Buffet oder Menü im Angebot zusammenstellen

Ein Buffet aus deinen Produkten zusammenklicken statt es zu tippen: Speisen wählen, Gängen zuordnen, Preis pro Person festlegen. Auf dem Beleg steht das Ganze als eine Position mit Gänge-Aufbau, ohne Einzelpreise.

Ein Buffet oder ein Menü ist für den Kunden ein Angebot zu einem Preis pro Person — keine Stückliste. In Univents stellst du es aus deinen eigenen Produkten zusammen, ordnest die Speisen Gängen zu und legst den Preis pro Person fest. Auf dem Beleg erscheint der Block als eine einzige Position, aufgebaut wie eine Speisekarte.

Ein Buffet anlegen

Öffne das Angebot (oder die Rechnung) im Positions-Editor. Der Beleg muss noch ein Entwurf sein.
Klicke unter den Positionen auf „Buffet oder Menü".
Vergib einen Titel, zum Beispiel „Sommerbuffet individuell". Der steht später fett über dem Block.
Suche deine Speisen im Feld darunter. Jede gewählte Speise erscheint als Zeile mit zwei Feldern daneben:
- Menge pro Person — wie viel eine Person von dieser Speise bekommt. Standard ist 1.
- Gang — Vorspeise, Salat, Hauptgang, Beilage und Dessert sind vorgeschlagen; du kannst aber jeden eigenen Gangnamen eintippen. Das Feld darf auch leer bleiben.
Trage die Personen ein. Ist bei der Veranstaltung eine Gästezahl hinterlegt, steht sie schon da.
Prüfe den Preis pro Person. Sobald Speisen gewählt sind, schlägt Univents die Summe ihrer Einzelpreise vor. Du kannst die Zahl frei überschreiben.
Der Steuersatz steht auf 7 Prozent, weil Buffets Speisen sind. Ändere ihn, wenn es bei dir anders ist.
Unten siehst du eine Vorschau, wie der Block auf dem Beleg steht. Speichern.

Wie der Block auf dem Beleg aussieht

Der Kunde sieht eine Position: den Titel, darunter die Speisen nach Gängen gruppiert, dazwischen eine Trennlinie. Die Gangüberschriften stehen in Großbuchstaben, jede Speise beginnt mit einem Gedankenstrich.

Sommerbuffet individuell            25 Personen        32,50 €      812,50 €

VORSPEISE
– Vitello Tonnato
– Bruschetta
***
HAUPTGANG
– Rinderbraten mit Rotweinjus
– Kartoffelgratin

In der Mengenspalte steht die Personenzahl, als Einzelpreis der Preis pro Person, als Gesamtbetrag beides multipliziert. Einzelpreise und Einzelmengen der Speisen erscheinen bewusst nicht — genau das unterscheidet ein Buffet von einer aufgeschlüsselten Bestellung.

Hast du keiner Speise einen Gang zugeordnet, entfallen Überschriften und Trennlinien; der Block ist dann eine schlichte Liste.

Ein Buffet später ändern

Klicke am rechten Rand der Zeile auf das Menü mit den drei Punkten und wähle „Buffet bearbeiten". Der Dialog öffnet sich mit deiner Zusammenstellung: Speisen ergänzen oder entfernen, Mengen und Gänge ändern, Personen oder Preis anpassen. Nach dem Speichern stimmen Beschreibung, Summe und Wareneinsatz wieder.

Das funktioniert auch auf der Rechnung, die du aus dem Angebot erzeugt hast — die Zusammenstellung reist mit.

Warum kann ich die Beschreibung nicht direkt tippen? Die Beschreibung eines Buffet-Blocks entsteht aus der Zusammenstellung und wird bei jedem Speichern neu erzeugt. Ein von Hand eingetippter Text wäre beim nächsten Bearbeiten wieder weg. Deshalb ist das Feld gesperrt und verweist auf „Buffet bearbeiten".

