu’s: buffetten als pakket aanmaken en in de offerte gebruiken

De afzonderlijke stappen kun je hieronder ook nalezen.

Een buffet aanmaken

Open de offerte (of de factuur) in de regeleditor. Het document moet nog een Concept zijn.
Klik onder de regels op „Buffet of menu”.
Geef een Titel op, bijvoorbeeld „Zomerbuffet op maat”. Die staat later vetgedrukt boven het blok.
Maak met „Gang toevoegen” je eerste gang aan en geef die een naam. Voorgesteld worden onder andere groet uit de keuken, amuse-gueule, voorgerecht, soep, salade, tussengerecht, 1e tot 3e gang, hoofdgerecht, vers van de grill, bijgerecht, op de tafels, kaas, dessert en digestief. De lijst is slechts een voorstel — typ gewoon een eigen naam als de jouwe er niet bij staat.
Voeg je Gerechten toe — op twee manieren: typ in het zoekveld onder de gangen als je de naam weet, of klik rechts ernaast op „Catalogus doorbladeren” en klik je door je categorieën. Het catalogusvenster blijft open tot je op „Klaar” klikt — je kiest dus meerdere gerechten achter elkaar, en achter elk gekozen gerecht staat „Toegevoegd”. Een nieuw gerecht komt altijd in de onderste gang terecht — maak dus eerst de gang aan, dan de gerechten ervan, dan de volgende gang. Naast elk gerecht staat het Aantal per persoon: hoeveel één persoon ervan krijgt, standaard 1.
Vul de Personen in. Als bij het evenement een aantal gasten is opgegeven, staat dat er al.
Controleer de Prijs per persoon. Links ernaast staat het Voorstel per persoon — met „Voorstel overnemen” zet je het met één klik in het invoerveld. Meer hierover verderop.
Het Btw-tarief staat op 7 procent, omdat buffetten gerechten zijn. Pas het aan als dat bij jou anders is.
Onder de velden kun je een aanvullende tekst invullen — optioneel. Die staat op het document onder de lijst met gerechten, bijvoorbeeld „Wij rekenen met 3 voorgerechten, 2 hoofdgerechten en 1 dessert per persoon.” Je kunt hierin ook plaatshouders gebruiken, zoals {event_guests} — bij het genereren van het document (PDF) vult Univents het actuele aantal gasten in.
Onderaan zie je een Voorbeeld van hoe het blok op het document komt te staan. Opslaan.

Gerechten zonder gang zijn helemaal prima: laat de gangnaam leeg, dan staat het blok als eenvoudige lijst op het document.

Alleen producten uit je inventaris

Een buffet accepteert uitsluitend producten uit je inventaris. Een vrij ingetypte regel in de offerte — een regel die je zonder product gewoon hebt opgeschreven — vind je daarom niet in het zoekveld.

Je hoeft hem daarvoor niet opnieuw aan te maken: klik in de regeleditor in de rij op het menu met drie puntjes en kies „Overnemen in inventaris”. Univents vraagt dan wat het moet worden:

Als recept — de juiste keuze voor alles wat eetbaar is. Het product krijgt ingrediënten, bereiding en opbrengst en staat daarmee als eigen rij op de productielijst. Om het ook op de keukenmonitor te laten verschijnen, vink je in het product onder Productie ook „Gebruiken voor keukenproductie” aan.
Als artikel — voor al het andere: decoratie, techniek, meubilair, forfaits.

Univents maakt hiervan een product aan en neemt omschrijving, beschrijving, eenheid, prijs, btw-tarief, inkoopprijs en categorie over. Daarna vind je het in het buffetvenster via de zoekfunctie.

Het document verandert hierdoor niet — de regel blijft precies zoals hij is.
Het product staat daarna gewoon in de inventaris en kun je daar verder invullen (afbeelding, allergenen, voorraad …).
Rijen die al aan een product gekoppeld zijn, tonen dit menu-item niet — er valt niets over te nemen.
Een fout gemaakt? Er gaat niets verloren: in het product onder Basisgegevens → Soort product zet de schakelaar „Is een recept” het op elk moment om.

Je eigen gangnamen worden voorgesteld

Typ je een eigen gangnaam in — „Flying buffet”, „Middernachtsnack”, „Voor de kinderen” —, dan staat die bij het volgende buffet in de lijst met voorstellen, nog vóór de standaardvoorstellen. Je hoeft hem dus maar één keer te schrijven.

Er is niets in te stellen en niets te onderhouden: de lijst ontstaat uit de buffetten die jullie toch al opslaan. Een gangnaam die je nooit meer gebruikt, zakt gewoon naar beneden.
Vaak gebruikte gangen staan bovenaan, zeldzame verder naar beneden.
Hoofdletters en kleine letters leveren geen tweede item op. Heb je „dessert” opgeslagen, dan staat die gang precies één keer in de lijst — in jouw schrijfwijze.
De standaardvoorstellen blijven allemaal behouden, die van jou komen erbij.
De lijst geldt per workspace. Gangnamen van andere bedrijven zie je nooit.

Gangen en gerechten sorteren

De volgorde in het venster is de volgorde op het document — net als bij de secties van een offerte.

Gang verplaatsen: de pijlen ↑ en ↓ in de kop van de gang.
Gerecht binnen zijn gang verplaatsen: de pijlen ↑ en ↓ in de rij ervan.
Gerecht naar een andere gang: pak het links bij de greep vast en sleep het naar de doelgang — of klik op het verplaatsingssymbool in de rij en kies de doelgang uit de lijst. Beide manieren leiden tot hetzelfde resultaat.
Gang verwijderen: het kruisje in de kop van de gang. De gerechten gaan hierbij niet verloren — ze schuiven door naar de aangrenzende gang (normaal gesproken die erboven; bij de bovenste gang naar die eronder).

Het voorbeeld onderaan het venster laat op elk moment zien hoe de klant het te zien krijgt.

Een gang zonder gerechten wordt niet opgeslagen. Maak je alvast „Dessert” aan en wijs je er nog geen gerecht aan toe, dan is de gang na het opslaan weer weg — een gang bestaat alleen door de gerechten die erin staan. Maak hem aan zodra je het eerste gerecht ervoor hebt.

Het prijsvoorstel

Zodra er gerechten zijn gekozen, berekent Univents een voorstel per persoon: de som van eenheidsprijs maal aantal per persoon, voor elk gerecht. Het voorstel staat in een eigen veld naast de prijs per persoon en wordt bij elke wijziging bijgewerkt — nieuw gerecht, ander aantal, ander aantal personen.

„Voorstel overnemen” schrijft de waarde naar het prijsveld. Vanaf dat moment is het jouw prijs.
Terwijl er wordt gerekend, wacht het opslaan even. Zolang de prijs nog uit het voorstel komt, is de knop Opslaan een moment niet aanklikbaar — anders zou er uiteindelijk een prijs in de offerte staan die de prijsregels nog niet hebben gezien. Heb je zelf je prijs ingevuld, dan kun je op elk moment opslaan.
Je eigen prijs wordt nooit overschreven. Heb je eenmaal met de hand een getal ingevuld of het voorstel overgenomen, dan blijft dat staan, ook als je daarna nog gerechten toevoegt. Het voorstel ernaast toont wel steeds de actuele stand — zo zie je hoe ver je van de cataloguswaarde af zit.

Prijsregels werken mee in het voorstel

Het voorstel houdt rekening met de prijsvoorwaarden van je gerechten: regels voor aantal, gasten, seizoen, weekdag en feestdag. Als er regels gewerkt hebben, staan hun namen onder het voorstelveld.

Als aantal telt daarbij de daadwerkelijke totale hoeveelheid (aantal per persoon maal personen), als aantal gasten het aantal personen uit het venster — niet dat van het evenement. Wijzig je de personen in het venster, dan beweegt het voorstel mee.

Belangrijk: prijsregels werken alleen op het voorstel, nooit achteraf op een opgeslagen buffetprijs. Een al verstuurde offerte verandert dus niet vanzelf als je later een prijsregel aanpast.

Voorbeeld: onder 60 personen 10 procent toeslag

Voor „vanaf 60 personen normaal, daaronder 10 procent meer” heb je geen speciale functie nodig — het is een gewone prijsregel op je gerechten (of op hun categorie):

Maak een prijsvoorwaarde aan met het gastenbereik tot 59.
Stel als wijziging +10 procent in.
Zet hem op Automatisch toepassen.

Vanaf dan toont het voorstel in het buffetvenster bij 40 personen automatisch de toeslag en bij 80 personen de normale prijs.

Hoe het blok op het document eruitziet

De klant ziet één regel: de titel, daaronder de gerechten gegroepeerd per gang, daartussen een scheidingslijn. De kopjes van de gangen staan in hoofdletters, elk gerecht begint met een gedachtestreepje.

Zomerbuffet op maat                 25 personen        32,50 €      812,50 €

VOORGERECHT
– Vitello Tonnato
– Bruschetta
***
HOOFDGERECHT
– Runderbraadstuk met rodewijnjus
– Aardappelgratin

Wij rekenen met 3 voorgerechten, 2 hoofdgerechten en 1 dessert per persoon.

De aanvullende tekst staat, als je er een hebt ingevuld, onder het laatste gerecht, gescheiden door een witregel. Zonder aanvullende tekst eindigt het blok met het laatste gerecht. Bevat de aanvullende tekst een plaatshouder zoals {event_guests}, dan vult Univents bij het genereren van het document (PDF) de bijbehorende waarde van het evenement in — net als in een vrije tekst van een lay-out.