In Einzelpositionen auflösen

Will der Kunde die Aufschlüsselung doch sehen, wähle im selben Menü „In Einzelpositionen auflösen". Aus jeder Speise wird eine eigene Position an der Stelle des Buffets, mit ihrem aktuellen Preis, ihrer Kategorie und ihrem Einkaufspreis aus dem Katalog. Die Menge pro Person bleibt die Menge, die Personenzahl bleibt der zweite Faktor — gerechnet wird also weiterhin richtig.

Der Buffet-Block verschwindet dabei, und die Summe des Belegs ändert sich: statt deines verhandelten Preises pro Person zählen jetzt die Katalogpreise. Univents fragt deshalb vorher nach. Rückgängig machen lässt sich das nicht — du müsstest das Buffet neu zusammenstellen.

Ist ein Produkt inzwischen aus deinem Katalog gelöscht, wird daraus eine Freitext-Position mit dem gespeicherten Namen und ohne Preis. Das Auflösen scheitert daran nicht.

Wareneinsatz und Marge

Der Einkaufspreis des Blocks entsteht aus den Einkaufspreisen der gewählten Speisen, multipliziert mit der jeweiligen Menge pro Person. In der Finanzauswertung und im Controlling der Veranstaltung erscheint er wie bei jeder anderen Position — du musst nichts nachtragen.

Unterschiedliche Steuersätze

Haben die gewählten Speisen verschiedene Steuersätze — typischerweise, weil ein Getränk mit dabei ist —, weist der Dialog darauf hin. Für den ganzen Block gilt dann der Satz, den du oben eingestellt hast. Empfehlung: Getränke als eigene Position auf den Beleg, dann stimmt die Steuer auf beiden Zeilen.

Die Speisen in Küche und Einkauf

Sobald der Beleg in den Buchungen der Veranstaltung angekommen ist, steht jede Speise dort als eigene Zeile unter dem Buffet — mit der Menge, die du wirklich brauchst: Menge pro Person mal Personenzahl. Aus „0,2 kg Kartoffelsalat pro Person" bei 25 Personen werden also 5 kg.

Von dort läuft alles Weitere wie bei jedem anderen Produkt:

Produktionsliste und Küchenzettel führen die einzelnen Speisen auf, nicht nur den Buffet-Titel.
Materialplanung rechnet die Speisen in den Bedarf ein.
Zulieferauftrag bestellt sie beim hinterlegten Lieferanten.

Die Speisen-Zeilen tragen dabei keinen eigenen Preis — der Kunde bezahlt den Preis pro Person für das ganze Buffet, und jede Speise doppelt zu berechnen wäre falsch. Der Einkaufspreis reist mit, damit Marge und Materialplanung stimmen.

Änderst du das Buffet später, ziehen die Küchen-Zeilen automatisch nach. Löst du es in Einzelpositionen auf, verschwinden sie und die neuen Einzelpositionen bringen ihre eigenen mit.

Eine Speise fehlt in der Küche? Dann ist ihr Produkt inzwischen aus dem Katalog gelöscht. Auf dem Beleg steht sie weiter (mit dem Namen von damals), aber die Küche kann ein gelöschtes Produkt nicht einplanen. Lege es neu an und füge die Speise im Dialog noch einmal hinzu.

Was dieser Stand noch nicht kann

Das Buffet ist auf dem Beleg eine Position. In Umsatz-Auswertungen zählt es als eine Position, nicht als die einzelnen Speisen darin — „Umsatz je Speise" gibt es für Buffets also nicht.
Bestehende Positionen lassen sich nicht nachträglich zu einem Buffet gruppieren. Stelle den Block neu zusammen und lösche die Einzelpositionen.
Ein Buffet lässt sich noch nicht als wiederverwendbares Produkt speichern. Für wiederkehrende Fest-Buffets legst du weiterhin ein Produkt an.