In de kolom met aantallen staat het aantal personen, als eenheidsprijs de prijs per persoon, als totaalbedrag beide met elkaar vermenigvuldigd. Eenheidsprijzen en aantallen van de afzonderlijke gerechten verschijnen bewust niet — juist dat onderscheidt een buffet van een gespecificeerde bestelling.

Heb je aan geen enkel gerecht een gang toegewezen, dan vervallen kopjes en scheidingslijnen; het blok is dan een eenvoudige lijst.

Een buffet later wijzigen

Klik aan de rechterkant van de rij op het menu met de drie puntjes en kies „Buffet bewerken”. Het venster opent met jouw samenstelling: gerechten toevoegen of verwijderen, aantallen wijzigen, gangen hernoemen of herschikken, personen of prijs aanpassen. Na het opslaan kloppen omschrijving, totaal en inkoopwaarde weer.

Dit werkt ook op de Factuur die je uit de offerte hebt gemaakt — de samenstelling gaat mee.

Waarom kan ik de omschrijving niet rechtstreeks typen? De omschrijving van een buffetblok ontstaat uit de samenstelling en wordt bij elke keer opslaan opnieuw gegenereerd. Een met de hand ingetypte tekst zou bij de volgende bewerking weer weg zijn. Daarom is het veld geblokkeerd en verwijst het naar „Buffet bewerken”. Voor eigen zinnen gebruik je daar de aanvullende tekst — die blijft bij het bewerken staan.

Opsplitsen in losse regels

Wil de klant de specificatie toch zien, kies dan in hetzelfde menu „Opsplitsen in losse regels”. Van elk gerecht wordt een eigen regel op de plek van het buffet, met de actuele prijs, de categorie en de inkoopprijs uit de catalogus. Het aantal per persoon blijft het aantal, het aantal personen blijft de tweede factor — er wordt dus nog steeds correct gerekend.

Het buffetblok verdwijnt daarbij en het totaal van het document verandert: in plaats van je onderhandelde prijs per persoon tellen nu de cataloguspijzen. Univents vraagt daarom eerst om bevestiging. Dit kun je niet ongedaan maken — je zou het buffet opnieuw moeten samenstellen.

Is een product inmiddels uit je catalogus verwijderd, dan wordt daar een regel met vrije tekst van, met de opgeslagen naam en zonder prijs. Het opsplitsen mislukt daar niet door.

Inkoopwaarde en marge

De inkoopprijs van het blok ontstaat uit de inkoopprijzen van de gekozen gerechten, vermenigvuldigd met het betreffende aantal per persoon. In de financiële rapportage en in de controlling van het evenement verschijnt hij zoals bij elke andere regel — je hoeft niets aan te vullen.

Verschillende btw-tarieven

Hebben de gekozen gerechten verschillende btw-tarieven — meestal omdat er een drankje bij zit —, dan wijst het venster je daarop. Voor het hele blok geldt dan het tarief dat je bovenaan hebt ingesteld. Aanbeveling: zet dranken als eigen regel op het document, dan klopt de btw op beide regels.

De gerechten in keuken en inkoop

Zodra het document in de Boekingen van het evenement is aangekomen, staat elk gerecht daar als eigen rij onder het buffet — met de hoeveelheid die je werkelijk nodig hebt: aantal per persoon maal aantal personen. Van „0,2 kg aardappelsalade per persoon” bij 25 personen wordt dus 5 kg.

Vanaf daar loopt alles verder zoals bij elk ander product:

Productielijst en keukenlijst vermelden de afzonderlijke gerechten, niet alleen de buffettitel.
Materiaalplanning rekent de gerechten mee in de behoefte.
Leveranciersopdracht bestelt ze bij de opgegeven leverancier.

De rijen van de gerechten hebben daarbij geen eigen prijs — de klant betaalt de prijs per persoon voor het hele buffet, en elk gerecht dubbel berekenen zou fout zijn. De inkoopprijs gaat wel mee, zodat marge en materiaalplanning kloppen.

Wijzig je het buffet later, dan volgen de keukenrijen automatisch. Splits je het op in losse regels, dan verdwijnen ze en brengen de nieuwe losse regels hun eigen rijen mee.

Ontbreekt een gerecht in de keuken? Dan is het bijbehorende product inmiddels uit de catalogus verwijderd. Op het document staat het nog (met de naam van toen), maar de keuken kan een verwijderd product niet inplannen. Maak het opnieuw aan en voeg het gerecht in het venster nogmaals toe.

Wat deze versie nog niet kan

Het buffet is op het document één regel. In omzetrapportages telt het als één regel, niet als de afzonderlijke gerechten erin — „omzet per gerecht” bestaat voor buffetten dus niet.
Bestaande regels kun je niet achteraf tot een buffet groeperen. Stel het blok opnieuw samen en verwijder de losse regels.
Een buffet kun je nog niet als herbruikbaar product opslaan. Voor terugkerende vaste buffetten maak je nog steeds een product aan.